Cégünk fő profilja a vállalatirányítási rendszer fejlesztése webes megjelenéssel. Sok éves fejlesztéssel, teszteléssel és rengeteg megelégedett Partnerrel mögöttünk ajánljuk büszkén Önnek rendszerünket!
Az ENSO a céges ügyvitel terén a kis- és középvállalatok számára nyújt minden igényt kielégítő megoldást, igazodva azok egyedi igényeihez is. Ezzel a felhasználói segédlettel végigvezetjük Önt a rendszer használatában, bemutatjuk funkcióit, illetve segítjük a könnyebb és gyorsabb munkavégzésben.

Átfogóan a rendszerről

Az ENSO Ügyvitel nem egy átlagos tudású számlázó és készletnyilvántartó program! Az egyszerű dobozos rendszerekhez képest nagyon sok funkciót tartalmaz, továbbá személyre is szabatható! A program kezeli a kimenő-, bejövő számlákat, megrendeléseket, továbbá készíthetünk szállítólevelet, árajánlatot is, mindezt devizásan is. Egy rendszerben kezeli a gyártási folyamatokat, a pénztárkezelést, és funkciói kibővíthetők webshop- és pénztárgép kapcsolattal is. Előlegszámlák, érvénytelenítő számlák, jóváíró és proforma számlák készítése is megoldott.
A felhasználói felület gyakorlatias kidolgozásának köszönhetően a rendszer akár betanulás nélkül is használatba vehető. A kezelhetőség a millió funkció ellenére csöppet sem nehézkes. A rendszer telepítését, paraméterezést, betanítását is Cégünk vállalja!
A rendszer napi szinten fejlődik, halad a korral, meglévő ügyfeleink valós, gyakorlatban előjött újabb igényeinek megfelelően.
Friss fejlesztés eredményeként az ENSO már iktatórendszerként is használható, céges dokumentumainkat automatikusan szkennelve, vagy fájlok formájában betallózva a rendszerbe, vevőinkhez, beszállítóinkhoz, vagy csak külön csoportosítva tárolhatjuk dokumentumainkat, melyeket hatékonyan kereshetünk vissza akár évek múltán is.
Megoldott több könyvelőrendszer részére az automatikus adatküldés (Novitax, RLB), ezáltal integrált rendszerként használható flexibilis és költséghatékony módon. Az előkontírozást használva a rendszer képes vegyes kontírozású bizonylatok automatikus bekönyveltetésére is. Példa erre az egy számlán történő készlet-értékesítés és szolgáltatás-nyújtás, mivel ilyenkor szükség van a bizonylat könyveléstechnikai megbontására, különböző kontír-kódokra könyvelésre.
A rendszer lelkét a MySQL adatbázis-kezelő 5-ös változata adja, ezzel biztosított hosszú távon, nagy méretű adatbázis esetén, folyamatos több-felhasználós használat mellett is a hibamentes működés. Az ENSO-t előzetes felmérés alapján telepítjük és helyezzük üzembe. A felhasználó így egy testre szabott programot kap, és nem szükséges a telepítéssel bajlódnia. Az ENSO Ügyvitel teljes körűen használható hálózatosan! Az online kapcsolatban álló külön telephelyek közötti hálózatos használatot kiemelten támogatja!
Az ENSO Windows környezetben fut, kihasználva annak előnyös tulajdonságait. Tervezésénél nagy figyelmet fordítottunk arra, hogy a felhasználók minél gyorsabban kezelhessék, így a funkciók legnagyobb része egységesített funkcióbillentyűk segítségével is elérhető. Hálózati üzemmódban minimalizáltuk a hálózat leterheltségét, így elértük, hogy szinte korlátlan számú munkaállomás is gyorsan kommunikál egymás közt, akár Interneten keresztül is. Az adatok megváltozásáról minden gép valós időben értesül, így a rendszerben nem fordulhat elő, hogy valamelyik felhasználó pontatlan, illetve még nem frissült adatokat használ. Az alapprogram alapos átgondolásával törekedtünk az adatbázisban lévő adatok lehető leggyorsabb elérésére, továbbá nagy gondot fordítottunk a nagyszámú termék könnyű kezelhetőségére.
Termékeinket fastruktúra-szerű csoportokba lehet rendezni, továbbá minden termékhez korlátlan hosszúságú termékleírást illetve korlátlan sok képet lehet illeszteni, ami lehetővé teszi az egyértelmű beazonosítást, mind az eladónak, mind a vásárlónak egyaránt. Az árucikkekhez kapcsolt képek és leírások további szerepe még inkább látható, ha az ENSO Ügyviteli rendszerhez kapcsolt Web-áruházat üzemeltetünk, mivel így az internetes megrendelés esetén az ügyfelünk teljes információt kaphat a termékekről. Internetes megrendelés esetén az ENSO a megrendeléseket rögtön az internetről letölti és nyilvántartja, segítségével azokból szállítólevél illetve közvetlenül számla készíthető.

Főbb funkciók

Az ENSO Ügyviteli rendszer nagyon sokféle funkciót tartalmaz, és sokrétű felhasználást támogat. A forintos- és devizás kimenő számlák kiállítása mellett iktathatók a bejövő számlák, állíthatunk ki szállítólevelet, árajánlatot, és nyilvántartjuk a bejövő- és kimenő megrendeléseket. A számla nyomtatás történhet több nyelven is, sőt még a mátrixos gyorsnyomtatás is rendelkezésre áll. A partnernyilvántartásban elkülönítve találjuk a vevőket és a költségpartnereket, ezen kívül kezelhetünk ügynököket, különböző jutalékokat, időszaki akciókat, továbbá mennyiségi- és forgalmi kedvezményeket egyaránt megoldhatunk a programmal. A terméknyilvántartást illetően 16 féle árkategória, különböző csoportosítások, és árképzési sémák, és nyomtatható árlisták állnak rendelkezésre. A cikkeknél kezeli a vonalkódok meglétét, a bizományos kezelést, a gyári számokat és a garanciákat. A több raktárban is fellelhető termékek nyilvántartását továbbá leltározási opció is segíti (részleltár és leltárkorrekció is van!). Gyártástámogatási funkciója kiterjed a receptura kezelésre, valamint az alkatrészekre történő szétszerelésre is. A program beépítve tartalmazza a házipénztár kezelését, képes pénztárbizonylatok kiállítására, és időszaki pénztárjelentés készítésére. A különböző forgalmi listákon kívül megoldott a kiegyenlítések kezelése, készíthetünk egyenlegközlőt, többféle grafikonos kimutatást, nyomtathatunk címkét és borítékot is.

Az éveket a program egy rendszerben kezeli, így nincs szükség külön évnyitásra, zárásra. Kiemelendő még a program hálózatos felhasználása, ugyanis távoli asztal segítsége nélkül is használható Interneten keresztül, és a technikai megoldások miatt a nagyobb törzsekben történő gyorskeresés is ugyanolyan gyors, mint egy szóló gép esetén. A keresésre a fejlesztők egyébként is nagy hangsúlyt fektettek, így az árucikkeket az ENSO Ügyvitel jól elkülönített csoportokban kezeli, aminek köszönhetően a "HP51629A festékpatron" szót akkor is megtalálja, ha a "hp festek 29a" szavakra keresünk. Ebből fakadóan a rendszert használónak nem kell feltétlen tudnia, hogy az adatrögzítő miként vitte fel a terméket a nyilvántartásba.

A szoftverben több izgalmas fejlesztéssel is találkozhatunk, ilyen a csoportos nyomtatással rendelkező etikett címkeszerkesztő, a szigorú számadású termékek nyilvántartása, az időszaki akciók kezelése, göngyölített forgalom utáni kedvezmény számolása, webes árlista generálás, mobil vonalkódgyűjtő támogatása, többmonitoros rendszer kezelése.

Az ÁFA törzs szabadon módosítható, és egészen 10 kulcsig bővíthető. A rendszerhez különböző pénztárgépeket lehet csatlakoztatni, ezek típusa a következő: SAMSUNG ER350F, ER4615F, ER700F, FASY 1100, 2100, 3100 és 4100, PALMAR 7000 modellek stb..

Kiknek ajánljuk?

· komoly képességű számlázó és készletnyilvántartó programot keresőknek

· akik mégis minimális átállási, betanulási időt szeretnének egy új ügyviteli rendszer bevezetésénél

· pénztárgéppel rendelkezők számára, ahol szükséges program használata is

· ahol igény van a rendszer webáruházzal történő együttműködésre, egy teljesen integrált rendszerben

· akik szeretnék vállalkozásukat egyedi fejlesztésekkel kényeztetni, akiknek egyedi igényeik vannak

· ahol a több telephelyes programhasználatot úgy szeretnék megoldani, mintha minden felhasználó egy helyen lenne

· azoknak a vezetőknek, akik szeretnének távolról is teljes rálátást kapni cégük mindennapjaira, akik szeretik otthon töltött napjaikat is nyugodtan megélni, akik esetleg szeretnének inkább otthon dolgozni

· ha szeretné, hogy egy közvetlen, fiatalos fejlesztő-csapat segítené Cége munkáját, építve a személyes kapcsolat adta előnyökre

Támogatott operációs rendszerek

Az ENSO kliens-program futtatásához elégséges egy olyan gép, mely megfelelő sebességgel tudja futtatni az alábbi Windows operációs rendszerek valamelyikét. Ajánlott az operációs rendszerből saját anyanyelvű változatot használni, továbbá a regionális beállításoknál a magyart kiválasztani, hogy a számok és dátumok ábrázolása mindenképp megfelelő legyen.

· Microsoft Windows 200X

· Microsoft Windows XP (ajánlott)

· Microsoft Windows Vista

· Microsoft Windows 7

Ajánlott munkaállomás konfiguráció

· Pentium IV vagy AMD X2 - 2 GHz, vagy gyorsabb

· 1 GB RAM (programfuttatási memória, kisebb mértékegységgel 1024 MB), vagy több

· Merevlemezen legalább 150 MB szabad terület

· 1024*768 vagy nagyobb felbontású kijelző

· 100 Mb/s hálózat-sebesség helyi hálózati működés esetén vagy letöltési irányban 1-2 Mbit/s az optimális használathoz Interneten keresztüli használat esetén

· Operációs rendszer által támogatott nyomtató, a gyors bizonylat-nyomtatáshoz ajánlott a lézernyomtató

Mivel a monitoron nagy mennyiségű adatot kell megjeleníteni egyidejűleg, minimum 1024*768 vagy nagyobb felbontás szükséges, minimum 1024 pixel vízszintesen és 768 pixel függőlegesen.

Ha esetleg hagyományos katódsugárcsöves monitort használunk, ügyeljünk arra, hogy legalább 80Hz-es üzemmódban működjön. Alacsonyabb frekvencián a monitor képe fáraszthatja az előtte ülőt. TFT monitor esetén, a monitor egyébként alacsony képfrissítési frekvenciája nincs hatással a felhasználóra.

Opcionálisan használható eszközök

· Vonalkód olvasó (soros, billentyűzet portos) (lézeres, ledes, pultba építhető stb.)

· Vonalkód nyomtató (termékkód nyomtatáshoz)

· Digitális fényképező (a termék képeinek a rögzítéséhez).

· Internet (szintén a képek gyors rögzítésére szolgál, illetve az opcionálisan elérhető
web-áruház kiszolgálásához.)

Telepítés

A program másolásvédelemmel van ellátva és a helyi merevlemez (általában C: drive) ENSO könyvtárában található. A program működéséhez a hálózatban MySQL szerver-szolgáltatásnak kell futni. A MySQL az egyik legnépszerűbb nyílt forráskódú SQL (Structured Query Language) adatbázis-kezelő rendszer, mely egyik legszembetűnőbb erénye az adatkezelés sebessége, illetve biztonságra. A MySQL rendszer használatához egy különálló szerver, vagy egy nagyobb teljesítményű munkaállomás szükséges.

Regisztrációs és hálózati beállítások

A rendszer első körben a MySQL adatbázishoz próbál kapcsolódni, ezért a szerverkapcsolat rész adatait használja fel. Amennyiben sikerült a kapcsolódás és a MySQL hitelesítés is, továbbá a megadott adatbázis is megfelelő, akkor a rendszer az adatbázisból megpróbálja kiolvasni a regisztrációs vagy más szavakkal internetes aktiváláshoz szükséges beállításokat, ezáltal az internetes aktiválás rész adatait használja fel.

Amennyiben bármilyen adat nem megfelelő, nem tudjuk használatba venni az ENSO Ügyvitelt.

A rendszer részei

Telepített MySQL server és kliens program (Külön kerül telepítésre.) Telepítés után a merevlemezünkön létrejön egy mysql könyvtár. Adataink a c:\mysql\data\raktarnev könytárban érhetők el.

Az ENSO kliensprogram egyéb összetevőinek ugyanabban a könyvtárban kell lenniük, mint az ENSO.EXE állománynak, az alábbi fájlok hiánya illetve sérülése esetén az ENSO program üzemképtelenné válhat.

ENSO.EXE Raktárkezelő program

ENSO.INI Ez az ini állomány tartalmazza a program működésének pár fontos paraméterét pl.: az alapértelmezett nyomtató típusát számla ill. szállítólevél nyomtatáskor, tartalmazza a MySQL szerver elérési helyét (IP címét) mely helyi gép esetén 127.0.0.1 (localhost), helyi hálózat esetén a MySQL szerver szolgáltatást futtató gép IP címe. Pl: 192.168.1.100 . Ezeket az egyszer már jól beállított értékeket utólag módosítani nem javasoljuk.

RULES.DAT Felhasználók jogait tartalmazó adatbázis.

DAT A DAT könyvtárban találhatók a programban szereplő grafikai elemek, illetve a nyomtatásban megjelenő grafikus fejlécek, melyek bizonyos megkötésekkel egyben módosíthatók is. Módosításukhoz külső gyártók grafikai programjait vehetjük igénybe Pl.: Adobe Photoshop, Corel PhotoPaint stb. A kép elkészítésekor ügyeljünk, hogy a kép felbontása illetve fájlmérete ne legyen túlságosan nagy, mivel lelassíthatjuk a nyomtatást ezzel. A számla ill. a szállítólevél grafikus fejléce SZAMLA.JPG illetve a SZALLITO.JPG grafikus állományokban találhatók. Hasonlóképp a BORITÉK1/2/3.JPG is itt található. Ezek a három méretben nyomtatható boríték fejléceket tartalmazzák. A \DAT könyvtárban találhatóak még WAV kiterjesztésű zenei állományok, melyek szabadon cserélhetők, bővíthetők ill. törölhetők is. Ezek az óránként felhangzó zene állományai.

A szervízfunkciók / beállítások / képkezelés részben tallózhatjuk be a rendszerbe elkészített képeinket.

Hálózati működés, hálózati kapcsolatok

A program képes minden olyan hálózaton működni, melyen a TCP/IP hálózati protokoll telepítve van. Nagy mennyiségű adatforgalom miatt 100Mb/s illetve ennél nagyobb sebességű hálózat javasolt. Központi Server gépnek futtatni kell a MySQL adatbázis szerver-szolgáltatást.

Hálózati módban minden gép egy központi adatbázisból dolgozik. Emiatt, az összes rendszerbe kapcsolt gépen egyedileg be kell állítani a központi gép IP címét, melyen elérhető az adatbázis. A szerver gép IP címét egy konfigurációs állományban adhatjuk meg mely a saját gépünk ENSO könyvtárában az ENSO.INI állományban található.

Topológia

A cég belső helyi-hálózatába kapcsolódó MySQL szerver tárolja a teljes cég éles adatbázisát, legtöbbször ez a szerver készíti az időszaki biztonsági-mentéseket is. Az ENSO Kliensek a cégen belül futhatnak a belső hálózatban, kábeles kapcsolattal, de kapcsolódhatnak WIFI technológián keresztül is. PDA klienseken az ENSO Mobile változat használható. Az Interneten keresztül is bekapcsolódhatnak ugyanolyan ENSO Klienst használva a távmunkások, továbbá a PDA Kliens is kapcsolódhat ilyen módon. A webáruház modul egy másik, nagy sebességű interneteléréssel rendelkező (leginkább szerverteremben elhelyezett) kiszolgálón üzemeltethető, saját adatbázis-kópiát használ. Az így adódó két MySQL adatbázis között (belső és webshop) egy szinkronizáló kis-alkalmazás frissíti a változásokat, mely legtöbbször a belső hálózatban üzemelő szerveren fut. A webáruház látogatói egyszerű böngészővel kapcsolódnak az áruház kiszolgáló szerverére.

Program frissítése

Az ENSO raktárkezelőt folyamatosan fejlesztjük, új funkciókkal bővítjük. Programfrissítéskor az adatállomány megtartásával, az ENSO programot lecserélhetjük, frissíthetjük. A program és az adatbázis verziószámát a főmenüben látható névjegy ablakban nézhetjük meg, mely tartalmazza a program legutolsó módosításának dátumát is.

A frissítéshez külön programot biztosítunk, melyet futtathatunk bármelyik gépen, amelyik hozzáfér a MySQL szerverhez.

Az ENSO figyeli a saját és a hozzá tartozó adatbázis verziószámát, mely különbözőségük esetén a programindításkor hibajelzést ad.

Adatbázis biztonsági-mentés

Egy segédalkalmazás segítségével a szerveren naponta biztonsági mentést készíttethetünk az ENSO ügyviteli rendszerhez tartozó összes adatról.

Hogyan is kezdjünk hozzá?

Abban az esetben, ha csak egy gépen dolgozunk a gép bekapcsolásán és a program indításán kívül más teendőnk nincs. Hálózat esetén amennyiben nincs mindig online (bekapcsolt, elérhető) állapotban az adatbázis-szerverünk, gondoskodjunk arról, hogy a rendszer indulásakor (munkakezdéskor) az első gép amelyiket bekapcsoljuk az a adatbázis-kiszolgáló központi gép legyen. Miután az elérhetővé vált, bekapcsolhatjuk a többi gépet is (ezeket már bármilyen sorrendben). Amennyiben a MySQL nem érhető el, a program hibaüzenetet küld, miszerint „A szerver gép nem érhető el az alábbi címen 192.168.0.1”. stb. Ilyenkor ellenőrizzük, hogy a szerver be van-e kapcsolva, kapcsolódik-e a hálózathoz stb., majd rövid idő eltelte után próbálkozzunk a programunk újbóli indításával. Ha minden rendben van, a munkaállomásokon megjelenik a bejelentkező képernyő és az ENSO kapcsolódik a központi adatbázishoz. Ez nagyméretű adatbázis és lassabb kiszolgáló esetén is csupán pár percet vehet igénybe. A teljes betöltődés végeztével a belépési ablak felhasználói név mezője sárga színűre vált. A sikeres kapcsolódás után lépjünk be a saját felhasználó nevünkkel, illetve jelszavunkkal. A belépést három alkalommal kísérelhetjük meg, utána amennyiben nem tudtuk azonosítani magunkat, a program automatikusan kiléptet. Ügyeljünk, a kis és a nagy betűket a program különbözőként értelmezi. Helyes jelszó begépelése után a rendszer főmenüjében látható gombok megnyomhatóvá válnak és eltűnik a bejelentkezés ablak!

A kipróbálási programváltozat feltelepítése után a „demo” felhasználónév és „demo” jelszó párossal tudunk belépni! Ezután érdemes új felhasználókat hozzáadnunk (lásd lentebb).

Főmenü

Belépés után a főmenüben a megfelelő fel-le irányokba a nyílbillentyűkkel mozoghatunk, illetve egérrel kattinthatunk a kiválasztott gombra. A kívánt menüpont kiválasztásához billentyűzetes módszer esetén nyomjuk meg az ENTER-t. Általánosan igaz, hogy bármely menüből akár a legmélyebben lévőből is az ESC egy, illetve többszöri megnyomásával tudunk visszalépni.

Lekicsinyítés: a rendszert a főmenüben az ablak jobb-felső részén látható minimalizáló ikonnal kicsinyíthetjük le. Amennyiben nem akarunk kimenni a főmenübe, a Windows gomb és a „D” billentyű együttes lenyomásával minden futó alkalmazást lekicsinyíthetünk. Másik módszerrel a futó alkalmazások között az Alt és a Tab gomb együttes lenyomásával válthatunk.

Több példány futtatása: amennyiben megfelelő mennyiségű memóriával rendelkezünk (akár 150-200 Mb is szükséges lehet programpéldányonként!), egy gépen több példányt is futtathatunk az ENSO-ból. A futó példányok és más programjaink között az ALT+TAB kombinációval válthatunk.

Programok között váltás: más programjaink között az ALT+TAB vagy Windows + TAB kombinációval válthatunk.

A nyitóablak tartalmazza a rendszer kezdőképernyőjét, a könnyen kezelhető nagy gombokkal együtt. Itt kezdik meg a rendszer használatát a felhasználók, továbbá ide lépnek vissza egy adott művelet elvégzése után. Teljes képernyős módban foglalja el teljes felbontásban a kijelzőt, eltakarja a Start menüt és a tálcát, továbbá nincsen semmilyen kerete. A főmenüként funkcionáló gombokat a felhasználók kezelhetik egérrel, a billentyűzet nyilaival, továbbá a gyorsgomb-karakterekkel. Itt végezhető el a felhasználóváltás, a telephelyváltás és a profilváltás is. A rendszer betöltődése után meg kell adnunk a felhasználónevünket és jelszavunkat, ezután válnak a gombok aktívvá. Amely gombok funkcióihoz a belépett felhasználónak nincs joga, azok nem válnak megnyomhatóvá. Ez a fajta jogosultságbeli korlátozás az egész rendszerben így működik. A háttérképet minden cég és minden felhasználó saját ízlésének megfelelően kicserélheti, a rendszer viszont elhelyezi rajta a felhasználó és a fejlesztő cég logóját.

Belépés ablak - A nyitóablak fölé nyílik meg, majd a felhasználó azonosítása után bezárul.

Felhasználókat hozzáadni, módosítani vagy törölni a szervizfunkciók / beállítások / felhasználó-kezelés résznél tudunk:

Beállítások ablak felhasználókezelés része

Minden felhasználó saját felhasználónévvel és jelszóval rendelkezik, saját jogosultsági szintje van, továbbá minden felhasználó saját oszlop és rendszer szintű beállításokkal rendelkezik.

Jogosultságkezelés

A felhasználók jogosultságkezelésénél a rendszer a letiltott jogosultsági elemek azonosító-számait tárolja le. Egyszerű jobb-kattintásokkal ki- és bekapcsolhatunk jogosultsági pontokat. Az épp belépett felhasználóknál menet közben aktualizálódik a megváltozott jogosultsági szint. Amennyiben egy beléptetett felhasználót törlünk, a rendszer automatikusan kilépteti.

Minden menüt külön-külön engedélyezhetünk, illetve letilthatunk. Lehetőség van letiltani a program szinte bármilyen funkcióját pl.: letilthatjuk a beszerzési árak lekérdezésének lehetőségét.

Ha már egy felhasználónak kialakítottuk a jogosultság rendszerét, ezt a beállítást egy másik felhasználóhoz is hozzá tudjuk rendelni. Ahhoz, hogy a többi felhasználó ne tudjon magának más jogokat biztosítani, tiltsuk le számára a szerviz funkciókba való belépés lehetőségét.

A jogosultságkezelést a szervizfunkciók / beállítások / felhasználó-kezelés részen belül érhetjük el.

Jogosultságkezelés rész

Árucikkek kezelése

Ahhoz hogy egy új számlázó, raktárkezelő programot birtokba vehessünk, legelőször fel kell vinni a rendszerhez szükséges alapadatokat. Kezdjük talán a legfontosabbal, az árucikkekkel, amelyeket eladni illetve forgalmazni szeretnénk. Lépjünk be főmenü árucikkek ablakába, ahol egy háromfelé osztott ablakkal találkozunk. A bal oldali részben találjuk meg a termékcsoportokat, a jobb oldaliban a termékcsoporton belül lévő termékeket. A termékek könnyű azonosítását segíti, a harmadik kisebb négyzet, ami a termék fényképét hivatott megjeleníteni.

A közvetlenül főmenüből elérhető árucikkek ablak segítségével tudjuk a cég termékeit adminisztrálni. Itt is teljes kereső és oszlop-adminisztrálás áll rendelkezésre. Az itt elérhető főbb funkciók:

· új árucikk, árucikk törlése, módosítása, árucikkek összevonása

· árucikk képeinek kezelése, böngészése

· egy adott árucikkel kapcsolatos lekérdezések

· árucikkek csoportosítása, csoportok adminisztrálása

· címkenyomtatás stb.

Termék-kereső működése

Az árucikk ablakba való belépéskor a kurzor egyből a keresőmezőben villog és várja, hogy begépeljük a termék nevét, illetve nevének egy részletét. Begépeléskor a találatnak megfelelően a keresősor mindig az első olyan termékre ugrik, melyben a szövegrész megtalálható. A találatok között a le illetve fel billentyűkkel tudunk lépkedni. További lehetőség, hogy csak azokat a termékeket jelenítjük meg, melyben az általunk beírt szöveg vagy szövegrészlet szerepel. Ezt a szűkített megjelenítést az F2 billentyű megnyomásával aktiválhatjuk. Megfelelő keresőszó beírásával úgy kereshetünk ki több tízezres termékadatbázisból is villámgyorsan egy adott terméket, hogy esetleg a termék nevére pontosan nem is emlékszünk. A program keres a termékkódban, illetve a termékhez fűzött megjegyzésben is. Az alábbi képen azokat a termékeket gyűjtjük ki, melyek tartalmazzák a „samsung 500” szavakat. Írjuk be a keresőmezőbe a „samsung 500” szavakat bármilyen sorrendben, majd nyomjuk meg az „F2 szűkítés” billentyűt. Az eredmény a következő:

A keresés akkor is eredményes, ha a megadott szórészlet egyik része a termék megnevezésében, a másik része a megjegyzésében található.

Adatok szűkített megjelenítése

Adatainkat a program négy módon tudja megjeleníteni.

1. Normál módban minden termék látszik alapértelmezésként megnevezés szerinti sorrendben.

2. Szűkítve és Szűkítve x 2 módban a teljes termékadatbázis azon termékein lépkedhetünk a le fel billentyűkkel, melyek tartalmazzák a keresőablakba beírt szövegrészletet.

3. Csoport mód, melyben csak az adott csoportba tartozó termékeket látjuk. Ekkor a bal oldali fastruktúrában lépegethetünk, jobb oldalt meg megjelennek az csoportba tartozó termékek. Átlépni a termékek közé a fastruktúrából a TAB billentyű lenyomásával tudunk. Tovább kereshetünk a kiválasztott csoportban lévő termékekre.

4. Csoport, szűkítve módban vagy szűkítve x 2 – Tovább szűkítettünk egy áru-csoporton belül.

Szűkítésből való kilépéshez, illetve kereső mező törléséhez használjuk az ESC gombot.

Lehetőségünk van akárhányszor újra szűkíteni vagy újra keresni az aktuális találatlistában.

Keresési módok

A rendszer többféle keresési módban tud árucikkeket, vevőket, beszállítókat stb. nagy sebességgel kikeresni a bevitt tételek számától függetlenül. Az összes teljes kereső a rendszerben átállítható a minden adatban, szórészletre is kereső „teljes” módszerről a „pontos megnevezés” módszerre, ami ha a felhasználó pontosan tudja az adott keresési egység (vevő, beszállító, árucikk) nevét, akkor használható hatékonyan. Ilyen esetben hamarabb megtalálható a keresett tétel, mivel a keresési tartomány sokkal szűkebb.

1. teljes (részletes) – Ez a kereső mindig a legbővebb keresési módszerre utal. Árucikkek esetén a termékkód, árucikk megnevezések, teljes leírás, jellemző-párok, csoportmegnevezések, csoport-leírások, vonalkódok, idegen-termékkódok felhasználásával kapott teljes szöveg-halmazban végez szórészlet-keresést, ezáltal minden esélyünk megvan arra, hogy gyorsan kiszűrjük a lehetséges találatokat. A módszer az ékezeteket sem veszi figyelembe.

2. pontos megnevezés – Ez a kereső pontosan a megnevezés elejétől kezdődően keres.

3. pontos termékkód – Ez a kereső pontosan a termék elejétől kezdődően keres.

4. teljes 2 – egyedileg – Ennél a keresőnél személyre szabhatjuk a kereső működését, megadhatjuk pl., hogy mely árucikk-adatokat vegye figyelembe a teljes keresés során.

Árucikkek ablak gyorsbillentyűi

TAB Csoportok és a benne szereplő árucikkek közötti mozgás

INS Új termék létrehozása

DEL A program (megfelelő jogosultság esetén) lehetőséget biztosít az árucikkek törlésére. Persze felmerülhet a kérdés, mi van azokkal a termékekkel, amelyeket már kiszámláztunk. Természetesen a már kiszámlázott termékek továbbra is meglesznek a számla és szállító adatbázisban, de ezeket az árucikkeket már új számla elkészítéséhez illetve új számla bevételezésekor felhasználni nem tudjuk. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy programunk termékadatbázisa indokolatlanul ne duzzadjon fel több tízezer termékre. Bár a program könnyen kezeli a nagy adatbázist is, viszont számunkra a rég nem használt termékek karbantartása plusz terhet jelent. Lekérdezésekben lehetőség van azokat a termékeket kigyűjteni, melyeket a bizonyos időhatáron túl, vagy még egyáltalán nem értékesítettünk így törlésüket ez alapján mérlegelhetjük. Törléskor, hasonlóan a Windows operációs rendszer megoldásához, az árucikk egy külön adatbázisba, a lomtárba kerül. Ilyenkor már a termék sem az árucikktörzsben, sem a termékkeresés találatai között nem fog szerepelni. Az ENSO nyilvántartja, hogy melyik felhasználó törölte a terméket ehhez hozzárendelve a törlés pontos dátumát és idejét is. A lomtárba került termékek helyreállíthatók vagy véglegesen törölhetők.

HOME Az adatbázis elejére ugrás

END Az adatbázis végére ugrás

F2 Szűkített módra váltás. Csak azokat a termékeket mutatja, mely termékek nevei tartalmazzák az általunk beírt szövegrészletet.

F3 Kijelölt termék fényképének nagyméretű megjelenítése (persze ha van az árucikkhez kép rendelve)

F4 Termék tulajdonságok megjelenítése. Itt lehet a termékkód kivételével a termék összes jellemzőjét is megváltoztatni.

F6 Beszerzési információt ad az adott termékről. (Kitől, mikor, mennyiért…)

F7 Keresési mód megváltoztatása. Pontos keresés esetén a termék nevét pontosan úgy kell beírni, ahogy azt annak idején rögzítettük. Teljes keresésnél elégséges akár szó részletet is beírni ahhoz, hogy a terméket a program megtalálja. Különösen hasznos így használni a programot, ha nem tudjuk, hogy az adott árucikk hogy lett bevételezve. Ebben a módban a program keres a megjegyzésbe beírt szövegben, termékkódban stb. is.

ESC Ha a keresőmezőbe beírtunk a keresendő termék nevét, akkor az a ESC billentyű hatására törlődik és a program várja az újonnan keresendő terméknevet, kódot, vagy bármilyen szórészletet. Bárhol vagyunk az árucikk ablakban az ESC hatására visszalépünk a keresőmezőbe. Ha az ESC billentyűt üres keresőmezőn ütjük az árucikkek ablakból, visszalépünk a főmenübe.

Pár lekérdezés a kiválasztott termékünkről

Már az árucikk ablakban is lehetőségünk van megtudni egy adott termék minden adatát. Gyors lekérdezéssel megnézhetjük, ki, mikor, mennyiért vásárolta az adott terméket illetve cégünk kitől, mikor és mennyiért vette azt.

Adatok rendezése

Az árucikk ablakban és (az összes árucikkeket listázó ablakba) belépve az adatokat alapértelmezésként megnevezés szerinti sorrendben látjuk. Lehetőség van bármilyen rendezésre, ehhez nem kell mást tenni, csupán rá kell kattintani arra az oszlop fejlécre, ami szerinti rendezettséget szeretnénk elérni.

Több helyen lehetőségünk van az adatokat másodlagos oszlop szerint is rendezni, pl. a vevőinket megye, azon belül város szerint. A másodlagos rendezéshez a CTRL gomb lenyomva tartása mellett kattintsunk valamelyik oszlop fejlécére.

Több helyen fordított sorrendű rendezést kérhetünk, csak újra kell kattintanunk az adott oszlop-fejlécre.

Oszlopok formázása

Ha egy oszlop fejlécére az ALT gomb lenyomásával kattintunk, lehetőségünk van az adott oszlop betűtípusának, méretének, színének megváltoztatására.

Abban az esetben, ha egy oszlop szélessége nem megfelelő, illetve más oszlopokat is szeretnénk látni, úgy lehetőségünk van felhasználónkhoz saját beállítást felvinni, mindenki saját igényei szerint beállíthatja az oszlopokat.

Az oszlopok szélességét egyszerűen egérrel is megváltoztathatjuk, szélesebbre húzva azokat a fejlécnél, mintha Microsoft Excelben tennénk.

Az új módszerrel oszlopaink személyre szabásához kattintsunk jobb egér-gombbal egy oszlop fejlécére és használjuk a leugró-menüt.

A beállításaink mindaddig ideiglenesek, amíg nem mentjük el azokat az oszlopbeállításokat lement leugró-menüs bejegyzéssel.

A ki-bekapcsolható oszlopok felsorolás-szerűen láthatóak a leugró-menüben, és amelyik jelenleg látható az előtt egy pipa van. Rákattintva bármelyik ilyen bejegyzésre, ki-/bekapcsolhatjuk az adott oszlopot.

Egy régi módszerrel az oszlop beállításhoz nyomjuk meg a CTRL-SPACE billentyűket. A megjelenő ablakban lehetőségünk van az egér használatával kijelölni azokat az oszlopokat, amelyeket meg szeretnénk jeleníteni. A már megjelenített oszlopokat a rendszer zöld színnel jelzi. Amikor ezt megtettük, ismét nyomjuk meg a CTRL-SPACE billentyűket. Itt már csak azok az oszlopok jelennek meg melyeket előzőleg kijelöltünk. Itt van lehetőségünk beállítani az oszlop szélességeket, illetve áthúzogatással az oszlopok sorrendjét. Beállítások mentését a CTRL-SPACE ismételt lenyomásával tehetjük meg. Ez a megoldás általános érvényű csaknem minden táblázatra (gridre), így megtalálható a számlázásnál, bevételezésnél, vevő kedvezményeknél stb. is.

Oszlopokban megjelenő grafikus jelölés

A termékhez kép tartozik

A termékhez termékleírás tartozik

A termékhez kép illetve termékleírás tartozik

A termék Interneten is megjelenik, a megfelelő adatokkal. (Interneten is rendelhető termék).

Ha egér gombbal az ikonra kétszer kattintunk, az eltűnik, ilyenkor a termék webes megjelenése a legközelebbi adatszinkronizáláskor megszűnik.

Árvédelemmel ellátott árucikk

A termék helyettesít egy másik helyettesíthető terméket.

A termék helyettesíthető más termékek által.

A termék be van jelölve valamilyen indokból (mi találhatunk ki ennek a jelölőnek értelmet). Az FLG oszlop tartalmazza és a numerikus + és – gombokkal kapcsolható be és ki gyorsan.

Pl. az összes átellenőrzött terméket bejelölhetjük az ellenőrzés után pipával.

Az akciós termékek kapnak mosolygó figura ikont. Gyors akciózás a CTRL + A gombkombinációval kérhető. Az akciós termékekre nem érvényesülnek a százalékos kedvezmények (beállítható).

Csoportkezelés

Üres adatbázis esetén érdemes először a termékcsoportokat létrehozni. A termékcsoportokon belül újabb csoportokat hozhatunk létre, korlátlan számban és mélységben. A csoportok létrehozását, módosítását törlését az alábbi ablakban tehetjük meg. A kijelölt csoport törlése gomb csak abban az esetben működik, ha a termékcsoportban még nincs árucikk felvéve. Csoport és terméktörléskor a termékek automatikusan a lomtárba kerülnek. Az adatbázisba lementésre kerül a termék törlésének ideje, illetve a felhasználó neve is.

Vonalkódok kezelése

Természetesen a leggyorsabb termékazonosítás a vonalkód olvasó használatával érhető el. A program automatikusan érzékeli, hogy a jel a vonalkód olvasóról érkezik és közvetlenül a kódhoz tartozó termékre áll. Egy termékhez korlátlan számú vonalkód rendelhető. Szükségességét a csomagolások egyedi gyűjtő vonalkódja tette, hiszen egy darab vagy egy karton illetve raklapnyi termék vonalkódja más és más. A vonalkódok felvitelekor lehetőség van a termék súlyának, térfogatának, darabszámának megadására is. Számlázás illetve bevételezésnél a program a vonalkódhoz rendelt darabszámot fogja felajánlani.

Új árucikk felvitele, módosítása

Az árucikkek ablakban megnyomott „új árucikk” és „árucikk módosítása” vagy „árucikk kivetítése” gomb hatására nyílik fel ez az ablak. Az árucikk összes attribútuma elérhető innen. A rendszer mindenben próbálja segíteni a felhasználót, pl. az irányítószám kitöltése esetén automatikusan kitölti a várost, vagy a nettó ár megadása esetén automatikusan kiszámolja a bruttó árat. Felhívja a figyelmet a hibás adatbevitelre, pl. szól, ha olyan vonalkódot akarunk feltölteni, ami már létezik a törzsben, figyelmeztető ablakot dob fel, amennyiben már létező termékkódot szeretnénk felvinni újra.

További funkciók:

· csoportba helyezés

· árucikkhez tartozó képek adminisztrálása

A termékről teljes információt a módosít gomb vagy az F4 billentyű megnyomásával kapunk. Itt tekinthetjük meg, illetve itt módosíthatjuk a termék összes paraméterét (megnevezését, eladási, ill. beszerzési árait, termékcsoportba sorolását stb.).

Új termék létrehozásánál egy teljesen üres terméklapot kapunk. Legelőször megadhatjuk a termékünk egyedi kódját, melyet később már nem módosíthatunk. A mezők között meghatározott sorrendben az ENTER billentyűvel lépkedhetünk. A vonalkód és a megnevezés mezők kitöltése után a kurzor a csoport mezőn villog. Itt választhatjuk ki a már felvitt termékcsoportok közül azt, amelyik csoportba a termékünket szeretnék helyezni. A program segítséget nyújt a csoport kiválasztásánál, mivel a már több helyen is ismert keresési módszerrel, a kezdőbetűk leütése után megkeresi az első olyan csoportot, mely ezekkel a betűkkel kezdődik. Ha több azonos kezdetű csoport van, megnyomhatjuk a lefele billentyűt, aminek segítségével a program a következő olyan csoportra ugrik, mely a keresésnek megfelel. Abban az esetben, ha a termékünknek új csoportot szeretnénk létrehozni, úgy az a csoportkezelés gombra kattintva tehetjük meg. Megfelelő csoport esetén, a választásunkat az ENTER billentyű lenyomásával tudjuk elfogadtatni. Mennyiségi egység felvitele közben ügyeljünk arra, hogy az az elsődleges vonalkódnak megfelelő legyen.

Ahogy a legtöbb ablakban, itt is az F12 gombbal menthetjük le az új terméket, vagy a módosítást, és az Esc gombbal léphetünk vissza.

Készlet módosítása az árucikk ablakban

Amennyiben egy árucikk készletének értékét megmódosítjuk az árucikk-módosítás ablakban, a rendszer választási lehetőséget ad arra, hogy egy részleltár révén, vagy épp egy termékkiadás révén érvényesítse adatbázisunkban a készlet-mozgást. Az ilyen készletmódosító termékkiadásoknál a megnevezésben azt láthatjuk, hogy „(cikkmódosítás)”, ezzel jelöli a rendszer, hogy ez egy automatikusan, az ENSO által létrehozott termékkiadás.

Árucikkhez tartozó képek felvitele, megjelenítése

A termékek tökéletes azonosítására bevezettük a programban a képek felvitelének lehetőségét. Egy termékhez végtelen számú képet adhatunk, melyeknél megadhatjuk, hogy mely kép legyen az elsődleges. Az elsődleges kép jelenik meg a termék leírása mellett, számlázás közben is, a többi csak az alábbi képbemutató ablak megnyitása esetén. Több kép esetén, bemutatót készíthetünk a filmszalag gombra kattintva, ahol beállíthatjuk, hogy a képek hány másodperces lépésekben kövessék egymást a képernyőm. Web-áruház esetén ezek a képek interneten is megjelennek, mely alapján a vevő tájékozódhat a termékről.

Több kép esetén az árucikk mellett az a kép fog megjelenni legelőször, amelyet elsődlegessé tettünk.
A kép elsődlegessé tételéhez nyomjuk meg a LEGYEN ELSŐDLEGES gombot.

Termékkép keresése interneten, internetes és egyéb képek beillesztése

Termékhez rendelhető képeket legegyszerűbben az internetről gyűjthetünk. Szinte nem létezik olyan termék, amely kereskedelmi forgalomban létezik, de képe nem található meg az interneten is. Legtöbb esetben maga a gyártó vagy valamely forgalmazója teszi fel internetre ezeket a képeket.

A gyors kép-kereséshez nyomjuk meg az árucikkek ablakban a Kép keresése az Interneten gombot, majd a Google képkereső weblap találatai közül választva vágólapra másolás után illesszük be a képet az árucikkhez!

A folyamatot mindannyiszor megismételhetjük, ahány képet szeretnénk a termékünkhöz hozzáilleszteni. Természetesen a fölösleges képeket törölhetjük az adatbázisból, vagy akár hozzárendelhetjük más árucikkekhez is.

Ha a termék fényképeit digitális fényképezővel készítjük, azokkal nem kell mást tennünk, másoljuk fel a merevlemezünkre, majd nyomjuk meg a fenti ablakban, a tallóz gombbot. Itt, a kép előzetes megtekintése mellett válasszuk ki az árucikkünkhöz legmegfelelőbb képet. Ügyeljünk arra, hogy a program csak az egyik legelterjedtebb képformátumot a JPG –t támogatja.

Abban az esetben, ha a vágólapról érkező képnek csak egy részét szeretnénk letárolni, lehetőségünk van a CTRL F3-mal elérhető képkezelő-ablakban a beillesztés után a kép szerkesztésére: az egér bal gombjának nyomva tartása mellett a kép egy részletét kijelölni, majd csupán azt lementeni. Ha nem megfelelő a képrészlet kivágása, a kivágást visszavon gomb megnyomásával, visszatérhetünk az eredeti képünkhöz.

Termékek importálása Excel állományból az új importálóval

Amennyiben rendelkezésünkre állnak Excel táblák, pl. egy előző raktárkezelő kiexportált árucikk adatbázisa, árlisták, vagy csak Excelből könnyebbnek találjuk az árucikkek feltöltését, árfrissítését, használhatjuk az ENSO beépített „TERMÉK EXCEL IMPORT v2”-t a Szervizfunkciók menüből.

A gyakorlati használatáról ennek az új importálónak videó-leírást készült, mely elérhető az Interneten a www.enso.hu címen, azon belül pedig az oktató videók résznél, a pontos cím: http://www.enso.hu/content/enso-oktato-videok-enso-screencastek.

Az importáláshoz szükségünk van feltelepített Microsoft Office programcsomagra, mivel az Office OLE moduljait használja az ENSO az importáláshoz.

Az importálás menete:

1. Felül tallózzuk be az Excel fájlt, válasszuk ki az importálni kívánt munkalapot. Amennyiben hiba történt, próbáljuk a fájlt a külső Microsoft Excel alkalmazással mentés másként módszerrel újra lementeni, hogy kizárjuk az inkompatibilitást. Mentsük Office 97, vagy még régebbi, vagy még újabb formátumba, ha így is gondunk támad a megnyitással.

2. A megjelenő oszlopokkal ellenőrizzük, hogy a megfelelő adatokat kapja-e meg az ENSO.

3. Az alapbeállítások fülnél állítsuk be hanyadik sortól értelmezze az ENSO az Excel fájlt.

4. Az alapmódszer fülön állítsuk be az alapbeállításokat.

5. A további beállító-fülekkel szabjuk személyre az importálás menetét.

6. Az oszlopok fejlécére kattintva, majd a Kijelölt oszlopok beállítása résznél rendeljük össze az oszlopokat a hozzájuk tartozó adatmezőkkel.

7. Szimuláció indítása vagy a Szimuláció az első 100 tétellel gombbal nézzük végig jól gondoltunk-e mindent, megfelelő lenne-e az importálás.

8. IMPORTÁLÁS INDÍTÁSA gombbal importáljuk be az EXCEL adathalmazt.

9. Az Alapbeállítások fülön a helyes beállításokat mentsük el sémába, hogy legközelebb már meglegyenek a beállítások és kényelmesen tudjunk importálni.

Régi termék Excel importáló

A régi változat kényelmi okokból maradt benne a rendszerben!

Először nyissuk meg a Tallóz gombbal az XLS kiterjesztésű Excel fájlt, bármilyen adatforrás megfelelő, amit az Excel kezel, hisz lementhetjük megnyitás után XLS Excel formátumba. (Szövegfájlok, Lotus, Access, DBase, Quattro, XML, Works stb.) A leugró menüvel válthatunk a megfelelő munkalapra, az XLS fájlt a „bezár” gombbal zárhatjuk be. Ezután megjelenik az Ensoban a tábla tartalma, az oszlopok kiválasztása a következő feladatunk. Pipáljuk ki azokat a mezőket, melyeket használni szeretnénk (pl. termékkód, 1. eladási ársáv stb.) és adjuk meg az oszlopszámot. Amennyiben nincs termékkód megadva az ENSO generál minden árucikkhez: a „termékkód generátor kezdet” mező tartalma lesz a termékkód első része, majd következik egy szám. Ha ki akarjuk hagyni a tábla elejét, megnövelhetjük a „.. sortól értelmez” mező értékét. Bekapcsolhatjuk még az árak egészre kerekítését, árvédelmet, ékezetkorrekciót. Utóbbi akkor szükséges, ha más kódlapú az XLS tábla és hibás karakterek jelennek meg a megnevezésekben. A kezdő célcsoportot válasszuk ki az importáláshoz, melynek tartalmát először az ENSO kiüríti és az XLS-ből feltölti, létrehozva a csoportstruktúrát is. Ha nincs olyan csoportunk, amibe dolgozhatna az importáló modul, a csoportkezelés gombra kattintva létrehozhatunk egyet.

A csoportkezelés három módon történhet az importálás során:

1. Amennyiben nem akarunk új csoportot létrehozni (minden termék a kiválasztott csoportba kerülhet), akkor egyszerűen kikapcsolhatjuk mindkét jelölőnégyzetet a CSOPORT dobozban.

2. Ha külön oszlopba van megadva a termékhez tartozó csoportmegnevezés, akkor válasszuk ki a felső lehetőséget a dobozból és állítsuk be a megfelelő oszlopszámot. Erre van szükség az alábbi minta XLS fájlban is és erre láthatunk jó beállítást a fenti képernyőképben:

Termékkód	Megnevezés	Ár	Csoport
A001	alma	225	gyümölcsök
A002	banán	340	gyümölcsök
.....	…..	…..	……..
B001	paprika	325	zöldségek
B002	paradicsom	341	zöldségek

(A csoportoknak persze nem kell mindenképp sorrendben következniük…)

3. A második beállítás (csoportmegnevezés egyszer új sorban önmagában) pedig az árlistaszerű táblázatoknál használható jól, ahol a csoportmegnevezés nem kapott saját külön sort, hanem mindig egyszer szerepel egy új sor elején, pl.:

Termékkód	Megnevezés	Ár
Gyümölcsök
A001	alma	225
A002	banán	340
.....	…..	…..
Zöldségek
B001	paprika	325
B002	paradicsom	341

Az adatbázis ellenőrzés gombbal megnézhetjük az ENSO hogyan értelmezi a beállításainkat, mielőtt beimportálnánk az árucikkeket. Az importálás gomb hatására megtörténik a tábla feldolgozása. Ha a termékek frissítése jelölőnégyzetet is bepipáljuk, a frissítés után az esetleges összes hálózatban lévő klienssel együtt a mi Enso kliensünk is frissíti az árucikkeket, így betölti az újonnan importált árucikkeket is.

Számlák, szállítólevelek bevételezése

A nyitóablak „Bevételezés” gombja nyitja meg ezt az ablakot, ahol a cég összes bevételezése látható. Itt is lehet szűkíteni beszállítóra, vagy keresni egyéb adatok alapján. Elvégezhető a bevételezésekkel kapcsolatos összes feladat: új létrehozása, módosítás, törlés, kivetítés, nyomtatás, pénzügyi rendezettség, bevételezések összevonása stb. Ezen túl az „Infó” gomb megnyomása után felnyíló fülek révén további statisztikai adatokat lehet megtekinteni és egyéb műveletek érhetőek el.

Árukészletünket csak bevételezés útján tudjuk növelni (természetesen a legyártás, raktárkiadás, Excel importálás stb. modulokkal is lehetőségünk van), emiatt a bejövő számlákat és szállítóleveleket nyílván kell tartanunk. Ezeket a bizonylatokat a program a bevételezés letárolásának sorrendjében jeleníti meg. Teljes információt kapunk a számlák fizetettségéről, tartalmáról, értékéről stb., melyekhez, ha gondoljuk, saját magunk részére megjegyzéseket rendelhetünk.

A jelzőoszlopokban megjelenő betűk, jelentésük alapján

I (IGEN, FIZETVE) A bevételezett bizonylat pénzügyileg teljesítve

n (NINCS FIZETVE) A bevételezett bizonylat pénzügyileg még nincs teljesítve, de még a fizetési határidő nem járt le.

N (NINCS FIZETVE) A bevételezett bizonylat pénzügyileg még nincs teljesítve és a fizetési határidő már lejárt.

r (RÉSZBEN FIZETVE) A bevételezett bizonylat részben már fizetve, de a fizetési határidő még nem járt le.

R (RÉSZBEN FIZETVE) A bevételezett bizonylat részben már fizetve, de a fizetési határidő már lejárt.

Bevételezett számlák ablakban használható billentyűk

INS Új, bevételezésre szánt bizonylat felvitele

CTRL-ENTER Kigyűjti az összes bizonylatot annak a szállítónak, akinek a nevén állunk. Így gyorsan megnézhetjük a beszállító forgalmát, számlái kiegyenlítettségét. Ha a megjelenő ablakban további CTRL-ENTER gombot nyomunk, függően hogy kifizetett vagy kifizetetlen számlára léptünk, kiszűrhetjük csak a fizetett, vagy csak a kifizetetlen bizonylatokat. Összértékéről az információs ablakban kapunk további adatokat. Visszalépés szűkített módból az ESC billentyűvel lehetséges.

CTRL-I Információs ablak Ki/Be (Egyenleg lekérdezés, megjegyzés stb. )

CTRL-M Megjegyzés írási lehetőség az adott bizonylathoz, melyen épp állunk. Ha a bizonylathoz megjegyzést rögzítettünk, azt a program az információs oszlopban egy kis képpel is jelzi.

F7 Számla vagy szállítólevélszám szerinti keresés.

F9 Pénzügy ablak megjelenítése.

K (KIVETÍT) Kivetíti a bevételezett bizonylat tartalmát.

S (SZŰKÍTÉS) A billentyűt megnyomva a vevőkiválasztás ablakba kerülünk, ahol
a megfelelő választásunk után csak azokat a bizonylatokat fogjuk látni, amelyek az adott vevő részére lettek kiállítva.

ENTER Bizonylat módosítása (megfelelő jogosultság esetén)

DEL Bizonylat törlése (megfelelő jogosultság esetén)

Felhívjuk a figyelmet, hogy a beérkezett bizonylat(ok) utólagos törlésekor vagy módosításakor, az árucikkeink készlete a legtöbb esetben módosul! (Kivéve, ha összevont leltár található a rendszerben, mely az adott árucikket tartalmazza, és későbbi készletezési dátummal rendelkezik, mint a módosított vagy törölt bevételezés.)

Bevételezés készítése

A szállító cég kiválasztása után az új bevételezés ablak jelenik meg. A bizonylat felvitelénél a program kötelezően kér egy számlaszámot vagy egy szállítólevélszámot. Alapértelmezésként a szállítóhoz rendelt fizetési mód van beállítva, melyet a balra-jobbra billentyűkkel tudunk megváltoztatni. A bizonylat kelte, teljesítés dátuma és fizetési határidő beállítása után egy keresőmezőbe lépünk, ahol a termék vagy bármely paraméterére (termékkód, megnevezés, megjegyzés, vonalkód stb.) kereshetünk. Az termékeknél megjelenő oszlopokat az árucikk ablakban már megismert módszerekkel tudjuk módosítani.

Beállíthatjuk, hogy a bevételezés letárolásakor a program frissítse-e a beszerzési ár valamelyikét. A gyűjtőablakban megjelenő pipákkal termékenként is ki- illetve be tudjuk kapcsolni ezt az árfrissítést. Figyelhetjük továbbá az eddigi beszerzéseket, ezeket beszállító és hozzá tartozó árak alapján össze tudjuk hasonlítani (beszerzési infó (F6)). A hibásan felvitt árucikkeket törölhetjük, módosíthatjuk (F4), a hiányzókat az INS gomb megnyomásával felvihetjük.

Ha egy termék sorozatszámosként van beállítva a terméklapon, abban az esetben a bevételezés közben, a beírt darabszámnak megfelelően, a program sorozatszámokat fog kérni.

A bevételezés rögzítését az F12 billentyű megnyomásával tehetjük meg. A program csak ekkor fogja megnövelni a készletünket, az új árucikkek viszont menet közben kerülnek az adatbázisunkba.

A számla nettó és bruttó végösszegét az ablak alján követhetjük figyelemmel. Sok esetben előfordul, hogy a szállító számlázó programja hibásan, tételenként kerekít, emiatt a számla végösszege, ha nem is sokkal, de pár forinttal eltér a valós értéktől. Ahhoz, hogy a számla kiegyenlítése pontos legyen, a program lehetőséget biztosít a végső ár módosítására. Ez természetesen nem helyes, de a beszállítónk számlázó programját és az általa kiállított számlát mi nem változtathatjuk meg.

Bevételezés készítése külső számlázóban kiállított bizonylatból, Excel táblázatból

Amennyiben rendelkezésünkre áll „táblázatosítható” formában egy bizonylat, melyet be szeretnénk vételezni, beimportálhatjuk azt az ENSO Excel importálójának segítségével, a számlán kapott készlet mennyiségével és áraival együtt.

Ehhez először el kell kérnünk beszállítónktól Excel fájlban a tételeket. Ezután az ENSO Ügyvitelben a „Bevételezések listázása” ablak „Infó” gombjával elérhető infó rész „Egyéb funkciók” fülén kattintsunk az „Excel táblázatos formátumból bevételezés” gombra:

Ezt követően a rendszer bekéri a beszállítót, majd megnyitja az „Excel importáló 2” ablakot. Itt az Excel termék-importálás részből megismert módon végezhetjük a termékek importálását, tehát amennyiben új terméket is létre kell hozni, az is megoldott, de beállíthatjuk az importálót úgy is, hogy semmilyen esetben se hozzon létre vagy módosítson terméket, ezáltal a beazonosított termékeket megkapjuk a bevételezésünkben, a többit a rendszer kihagyja. Ehhez az „Alapmódszer” fülön állítsuk be az importáló működését! Két új oszlopot kell viszont kijelölnünk, az „importmenny” és „importnetto” oszlopokat, ezek jelölik a bevételezendő mennyiséget és árat számunkra.

A példában a Diamond Stúdió Raktárkezelő rendszerének egy számláját importáljuk be.

Bővebb leírást az Új Excel importálóról a „Termékek importálása Excel állományból az új importálóval” résznél olvashatunk.

Ha készen vagyunk, a „szimuláció indítása” gombbal megnézhetjük, hogy mi történne éles importálás esetén, majd az „importálás indítása” gombbal beolvastathatjuk az Excel táblánkat. A rendszer bekérheti tőlünk a kezdőcsoportokat, melyekben keresi a beazonosítandó tételeket, de ezt ki is hagyhatjuk. Létrejönnek az esetleges új tételek. A beállításainkat ezúttal is sémába menthetjük, hogy legközelebb ugyanazon beszállító számlája tényleg pár kattintással bevételezhető legyen. A vissza gombbal visszalépve, megkapjuk a beimportált tételeket az „új bevételezés” ablakban:

Diamond Raktárkezelő és Számlázó egy bizonylatának kiexportálása

Ahhoz hogy gyorsan be tudjunk vételezni egy Diamond Raktárkezelő által kiállított bizonylatot, ki kell azt exportálnunk először Excel formátumba! Ehhez kattintsunk a „Bizonylatok”, azon belül a „Kiállított számlák lekérdezésére” és kérjük le a számlát. Kattintsunk rá duplán, hogy kivetítődjön, majd kattintsunk a jobb egérgombbal a tételekre:

Ezzel lementjük Excel állományba a bizonylatot, amit már importálhatunk az ENSO Ügyvitellel.

Számlák és szállítólevelek listázása (Kimenő bizonylatok kezelése)

A főmenü „számlázás” gombjára ez az ablak jelenik meg, mely listázza a bizonylatokat, és nagy mennyiségű tétel esetén is képes akadozás-mentesen görgetni a sorokat. Egy kiválasztott vevőre is lehet szűkíteni, ilyenkor csak az adott vevő bizonylatai jelennek meg, továbbá lehet szűrni egyéb adatok alapján is (pl. számlaszám, szállítólevélszám, megrendelés-kód, kifizetési mód stb.). Az oszlopok itt is, mint minden táblázatos adat-listában teljes mértékben személyre szabhatóak. Új oszlopot adhatunk hozzá, betűtípust, színezést, rendezést állíthattunk be.

A program egy helyen kezeli és jeleníti meg a számlákat és szállítóleveleket. Az ablakban lévő oszlopok bár szabadon méretezhetők és átrendezhetők, a legáltalánosabb elrendezés az alábbi ábrán látható. Az első két oszlop tartalmazza a számla és a szállítólevél számokat, melyek a létrehozásuk sorrendjében sorszám kihagyás nélkül követik egymást.

Ha előbb egy szállítólevelet készítünk, majd ezt később számlává alakítjuk, a program az átalakítás során szállítólevélszám mellé a soron következő számla sorszámot fogja írni. Több szállítólevél összevonása esetén a program a számlaszám elé egy „->” jelet tesz, amivel hivatkozik a létrehozott számla számlaszámára. Ha az adott számla több szállítólevéből tevődik össze, az „->ÖSSZEVONT<-„ bejegyzés jelenik meg a szállítólevél szám helyén. Az összetartozó szállítóleveleket és a hozzátartozó számlát a CTRL-ENTER billentyű megnyomásával külön kigyűjthetjük.

A Kiállított bizonylatok ablakban lehetőség van un. jelző oszlopokat használni. Segítségével nyomon követhetjük a bizonylat pénzügyi teljesítettségét, illetve hogy az adott bizonylatot hányszor nyomtattunk ki.

Minden számlához belső megjegyzést fűzhetünk, ami a számla vagy a szállítólevél nyomtatásakor nem jelenik meg. Amennyiben az oszlopbeállításokban kijelöltük, a megjegyzéssel ellátott bizonylat mellett egy kicsinyített jegyzetfüzet jelenik meg.

A jelzőoszlopokban megjelenő betűk, jelentésük alapján

I (IGEN, FIZETVE) A kiállított bizonylat pénzügyileg teljesítve

n (NINCS FIZETVE) A kiállított bizonylat pénzügyileg még nincs teljesítve, de még a fizetési határidő nem járt le.

N (NINCS FIZETVE) A kiállított bizonylat pénzügyileg még nincs teljesítve és a fizetési határidő már lejárt.

r (RÉSZBEN FIZETVE) A kiállított bizonylat részben már fizetve, de a fizetési
határidő még nem járt le.

R (RÉSZBEN FIZETVE) A kiállított bizonylat részben már fizetve, de a fizetési
határidő már lejárt.

S (SZTORNÓZVA) Sztornózott és a belőle létrehozott sztornó számla

Ö (ÖSSZEVONVA) Összevont számla

Kiállított bizonylatok ablakban használható billentyűk

INS Új számla készítése

CTRL-INS Új szállítólevél készítése

CTRL-ENTER Kigyűjti az összes számláját annak a vevőnek, akinek a nevén állunk. Így gyorsan megnézhetjük a vevő forgalmát, számlái kiegyenlítettségét. Ha a megjelenő ablakban további CTRL-ENTER gombot nyomunk, függően hogy kifizetett vagy kifizetetlen számlára léptünk, kiszűrhetjük csak a fizetett, vagy csak a kifizetetlen számlákat. Összértékéről az információs ablakban kapunk további adatokat. Visszalépés szűkített módból az ESC billentyűvel lehetséges.

A CTRL-ENTER-t a több szállítólevélből összevont számlán, vagy annak valamely szállítóján nyomva, kigyűjti az egymáshoz összetartozó bizonylatokat.

CTRL-I Információs ablak Ki/Be (napi forgalom, vevő összes tartozása kintlévőség stb.)

CTRL-M Megjegyzés írási lehetőség az adott számlához vagy szállítólevélhez, melyen épp állunk. Ha a bizonylathoz megjegyzést rögzítettünk, azt a program az információs oszlopban egy kis képpel is jelzi. A megjegyzés adatait az F12 billentyűvel is rögzíthetjük.

F7 Számla vagy szállítólevélszám szerinti keresés.

F9 Pénzügy ablak megjelenítése.

K (KIVETÍT) Kivetíti a számla illetve szállító tartalmát, melynek akár a nyomtatási képét is megtekinthetjük.

Számla érvénytelenítése, sztornózása

Ha egy számla hibásan készítünk el, a program lehetőséget biztosít a számla lerontására, sztornírozására. Ehhez lépjünk arra a számlára, amit hibásnak vélünk, és nyomjuk meg az érvénytelenít gombbot. Ilyenkor a számla száma egy vízszintes vörös vonallal át lesz húzva és a soron következő számla sorszámmal, létrejön az érvénytelenítő számla. Létrejötte előtt az alábbi ablakban kiegészítő adatokat kell kitölteni.

A kiállított bizonylatok ablakban a kivetít gomb megnyomásával később is megnézhetjük, hogy a sztornó számla mely korábbi számlából jött létre.

Érvénytelenítés előtt törölt árucikkek automatikus helyreállítása

Sztornózáskor az előző számlán levont árucikkek készletértéke automatikusan visszaállításra kerül, még abban az esetben is, ha a terméket helytakarékosság, vagy a forgalmazás megszüntetése miatt időközben töröltük az árucikktörzsből. Az árucikkeket a program a terméklomtárból automatikusan helyreállítja, ha ott már nem találja, a számlába lementett adatokból a Sztornó tételek termékcsoportba azokat újból létrehozza. Az árucikkhez tartozó belső megjegyzéshez a „Sztornózáskor automatikusan helyreállított termék” íródik. Az újonnan létrejött eladási (1-es) ára ilyenkor azonos a sztornózott termékek áraival, mely nem feltétlenül az-az ár, amely eredetileg a termék 1-es ára volt. Alapértelmezésként ezen árucikkek interneten való megjelenése tiltva lesz. Abban az esetben, ha a termékekhez gyári szám is tartozott, úgy az szintén visszakerül az árucikkek adatai közé.

Automatizált számlázás vágólapon tárolt számlaadatok alapján

A számlázás ablak alsó infó-paneljén új fülön található meg a „Bizonylat létrehozása vágólapon található szöveg alapján” gomb, melyet egy vágólap ikon szimbolizál. A Windows vágólapján található szöveg alapján hoz létre a rendszer automatikusan számlát vagy szállítólevelet: a bizonylat adatait tartalmazó szöveget vágólapra kell másolnunk, majd erre a gombra nyomva a rendszer létrehozza azt.

Az elvárt formátum a következő (sortöréssel elválasztott sorok):

Enterprise Solutions Kft.
4029              Debrecen                 Fényes udvar 1.     Magyarország
átutalás
2010.05.11
2010.05.11
2010.05.19
Ez itt a bizonylatra kerülő megjegyzés sora!
Termék1                  2                     db                   1500
Termék2                  1                     db                   1000

Sony Magyarország Kft.
1023              Budapest                 Árpád Fejedelem útja 26-28.
Á
2010.05.11
2010.05.11
2010.06.11
Ez itt a bizonylatra kerülő megjegyzés sora!
Termék2                  3                     db                   1200
Termék1                  2                     db                   900

Itt a legelső sor a vevő neve, amire a rendszer rákeres a vevőtörzsben. Amennyiben nem talál ilyet, létrehozza azt! A következő sorban a vevő címe található, tabulátorral elválasztva! Elvárt részek: irányítószám, város, utca és esetlegesen az ország, ami elhagyható. Rákövetkező sorban a fizetési módot várja a rendszer. Ez alapvetően készpénz, átutalás, belső, bankkártya, előre utalás, csekk, utánvét, inkasszó lehet, de használható az egy karakteres jelölés is, pl. K készpénz Á átutalás V kártyás stb. Majd a kelte, teljesítés ideje, fizetési határidő értékeit kell megadnunk. Következő sor a számlára kerülő megjegyzést tartalmazhatja, ezt is üresen hagyhatjuk. Végül jönnek soronként egymás után az egyes bizonylatra kerülő tételek, minden sornál tabulátorral elválasztva a következő adatok: tétel megnevezése, mennyiség, mennyiségi egység, nettó egységár és az elhagyható áfa (ha elhagyjuk, az alapértelmezett, új árucikkhez rögzített ÁFA-érték kerül felhasználásra). Amennyiben az adott néven a rendszer nem talált tételt, megpróbálja termékkódként értelmezni. Ha így sem jár sikerrel, létrehoz egy terméket az adott megnevezéssel, eladási listaárral, mennyiségi egységgel és azt használja.

Több bizonylatot is létrehozathatunk egyszerre automatizáltan, csak egy üres sort kell kihagynunk a bizonylatok között!

Amennyiben szállítólevelet szeretnénk létrehozni számla helyett, egy legelső új sornak szúrjunk be egy”SZ” betűt, majd az utána lévő sorba írjuk a vevő nevét!

Számlák, szállítólevelek pénzügyi teljesítésének ellenőrzése

A számlák ablakban, bevételezések ablakban az F9 billentyű vagy a Pénzügy gomb megnyomásával bejön a Pénzügy ablak, mely a kijelölt bizonylat pénzügyi bejegyzéseit mutatja, adminisztrálja. Lehetőség van részteljesítésre is, továbbá könyvelés részére a bevételi / kiadási pénztárbizonylat, illetve az ügyfél részére a nyugta kinyomtatására is.

Számla, szállítólevél készítés

Lépjünk a főmenü Számlázás menüpontjába. A megjelenő ablakban láthatjuk az eddig elkészített számláinkat. A gyorsabb használat érdekében a számla és szállítólevél készítését az alábbi billentyűkombinációkkal is elérhetjük:

INS            Új számla készítése
CTRL-INS Új szállítólevél készítés
F5              Új lakossági szállítólevél (pl. pénztárblokkos értékesítés) készítése
CTRL – F5          Új másodlagos lakossági szállítólevél készítése
F6              Új előlegszámla készítése

Bármely lehetőséget választjuk, a vevő kiválasztás ablakba érkezünk, ahol kiválaszthatjuk a vevőt, akinek a bizonylatot ki szeretnénk állítani. Amennyiben még a vevő nem szerepel a listában az INS gomb megnyomásával új vevőt tudunk felvinni. Vevő kiválasztása az ENTER gomb segítségével történik.

Számla készítés

Számlázásnál első dolgunk a fizetési mód kiválasztása. Alapértelmezésként a vevőhöz rendelt fizetési mód van beállítva, melyet a balra-jobbra billentyűkkel tudunk megváltoztatni. A számla kelte, teljesítés dátuma és fizetési határidő beállítása után egy keresőmezőbe lépünk, ahol a termék vagy bármely paraméterre (termékkód, megnevezés, megjegyzés, vonalkód stb.) kereshetünk. Az alábbi példában a találat a termék megnevezéséből és a hozzá tartozó megjegyzésből tevődik össze.
A találatok között le-fel billentyűkkel mozoghatunk.

Ha megtaláltuk a keresett terméket az ENTER billentyűvel lépjünk a mennyiség mezőbe, ahol egész vagy tizedes értéket is megadhatunk. A mennyiségi egység automatikusan változik a termékhez hozzárendelt mennyiségi egység alapján. További ENTER-rel léphetünk az ár mezőbe. Az ár mezőt szabadon megváltoztathatjuk (ha van a kitöltéshez jogosultságunk), vagy egy ENTER billentyű lenyomásával elfogadhatjuk a termékhez beállított értéket. Amennyiben a vevőnk már vásárolt az adott termékből, annak előző ára megjelenik az ár mező felett. Az árakat nettó, bruttó, deviza-nettó és deviza-bruttó értékben adhatjuk meg, az aktuálisan várt érték félkövér kék betűkkel van kiírva a programban. Váltani a CTRL+B kombinációval, vagy a kiírásra kattintással tudunk. Ilyenkor az aktuálisan beírt érték átszámolásra kerül. Amennyiben kedvezményt akarunk az adott tételhez megadni, a mennyiség megadása után az enter ütése mellett nyomjuk a CTRL gombot is, ekkor egy kedvezmény-ablak jön be:

Itt több variáció közül választhatunk a szám megadása során:

· „10” – 10% kedvezmény a vevő saját eladási árából

· „+10” – 10% felár a vevő eladási árára

· „-10” – 1-es beszerzési ár plusz 10%.

Új termék felvitele számlázás közben

Előfordulhat, hogy a kiszámlázandó termék illetve szolgáltatás nem szerepel a terméktörzsben. Ilyenkor számlázás közben is új terméket vihetünk fel az INS gomb megnyomásával, ahol az árucikkek ablakban már megismert ablakkal találkozhatunk. Miután felvittük és lementettük az új árucikkünket, azt a számlázásban és a termékkeresésben ezen túl már használhatjuk. Akár az új, akár a már meglévő árucikket az F4 billentyűvel tudjuk megváltoztatni. Számlázás közben a termék törlésére nincs lehetőség. Ezt kizárólag a főmenü árucikkek ablakában tehetjük meg.

A gyűjtő ablakban lévő termékek módosítása

Számlázás közben a kiválasztott tételek darabszámmal és nettó árral az alsó gyűjtő ablakban jelennek meg az árucikkek kiválasztásának sorrendjében. A sorrendjük elvileg teljesen mindegy, viszont lehetőséget biztosítunk a tételek sorrendjének a felcserélésére. Jelentősége talán akkor van, ha egy számlán az összetartozó árucikkeket vagy szolgáltatásokat külön-külön egymás után egy helyen szeretnénk látni. A gyűjtő ablakban az egérkezelés mellett az alábbi billentyűfunkciók érhetők el:

F8 Belépés a tétel gyűjtő ablakba (a legutoljára kiválasztott termékre ugrik)

HOME Ugrás a legelső tételre

END Ugrás az utolsó tételre

▼(le-nyíl) Alatta lévő tételre lép

▲(fel-nyíl) Felette lévő tételre lép

PAGE DOWN, Lapozás le – fel (sok tétel esetén)
PAGE UP

CTRL-HOME Kiválasztott tételt a legelső helyre teszi

CTRL-END Kiválasztott tételt a legutolsó helyre teszi

CTRL-▼ Kiválasztott tétel mozgatása egy sorral lentebb (felcserélés)

CTRL-▲ Kiválasztott tétel mozgatása egy sorral fentebb (felcserélés)

DEL Kiválasztott tétel törlése

ENTER Kiválasztott tétel darabszámának és árának módosítása

ESC Visszalépés a keresőmezőbe

Számlázás közben a nettó és a bruttó végösszeg alakulását folyamatosan nyomon követhetjük. Amennyiben a számlára több tétel nem kerül, azt az F12 billentyű megnyomásával lezárhatjuk.

Az ablak 1024x768-as (minimális) felbontás mellett eléggé zsúfoltnak hat, viszont annál több információt szolgáltat számlázás közben a felhasználó részére. A teljes működés a kényelmes, de nem minden esetben leggyorsabb egér alapú kezelés mellett billentyűzetes használatra van optimalizálva, ezáltal - a nagyon rövid betanulási folyamat után - rendkívül hatékonyan tudják használni a számlázással, bevételezéssel foglalkozó alkalmazottak.

Alapvetően a rendszerben a legtöbb új bizonylat készítésére szolgáló ablak hasonló felépítésű, legyen szó bevételezésről, megrendelés vagy árajánlat felviteléről, vagy pl. selejtezésről.

Középen látható a teljes termék-lista. Azzal az árucikkel kapcsolatosan, amit itt kiválasztunk, további ablak-elemek aktualizálódnak. Ilyen a bal oldali csoportfa, mely rögtön ráugrik arra a csoportra, amelybe az adott árucikk tartozik. Ilyen a csoportfa alatt lévő téglalap alakú rész, ahova az esetleges árucikkhez tartozó kiskép töltődik be. Az árucikkek listája alatt látható a keresőcsík. Itt rögtön rákereshetünk az árucikkre, majd amennyiben megtaláltuk, és szeretnénk tételként felvinni a bizonylatra, entereket ütve továbbléphetünk. Először a rendszer a mennyiséget kéri, majd alapbeállításként az eladási árat, melyet a vevő számára kiszámolt alapértelmezett eladási árral tölt ki. Egy következő entert ütve az új tétel bekerül az alsó gyűjtő-táblázatba és visszakerül a kurzor a keresőmezőbe, így rögtön indíthatunk egy új keresést. Ha vonalkód-olvasóval egy vonalkódot olvasunk be, ugyanúgy azonnal megtalálja a rendszer a keresett árucikket.

A számlázás ablakban új bizonylat készítésekor először a pénzügyi rész lesz aktív (jobb-felső sarok), itt állíthatjuk be a fizetési módot (pl. átutalásos vagy készpénzes), majd enterekkel mehetünk tovább a teljesítés idejére, fizetési határidőre stb. Ezután a keresőmező lesz aktív. Itt adhatjuk a bizonylathoz hozzá a tételeket. Az árucikkekre rákeresve, majd mennyiséget és árat megadva. Bármelyik komponenst használjuk az ablakban (pl. felül az infó résznél egy árucikk árát módosítjuk, vagy alul egy már hozzáadott tétel mennyiségét írjuk át), az Esc gomb egyszeri megnyomásával rögtön visszaugrunk a kezdőpozícióba, a kereső-mezőre. Ha itt állunk és újra megnyomjuk az Escape-et, a rendszer mindig felajánlja a visszalépést, kilépést egy kérdés formájában.

Árucikk listára rányíló oszlopok hozzáadása, elvétele leugró menü

Az alapértelmezett oszlopbeállítást minden felhasználó saját kedve szerint átállíthatja: új oszlopokat rakhat be, átrendezheti azokat, háttérszínt, betűtípust, oszlopcímet adhat meg. Ez a rendszer szinte összes hasonló tétel-listájában (gridjében) működik, mint ahogy az is, hogy egy egérkattintással az oszlop fejlécén átrendeztethetjük a listában lévő adatokat, az oszlophoz tartozó mezők szerint növekvő sorrendbe. Ha a Ctrl gombot is nyomva tartjuk, miközben az oszlop fejlécére kattintunk, a rendszer az adott oszlop adatmezőjét másodlagos rendezési sorrendként figyelembe véve rendezi újra az adatforrást. Ha ugyanarra az oszlopra másodjára is rákattintunk, a rendszer az oszlop adatait csökkenő sorrendben veszi figyelembe a rendezésnél.

Bizományba adott bizományos készletkezelés – tételes módon

Az ENSO Ügyvitelben amennyiben bekapcsoljuk a tételes bizományos készletkezelést, bizonyos megszorítások betartásával új funkciókat érünk el a bizományos szállítózás és számlázás terén.

(A folyamat lényege ugyanaz marad, tehát bizományos szállítóleveleken adjuk ki az árut bizományba, majd bizományos számlán számlázzuk ki azt, legtöbbször az után, hogy a vevőnk tovább értékesítette azt. Ezen túlmenően pedig bizományos leltározással tudjuk újra fix mennyiségekre beállítani a bizományba adott készletet.)

Új funkciók:

· bizományos számlázás közben minden egyes ki nem számlázott bizományos szállítólevél vagy leltár-tétel láthatóvá válik (mely az adott vevőhöz tartozik), külön-külön kiszámlázhatjuk azokat

· természetesen lehetőségünk van rész-mennyiségek számlára helyezésére is, tehát egy szállítólevélre került tételt több részletben is kiszámlázhatunk

· számlázás közben láthatóvá válik, hogy a maradvány-készletet bizományos vevőnk részére milyen szállítóleveles áron adtuk oda és mikor, ezen az áron számlázhatjuk ki azt

· bizományos számláink nyomtatási képén minden egyes tételnél ki lesz nyomtatva a bizományos forrás-szállítólevél száma, vagy a bizományos forrás-leltár száma

· bizományba adott készlet lekérdezésénél láthatóvá válnak a maradvány-tételek szállítólevélszámokkal vagy leltárkódokkal együtt

Megszorítások (melyeket az ENSO Ügyvitel életbe léptet bizományos számlák és szállítólevelek kiállítása esetén, amennyiben bekapcsoljuk a tételes bizományos készlet-kezelést):

· csak olyan áron számlázhatjuk ki a bizományba adott készletet, amilyenen a szállítóleveleken odaadtuk

· egy adott bizományos szállítólevélen egy adott terméket egy adott áron csak egyszer szerepeltethetünk

· egy bizományos számlán egy szállítólevélről egy tételből csak egyszer értékesíthetünk (egy számlára ugyanarról a szállítóról csak egyszer tehetünk tételt)

· nem módosíthatunk alul tételt számlázás közben, törölnünk kell azt, majd újra rá kell tennünk

· nem léphetünk ki a kezdeti szűkítésből, mivel a szűkítés kérdezi le a bizományos készletet

Bekapcsolni ezt a funkciót a főmenü szervizfunkciók / beállítások / számlázás résznél a bizományos fülön tudjuk.

Az előbbi képen látható, hogy két külön szállítólevélen, különböző árakon, különböző mennyiséget helyeztünk bizományos készletre, ezek közül választhatunk számlázás közben.

Pénztár, bank, költségek kezelése

A főmenüből közvetlenül elérhető három füllel rendelkező ablak, három különböző tétel-típus rögzítésére, listázására, adminisztrálására, lekérdezésére és nyomtatására használható:

· a cég pénztárainak pénzmozgásai

· a cég bankszámláinak pénzmozgásai

· a cég költségszámlái.

Beszállító partnerek kezelése

A „Beszállítók” főmenü gombra a cég beszállító partnerei nyílnak meg. Teljes tudású keresőt használhatunk (a beszállítók minden adatában, szórészletre keresve kereshetünk), törölhetünk, módosíthatunk, két beszállító partnert egyesíthetünk.

Az összes teljes kereső a rendszerben átállítható a minden adatban, szórészletre is kereső „teljes” módszerről a „pontos megnevezés” módszerre, ami ha a felhasználó pontosan tudja az adott keresési egység (vevő, beszállító, árucikk) nevét, akkor használható hatékonyan. Ilyen esetben hamarabb megtalálható a keresett tétel, mivel a keresési tartomány sokkal szűkebb.

Vevőpartnerek kezelése

A főmenü „Vevők” gombjával nyílik a vevőket listázó ablak. Itt is teljes kereső használható. A vevők létrehozásán, módosításán, törlésén túl további funkciók is elérhetőek:

· Vevők ársávba rendezése

· Vevők összevonása

· Boríték nyomtatás a kiválasztott vevő részére címezve

· Vevőhöz tartozó kedvezmények adminisztrálása

· Egyenlegközlő levél nyomtatása stb.

Vevők és szállítók adatainak felvitele, módosítása

Vevőinket, a vevőkartonon tarthatjuk nyilván. Amennyiben a vásárlás az Európai Unió valamely tagállamába irányul, úgy a közösségi adószámot is fel kell tüntetni a számlán.
A program, az esetlegesen hiányzó adatokra figyelmeztet. A programhoz opcióként megvásárolható Web-áruházhoz itt lehet rögzíteni az internetes rendeléshez szükséges jelszót, felhasználó nevet.
Az Email cím megadása az esetleges reklámok küldéshez szükséges. Alapértelmezett fizetési mód beállítása esetén, a program, számla írásakor, az itt beállított fizetési módot fogja felajánlani alapértelmezésként.

Ha a telefonszámot beírjuk, később lehetőségünk lesz a programból közvetlenül tárcsázni a telefon ikon megnyomásával. Használatához, szükséges egy számítógéphez csatlakoztatott modem.
A működőképes modem COM port beállítását, a raktárkezelő szervizfunkciók beállításainál, a kommunikáció menüpontban tehetjük meg.

A vevő adatainak, fizetési módja mellett, a vevőkedvezmény gomb megnyomásával egyszerűen beállíthatjuk az adott vevőhöz tartozó kedvezményeket. (megfelelő jogosultság szükséges)

Szigorú számadású nyomtatványok kezelése

Az ENSO fel van készítve szigorú számadású nyomtatványok (számla-, egyszerűsített számla, nyugtanyomtatványok stb.) nyilvántartására papír kis- és nagykereskedések részére:

· kezeli a szigorú számadású sorszámokat mind bevételezés, mind számlázás közben, minimálisra szoríthatjuk így vissza az ezzel kapcsolatos adminisztrációs hibákat

· figyeli a vevőinket, hogy minden szükséges adat ki legyen töltve

· az APEH által fejlesztett ABEV nyomtatványkitöltő alkalmazáshoz tud import-állományokat létrehozni az összes szóba kerülő nyomtatványhoz, az adóhatósághoz teljesítendő adatszolgáltatásról szóló APEH tájékoztatóban leírtaknak megfelelően.

Minden olyan termékhez mely szigorú számadásúként lesz értékesítve, az árucikk ablakban további paramétereket kell beállítanunk:

· „sorszámozott” jelölőt kapcsoljuk be

· a megjelenő kisablakban pipáljuk be a „szigorú számadású” részt

· a „db” szöveges mezőben adjuk meg hány lapból (bizonylatból) áll a tömb

· a „kód” mezőbe írjuk be a ki a szigorú számadású nyomtatvány típusának jelölőkarakterét:

o N - Nyugta

o S - Számla

o E - Egyszerűsített számla

o L - Leporelló

Szigorú számadású nyomtatványok értékesítésének lejelentése

Az ENSO Ügyviteli Rendszer az eladási adatokból pár kattintással IMP kiterjesztésű ABEV import állományt, import-fájlt tud létrehozni. Ezt a Microsoft Windows alatt futó Abev, és a platform-független Abevjava APEH által fejlesztett ÁNYK (Általános nyomtatványkitöltő) alkalmazással nagyon egyszerűen beimportálhatjuk, ellenőriztethetjük, majd az így kitöltött nyomtatványunkat beküldhetjük az Adóhatóságnak.
Ahogy a képen is látszik, az ENSO támogatja a régi ASZ_SZIGELL, az újabb 07ESZIG nyomtatványok mellett a legújabb ESZIG kódú nyomtatványt is, melyet szigorú számadású bizonylataink lejelentéséhez most már egyedüli megoldásként tudunk használni 2010.04.01-től.
Régi, lecserélt, leselejtezett számlázó-rendszerünk lehet, hogy csak a 2007 előtti APEH-lemezes állomány készítését ismerte, de az ENSO-val ezeket is átkonvertálhatjuk az ABEV vagy más néven ÁNYK alkalmazás által fogyasztható formátumúvá.

Kedvezmény-rendszer

A rendszer többféle kedvezményrendszert használ egyidejűleg, ilyen az ársávkedvezmény, százalékos globális kedvezmény, százalékos csoportkedvezmény, fix termék-ár, százalékos termék-kedvezmény, forgalmi kedvezmény, mennyiségi kedvezmény stb.

Ársávkedvezmény

· Minden árucikkhez 16 belföldi eladási árat adhatunk meg. Tehetjük ezt manuálisan, vagy az Excel importálók segítségével automatikusan.

· Az összes ársávnak nevet adhatunk.

· Minden vevőhöz ársávot rendelhetünk, mely a kiinduló árakat határozza meg minden vevő részére.

· A rendszer az ársávok szintjén 1-től a 16. felé csökkenő árazást feltételez, ezáltal az 1. ársáv lehet a listaár, a 16. pedig a legkedvezményesebb „padló” ár.

· Bejelölhetünk mester vagy bázis ársávokat, ezeket a rendszer megkülönböztetetten kezeli a listaárhoz viszonyított kedvezmény kiszámolása szempontjából, melyet rányomtat a kimenő bizonylatokra (beállítható):

o Amikor pl. a viszonteladó kap pl. egy egyedi árat egy termékre, akkor neki a rendszer a számlára a viszonteladói ársávhoz képest adódó százalékos kedvezményt nyomtatja, nem a listaárhoz képest kiszámolhatót.

o A kedvezményérték meghatározásakor (avagy hány százalék kedvezményt kapott egy kimenő tétel) felfelé (1-es ársáv felé haladva) a legközelebbi mester ársávhoz viszonyítva számol a rendszer.

o Gyakorlati példa: legyen az 1-es ársávunk a listaár, 2-es a kedvezményes listaár, 3-as a viszonteladói ár, 4-es a kedvezményes viszonteladói ár. A 3-as ársáv bázis vagy mester ársáv. A vevő a 4-es ársávban van, kap további 5% kedvezményt a 4-es ársávra. A program az így adódó eladási árat (4.-es ársávbeli ár – 5%) hasonlítja össze a legközelebbi bázis ársávval (3.-as viszonteladói listaáras ár), hogy megkapja a gyakorlati százalékos kedvezményt, amit rányomtat a számlára. Ha nem jelöltük volna be a 3-as ársávot mester-ársávnak, a listaárral hasonlította volna össze az egyedi viszonteladói árat a program és egy jóval magasabb kedvezményt nyomtatott volna.

Árképzés

A program egyik erőssége az automatikus árképző modul. Nagyon sok árucikknél gondot okozhat a termékek folyamatos beárazása. Az árképző modul felhasználásával megadhatjuk, hogy a program mely termékcsoportnak, hogyan és miből képezze az eladási árait. Ezeket az árképzési szabályokat röviden sémáknak neveztük el, melyeket mindegyiknek egyedi nevet adva, külön-külön menthetünk el. A sémák között egy alapértelmezettet választhatunk ki, mely minden olyan termékcsoportra érvényes, melyhez nem rendeltünk külön árképzési sémát. Az alapértelmezett séma segítségével, nem fordulhat elő az, hogy egy bevételezett terméket kisebb haszonkulccsal értékesítsünk, mint ahogy azt beállítottuk. Abban az esetben, ha pl. egy teljes termékcsoportnak egy-két százalékkal megváltozik az ára, elég kiválasztani a megfelelő sémát, és átírni az ársávok százalékos értékeit. Az árképzési szabályoknak megfelelően a program át fogja árazni mindazokat a termékeket, melyeknél nincs bekapcsolva az árvédelem. Árvédelmet akár teljes csoportokra is beállíthatunk, pl. akkor, ha a termékeket állandó árakon szeretnénk forgalmazni. Ezen termékek eladási árainak a frissítéséről ezen túl nekünk kel gondoskodnunk.

A főmenü árképzés gombjára kattintva nyílik meg ez az ablak, mely az árucikkek automatikus beárazásáért felelős, itt különféle árképző szabályokat rögzíthetünk fel.

Árképző sémákat alakíthatunk ki, melyek elsődlegesen az árucikkekhez tartozó 8 db eladási árat (ársávot) hozzák létre az árucikkek beszerzési áraiból. Ez a számolás felszorzás útján, tehát százalékos haszonkulcs megadása révén jön létre. Ezután ezeket az árfelszorzó sémákat tudjuk hozzárendelni árucikk-csoportokhoz, melyekhez tartozó árucikkek árait ezáltal automatikusan felszorozza, képezi a rendszer. Amennyiben mi saját magunk akarjuk bizonyos árucikkek árait meghatározni, azokat az árvédelem bekapcsolásával felmenthetjük az automatikus felszorzás alól.

Az ablak alsó részén a kiválasztott csoportban szereplő árucikkek jelenek meg. Segítségével ellenőrizhetjük az árképzésünk helyességét.

Árképzés működése

Az ENSO Ügyvitel automatikus árképzés szolgáltatást nyújt a felhasználók részére. A termékeink, szolgáltatásaink árait meghatározott százalékos szorzóértékkel kiszámoltathatunk. A 8 eladási ársáv és a 3 beszerzési ársáv közül a 2. és 3. beszerzési ársáv értéke árképző sémák segítségével programozottan kitöltethető. Példaképp a felvitt beszerzési árainkhoz automatikusan eladási árakat hozathatunk létre az általunk kitalált kedvezményrendszer szerint. Ehhez áru-csoportokba rendezett termékekre van szükségünk és árképző sémák felvitelére az árképzés ablakban. Az árképző sémákat az árucsoportokhoz rendelve, a rendszer automatikusan kitölti az termékek árai közül azokat, melyeket az árképző sémákban megadtunk. Kivételt ez alól a termék árvédelemre állításával tehetünk, továbbá azzal, hogy egy adott termékcsoportra nem állítunk rá árképző sémát. Amennyiben egy csoporthoz és annak szülő-csoportjaihoz sincs árképző séma hozzárendelve, továbbá nincs alapértelmezetté sem téve árképző séma, az adott csoportban a rendszer nem számol automatikusan árakat. Kivétel ez alól, ha egy termékhez egyedileg hozzárendelünk árképző sémát.

Árképzési rendszer kialakítása

Amennyiben termékeink már termék-csoportok szerint szét vannak szortírozva, akkor első körben a főmenü / árképzés ablakban kell új árképző sémákat létrehoznunk. Kattintsunk az „Új séma” gombra, majd töltsük ki a séma nevét (pl. általános árazás), végül adjuk meg a felszorzási értékeket. A leugró menük segítségével beállíthatjuk, hogy egy adott ársáv értéke melyik ársávból származzon, tehát pl. az eladási 2-es ársáv az eladási 1-esből, vagy pont a beszerzési 1-esből. A szöveges mezőben pedig megadhatjuk, hogy hány százaléka legyen a forrás ársávnak. A mintaképen látható példában az „általános” séma a „Beszerzési ár 1” ársáv alapján képzi a „LISTAÁR” ársávot, méghozzá 150%-os szorzóval, tehát ha az ezzel a sémával árképzett termék 1-es beszerzési árához beírunk 1.000 Ft-ot, akkor az eladási listaárba 1.500 Ft-ot fog kikalkulálni a rendszer.
Megadhatunk százalékos felszorzó érték helyett hasznot is, csak pipáljuk be a „haszon megadása” jelölőt, ez esetben azt adhatjuk meg, hogy a képződő új összeg hány százalékban tartalmazzon hasznot, pl. az 1500 Ft-os eladási ár 33% profitot tartalmaz csak, ha 1000 Ft a beszerzési árunk. Haszon beállítás esetén az előző példánál maradva 33% megadásával kapjuk meg 1000 Ft után az 1500 Ft-ot.
Ha felvittünk mindent az új sémához, nyomjuk meg a „Mentés újként” gombot, és az új séma megjelenik a sémák listájában középen.

Ezután a bal oldali csoportfában látható csoportjainkhoz kell hozzárendelnünk a létrehozott árképző sémákat. Jelöljük ki a csoportot, majd jelöljük ki a kiválasztott árképző sémát, végül kattintsunk a „hozzárendel” gombra. Vagy elég csak a séma nevére duplán kattintanunk. A „Hozzárend. töröl” gombbal tudunk hozzárendelést törölni.
Elég csak a főcsoporthoz hozzárendelnünk egy adott sémát, amennyiben az alcsoportokat ugyanolyan módszer szerint szeretnénk árképzéssel ellátni, mivel a hozzárendelés a teljes alcsoportfán egyaránt érvényesül. Amennyiben szeretnénk, hogy egy alcsoport más árképzésben részesüljön, elég csak ahhoz hozzárendelni egy másik árképző sémát.

A fenti ábrán látható, ahogy a termékek főcsoporthoz az „Általános” nevű séma van hozzárendelve, ez a séma érvényesül a „Termékek” és az „Alcsoport1” csoportban is, míg az „Alcsoport2” csoporthoz az „Általános2” árképző séma van hozzárendelve, ezáltal az a csoport máshogy van számoltatva.
A példánál maradva, amennyiben az „Általános2” séma olyan ársávot nem definiál, amilyet az „Általános” séma igen, akkor egy vegyes árképzés érvényesül végül, bizonyos ársávokat az „Általános2” képez, másokat pedig az „Általános”. Ezzel a módszerrel létrehozhatunk úgynevezett módosító árképző sémákat, melyekkel csak módosítunk egy magasabb szinten lévő, szülő csoporthoz hozzárendelt bővebb árképző séma árképzésén.
Lehetőségünk van arra, hogy alapértelmezett árképző sémát jelöljünk ki, ezáltal a rendszer úgy viselkedik, mintha a kijelölt séma minden csoportunkhoz hozzá lenne rendelve, kivéve azokat, melyekhez tényleg hozzárendelünk egy másik sémát. Ez a funkció veszélyt is rejt magában, mivel nagyon gyorsan az összes beállított termék-árunkat felül tudjuk írni az árképző motor segítségével. Ez azért történhet, mert hiába nem rendeljük hozzá a sémát egyik csoporthoz sem, ha alapértelmezetté tesszük, akkor a rendszer minden olyan terméket átszámol, amelyik nincs árvédettnek beállítva.
Az előzőleg bemutatott problémát kerülhetjük ki azzal, ha az árképzés állítgatása előtt lementjük az összes termékünkhöz tartozó árat, erre szolgál az ablak alsó részén található „Csoport(ok) árainak lementése” és az „Összes ár lement” gomb.

Az árképző motor kerekítési funkciója

Ha egy pl. bruttó 11.110 Ft-os beszerzési árra 25% árrést számoltatunk az 1-es eladási árba, akkor bruttó 13.887,5 Ft-os eladási árat kapunk, 10.000 Ft fölött pedig már megengedhetjük magunknak, hogy akár egész 100 Ft-ra is kerekített eladási árat adunk, tehát a példánál maradva 13.900 Ft-os árat. Hogy ez a kerekítési eljárás automatikusan működjön, kerekítési nagyságrendeket és az azokhoz tartozó kerekített tizedesjegyek számait kell beállítanunk a rendszerben. Ezt a Szervizfunkciók / Beállítások / „Árképzés, időszaki akció – kerekítés” résznél tehetjük meg.

Ebben az ablakban a bal oldali listában adhatjuk meg azt, hogy mekkorák a nagyságrendek, a jobb oldali oszlopban pedig a tizedes-jegyek számát. A képernyő-képen látható példában, ha az eladási ár eléri az 1 Ft-ot, akkor századokra (fillérre) kerekítjük, ha a 10 Ft-ot, akkor tizedre, ha a 100 Ft-ot, akkor egyesekre, ha az 1000-ret, akkor 10-esekre, ha a 10000-ret, akkor 100-asokra. A kipróbálás mezőbe beírt 12345 érték mivel eléri a 10000-et, ezért százasokra lesz kerekítve: 12300 lesz a kerekített érték.
A bruttóra kerekítve jelölődobozzal átállíthatjuk a kerekítő működését, hogy mindig a bruttó értéket kerekítse az adott ársávban, ne a nettót.
Ez a kerekítő motor az árképzőnél az adott termékek beszerzési és eladási árainak kalkulálásában vesz részt, tehát pl. a számláink végösszegét a rendszer ettől függetlenül automatikusan kerekíti az APEH erre vonatkozó jogszabályainak megfelelően.

Automatikus árképzés beállítása és ellenőrzése az árucikk módosítása ablakban

Az árképző rendszer működése egy módosításra megnyitott árucikknél teljes mértékben kikapcsolható az árvédelem pipával (az árucikk-módosítás ablakban). Ekkor az általunk megadott, vagy épp aktuálisan érvényben lévő árak lesznek berögzítve a termékhez. Amennyiben egy módosításra megnyitott terméknél egy eladási árat egyedileg megadunk, átírunk, a rendszer bepipálja (helyettünk is) az árvédelem jelölődobozt, hogy elmentés után ne íródjanak rögtön felül az általunk manuálisan kitöltött árak, az árképző-motor működésbe lépésével.
Az „ÁRKÉPZÉS” gombbal megnyithatjuk a nagy árképzéssel foglalkozó ablakot. Az „AUTOMATIKUS BEÁRAZÁS” gombbal már az árucikk lementése előtt kérhetjük, hogy a program helyettesítse be előre nekünk az árképzés útján létrejövő árakat. Ezzel a funkcióval bekapcsolt árvédelem mellett is kitöltethetjük a módosított termék árait. A „Gyors árfelszorzás” gombbal pedig automatikusan beáraztathatunk egy terméket mindentől függetlenül egyedileg árképző sémát választva sémakiválasztó ablak segítségével.

Tételenkénti árképzés beállítása egy árucikkhez

Amennyiben egy terméket teljesen egyedileg szeretnénk árképző sémához rendelni, tehát függetlenül attól, hogy milyen csoportban van most, vagy lesz a jövőben, nyomjuk meg az Egyedi séma gombot. Az ezután kiválasztott sémát a rendszer a módosított árucikkhez rendeli, és azzal számolja a termék árait, persze csak ha nem kérünk árvédelmet (pipáljuk be). Az egyedi séma-hozzárendelést a „Séma törlése” gombbal törölhetjük.
Az ENSO ugyanebben az ablakban az árképzéssel kapcsolatos gombok alatt ki is írja, hogy melyik séma érvényesül az árképzésben. Ha egyedi sémát jelölünk ki, akkor ezt egy „(egyedi)” utótaggal mutatja nekünk, továbbá azzal, hogy félkövér betűtípussal írja ki a séma nevét.
Ha több séma egyidejűleg érvényesül egy termék árképzésében, akkor azt ugyancsak szövegesen jelzi nekünk a rendszer, ha az árképzés kiírásra rávisszük az egérkurzort.
Az eladási árakon rajta tartva az egérkurzort, az ENSO megmutatja a létrejött árrés százalékos értékét.

Tételenkénti árképzés tömeges adminisztrálása

Lehetőségünk van az egyedileg árucikkekhez rendelt árképző séma-összerendeléseinket, tehát a tételeként egyedileg árképzett árucikkeinket kilistáztatni, adminisztrálni.

Az ablak bal oldali részében láthatóak a már létrehozott árképző sémáink, melyeket egérrel történő kiválasztás után a „Cikkek hozzárendelése” gombbal egyedileg, csoporttól függetlenül hozzárendelhetünk termékeinkhez. A feljövő termékkiválasztó ablakban használhatjuk az EN SO Ügyvitel termék-keresőjének minden funkcióját.
A „cikkeken árvédelem kikapcsolása” jelölődoboz segítségével az egyedi séma beállítása után az ENSO kikapcsolja az esetlegesen beállított árvédelmet a cikkeinket, melyek csak így fogják megkapni az újonnan képzett áraikat.
Ha a bal oldalon kiválasztunk egy árképző sémát, a jobb oldali listában a rendszer megmutatja milyen termékekhez van jelenleg egyedileg hozzárendelve. Ezután a listában böngészve a kijelölt tétel hozzárendelését törölhetjük a „Hozzárendelést töröl” gombbal, vagy az összes hozzárendelést is törölhetjük (a kiválasztott sémáról).

Időszaki akciók ablak

Árképzés, akciózás ablak - Időszaki akciók, jövőbeli árazások fül

Az „időszaki akciók” résznél a jövőben automatikusan érvényesítésre kerülő akciós árakat állíthatunk be a kiválasztott árucikkekhez. A rendszer automatikusan átárazza, majd visszaárazza az akciózással ellátott árucikkeket. A jövőbeli árazás annyiban különbözik az akciózástól, hogy nincs beidőzített visszaárazás, csak átárazás.

Itt elérhető funkciók:

· létező akciók, jövőbeli árazások listázása, szűkítése

· új létrehozása, akár több árucikkre is: ez esetben a rendszer egymás után feladja az összes kiválasztott árucikkhez a létrehozó ablakot

· új létrehozása, azonos: százalékos formában akár egész csoportokhoz is pár kattintással akciót vagy jövőbeli árazást hozhatunk létre, pl. minden adott csoportba tartozó termék árait lecsökkenthetjük 5%-kal

· módosítás, törlés: lehetőségünk van az azonos időben, vagy azonos árazással létrejött akciókat együtt kezelve, egyszerűen módosítani, vagy törölni

Időszaki akciók, jövőbeli árazások működése

Az időszaki akciók segítségével árucikkeket akciózhatunk le, majd áraztathatunk vissza az eredeti árra. A jövőbeli árazással pedig egyszeri átárazást időzíthetünk be egy jövőbeli időpontra. Ennek az átárazó motornak is fontos jellemzője, hogy támogatja a százalékos árképzést, tehát pl. egy egész csoport összes eladási ársávjának árát csökkenthetjük egy hónapra 10%-kal, a sémás árképző motornál már bemutatott kerekítési szabályoknak megfelelően, egy gyorsan felvihető „időszaki akció” segítségével.

Fontos tudni, hogy a leakciózott termékeknél máshogy működik a rendszer kedvezményrendszere is, ámbár ez is testre-szabható. Alapbeállításként az akciózott tételekre nem érvényesül a vevők globális százalékos kedvezménye, sem a százalékos csoport-kedvezménye, sem a termékre adott százalékos kedvezménye, hanem az akciós ár érvényesül. Amennyiben egyedi ára van a vevőnek az akciózott termékre, az egyedi ár csak abban az esetben érvényesül, ha jobb (olcsóbb) ár, mint az akciós ár. Az ársáv-kedvezmény továbbra is működik, minden vevő ugyanabból az ársávból kapja az akciós árait (is), amibe amúgy is be van sorolva. A mennyiségi kedvezmények alapbeállításként nem érvényesülnek az akciós tételekre, de ezt is visszakapcsolhatjuk. A szervizfunkciók / beállítások / számlázás rész alatt az árazás fülön beállíthatjuk, hogyan viselkedjen a rendszer az akciós termékek esetén.

A főablakban listázva láthatjuk a már felvitt és aktív akcióinkat, jövőbeli árazásainkat. Az aktív tétel árazási beállításait a lista alatt mutatja a rendszer. Amennyiben egy jövőben aktiválódó tételről van szó, a felső sorban láthatjuk, hogy mik lesznek a jövőbeli áraink, az alsóban pedig hogy mik a mostani árak. Amennyiben egy már aktív akciózásról van szó, a mostani éles árakat és az akciózás előtti régi árakat tekinthetjük meg itt. Bruttó és nettó árak mutatása között a „bruttó árak” pipával tudunk váltani.

Az alsó és felső listában egyaránt személyre szabhatjuk az oszlopokat a jobb egérgombos leugró menüvel és az alt gombbal előhozható oszlop-személyre szabással. Az oszlopfejlécekre kattintva rendezhetjük is az adott oszlop szerint a listát.

A felső listában bekapcsolhatunk olyan oszlopokat, melyekkel láthatjuk az akcióink kezdő- és végdátumát, állapotát (elkezdve, befejezve), a tételek típusát (akció vagy árazás), az összes ársávhoz beállított műveletet stb.

Amennyiben csak egy termék akcióit keresünk, a „Termékre szűkít” gombbal kiválaszthatjuk azt. A régi akciók mutatása pipával lekérhetjük a már nem aktuális akcióinkat is, melyek lejárati ideje már eltelt.

Az ÚJ gombbal új akciót vagy árazást vihetünk fel egyetlen termékhez. Amennyiben több árucikket szeretnénk akciózni, vagy árazni, a „Több árucikkre” gombot válasszuk. Itt két módszer közül is választhatunk, amennyiben pl. százalékos akciózást tervezünk, tehát 10%-kal leengedjük több termékünk listaárát, érdemes a „Többre, azonos” gombbal kiválasztanunk az összes árucikket, és egyszer megadnunk az akciózási feltételeket százalékos formában. Ha minden egyes terméket egyedileg akarunk leárazni, ez a funkció nem használható, válasszuk a „Több árucikkre” gombot.

A „Módosít” gombbal megmódosíthatjuk azt az akciót, amin épp állunk a listában. Amennyiben tömegesen akciózunk le tételeket azonos szempontok alapján (tehát azonos kezdő és végdátummal), szükség lehet arra, hogy egyszerűen az összes ilyen termékhez tartozó lementett akciót meg tudjuk módosítani, mivel a rendszer minden akciózást külön-külön tétel formájában tárol el. Pl. a befejezési dátumot előrébb tudjuk hozni az összes ilyen akciónál, vagy a százalékos kedvezményes árazást átállíthatjuk 10 helyett 8 százalékra.
Az „Összes azonosat” és „Teljesen azonos.” gombbal egyetlen lépéssel visszanyithatjuk az összes egybetartozó akciózásunkat módosításra, felülírva az összes beállításukat, kivéve a sorhoz hozzárendelt terméket. A különbség a két gomb között annyi, hogy a „Több árucikkre” gomb csak a kezdő és vég-dátumot nézi az akciók azonosnak vételénél, a „Többre, azonos” gomb pedig szigorúbb, csak akkor vesz két akciót azonosnak, ha minden jellemzője megegyezik, tehát az összes árazási beállítása is egyezik a kezdő- és végdátumon kívül.
Ezen két gomb használatánál azt az akciót fogja alapul venni az azonosak keresésénél a rendszer, amelyiken éppen állunk, továbbá mielőtt benyitja módosításra azt, rákérdez, hogy biztosan a megtalált X. db terméket módosítani akarjuk-e.

A „Töröl” gombbal az éppen aktív tételt tudjuk törölni. Az „Összes azonosat” gombbal az összes kezdő- és végdátumra azonos akciót tudjuk törölni, alapul véve az aktuális tételt.

Az „Akciós árú címke nyomtatása” gombbal a címkenyomtatás részt hívhatjuk meg a rendszerben. Annyi a különbség, hogy nem a mostani árral lesz kinyomtatva a címke, hanem a listában éppen aktív akció vagy árazás alapján, a jövőben érvényesülő árral.

Az árucikkek ablakban egy akciós „mosoly” ikon jelenik meg az „Akc” oszlopban azoknál a termékeknél, melyek le vannak akciózva. Ez az oszlop számlázás közben is elérhető.

Időszaki akció, vagy árazás felvitele

Ha rányomunk az ÚJ gombra és kiválasztjuk az terméket, megnyílik az új akció ablak. Itt felül láthatjuk a kiválasztott tétel termékkódját és a megnevezését. Ez alatt választhatunk a fülek segítségével, hogy akciót szeretnénk, vagy átárazást felvinni. Lementés előtt, amelyik fülön állunk, az a típus lesz az érvényes. Akció esetén megadhatjuk a kezdő- és végidőpontot, vagy kérhetjük, hogy „visszavonásig” akcióról legyen szó. Ha így döntünk, a rendszer nem fogja automatikusan kikapcsolni az akciót, tehát visszaállítani az akciós árakat, ez a feladat ránk van bízva. Pl. amikor elfogyott a készlet, akkor manuálisan kikapcsolhatjuk az akciót. Automatikus jövőbeli átárazás esetén csak egy időpontot adhatunk meg, amikor is automatikusan meg fog történni az átárazás.
A megjegyzés résznél egy az akciós listában is megjelenő, akciónkra / árazásunkra jellemző megjegyzést adhatunk meg.
Az ablak alsó részén adhatjuk meg, hogy a 3 beszerzési árunkra és az első 8 eladási ársávunkra hogyan hasson az akciózás. (A 9-16. ársávra nem működnek az akciók!) Minden egyes ársávhoz új fix árat adhatunk meg, vagy százalékosan felülbírálhatjuk, egy másik ársávból származtatva, ugyanúgy, mint ahogy egy árképzési séma esetén tennénk.
Megtehetjük, hogy pl. az első beszerzési árunk az eredeti első beszerzéses árból származzon, csak csökkentse 10%-kal. Ezáltal ha tudjuk, hogy ha a beszállítónk leakciózta egy árucsoportunkat, mi is 10%-kal csökkentett beszerzési árral számolva képezhetjük az eladási árainkat és csak a beszerzési árunkat kell leakcióznunk 10%-kal, az árképző rendszer pedig az első 8 eladási ársáv kiszámolását ugyanúgy elvégzi, mint ahogy az akciózás előtt tette.
Továbbá megtehetjük azt is, mint ahogy a képen látható, hogy csak az eladási ársávok közül az első 2 értékét csökkentjük 90%-ra, ezáltal 10% kedvezményt adva az amúgy előálló árból.
A rendszer a bal oldali oszlopban megmutatja, hogy az esetleges jelenlegi árképzés hogyan képzi az adott ársávot, továbbá folyamatosan mutatja az eredeti és a jövőben létrejövő árakat a jobb szélső oszlopban, és a kedvezmény mértékét.
A jelenlegi árképzéses százalékokat beemelhetjük további felhasználásra az „Árképzést áttölt” gombbal, a jelenlegi termék-árakat pedig az „Árakat áttölt” gombbal másolhatjuk be a szövegdobozokba.
Az ablak jobb-felső sarkán lévő „bruttó árak használata” jelölővel átválthatunk minden árat bruttó árakra. Ebben a módban a fix árakat is bruttóban várja a rendszer.
Az „árképzés kerekítése” pipával pedig kérhetjük, hogy a százalékos módon kiszámolt árakat a rendszer az árképzési kerekítési beállításoknak megfelelően kerekítse.
A „Mentés” gomb megnyomásával az új akció / árazás lementésre kerül.
Amennyiben „Több árucikkre” gombbal több tételhez kértünk akció felvitelt, a rendszer feldobja a következő termékhez is ugyanezt az akció felvitele ablakot. Amennyiben a „Többre, azonos” gombbal kértünk akciózást, a rendszer az összes kijelölt termékhez lementi ugyanazt az akciózást / árazást, melyet ebben az ablakban beállítottunk.

Mennyiségi kedvezmények ablak

A „Mennyiségi kedvezmény” résznél mennyiségi sémákat, és azokhoz tartozó kedvezményes árszorzó sémákat hozhatunk létre. Ezeket árucikkekhez rendelve, az adott árucikkeket a mennyiségi sémában megadott mennyiségek fölött, az árszorzó sémában megadott kedvezményes árakon vihetik a vevők.

Mennyiségi kedvezmények működése

Az ENSO Ügyvitellel lehetőségünk van arra, hogy vevőink nagyobb mennyiséget elérő vásárlás esetén kedvezményes áron kaphassák meg bizonyos termékeinket. Gyakorlati működését tekintve, amennyiben a következő mennyiségi határt eléri a vásárlás egy adott mennyiségi kedvezménnyel rendelkező tételből, az teljes vásárolt mennyiséget a csökkentett kedvezményes áron viheti a vevő. Ha úgy dönt, hogy az erre rákövetkező mennyiségi határértéket is megéri neki megvásárolni, ugyancsak a teljes mennyiséget a még inkább kedvezményes áron viheti.

A mennyiségi kedvezményezés beágyazva, teljes rendszert alkotva dolgozik együtt az ENSO teljes kedvezményezési rendszerével. Amennyiben egy vevőnek a százalékos kedvezményei révén eleve egy jobb ára lenne, mint amilyen mennyiségi kedvezményes ár adódik, azzal vásárolhatja meg a terméket, tehát mindig a jobb lehetőséget adja a rendszer. Ha egy vevőnek pl. fixen beállított ára van a termékre, viszont a mennyiségi kedvezményezés révén a listaárból kiindulva egy még jobb árat kaphatna, akkor ezt viszont jelzi a rendszer és élhet is vele.

Felhasználási példa a mennyiségi kedvezményezésre az, hogy ahogy eléri egy termékből a csomagolási egységeket, tehát a zsugoros / raklapos mennyiséget a vásárló, akkor kap mennyiségi kedvezményes árat.

Példaként amennyiben a mennyiségi határértékek 6 db, 24 db, 120 db, a listaár pl. 1000 Ft, a kedvezményes árak pedig 950 Ft, 925 Ft, 900 Ft.
Amennyiben a vevő 5 db-ot akar venni a tételből, számlázás közben az ENSO jelzi, hogy 6 db-nál már 1000 Ft helyett csak 950 Ft lenne, tehát 5 x 1000 helyett 6 x 950-et kellene fizetnie. A kimenő bizonylatra 950 Ft-os listaáron kerülnek rá a tételek, a gyakorlatban a példánál maradva viszont lehet úgy is számolni, hogy az első 5 db-ot 1000 Ft-os listaáron kapja a vevő, a 6.-at 1000 Ft helyett 700 Ft-ért kapja. Ha a vevő úgy dönt, hogy eléri a 6 db-os mennyiséget, a rendszer jelzi a számlázónak, hogy még 18 db (összesen 24 db-tól) vásárlása után már a még jobban lecsökkentett 925 Ft-os egységáron vihetné a tételt. Látható, hogy a mennyiségi kedvezmények hatására a vásárolt mennyiség terén alkudozás kezdődhet meg az eladó és a vásárló között, a kedvezményesebb árak és a nagyobb vásárolt mennyiség irányába sarkallva a vevőt.

Az előző kép szemlélteti, hogyan jelez a rendszer az eladónak a mennyiségi kedvezmény lehetőségéről.

Egyedi mennyiségi kedvezményezés

A mennyiségi kedvezményrendszert egyszerűbb árucikktörzs esetén a legegyszerűbb módon úgy építhetjük fel, hogy minden egyes árucikkünknél egyedileg megadjuk az árucikkre jellemző adatokat. Ehhez nem kell mást tennünk, minthogy belépünk egy árucikk módosításába, majd a második, „Egyebek” fülön egyedileg kitöltjük a „Mennyiségi kedvezmény” részt mindkét oldalát. A bal oldalon adhatjuk meg a mennyiségi nagyságrendeket, tehát hogy mekkora mennyiséget kell elérnie a vásárlónak. A jobb oldalon pedig a mennyiségi, kedvezményes árakat adhatjuk meg folyamatosan csökkenő szisztéma alapján, vagyis azt, hogy a mennyiség elérése esetén milyen áron viheti a tételt a vevő. Egy sor mennyisége és ára összetartozik. Az árak fölött láthatjuk a termékünk jelenlegi beszerzési és eladási listaárát, ehhez viszonyítva állíthatjuk be a kedvezményes árakat. A rendszer figyel arra, hogy a listaárnál kisebb árakat adjunk meg és azokat is csökkenő rendben.

Séma alapú mennyiségi kedvezményezés

Az előzőekben bemutatott egyszerű módszeren kívül lehetőségünk van egy komplexebb, komolyabb lehetőségeket adó módszert is használni.

A következő esetek bármelyike esetén célszerű ezt a rendszert használnunk:

· túl sok terméket kell beáraznunk, egyesével nem megoldható

· az árképző rendszer miatt folyamatosan változnak az áraink

· százalékosan akarjuk megadni a kedvezményes árainkat.

· eladási ársávonként (vevőkategóriánként) különböző feltételeket szeretnénk szabni

Az árképzés beüzemeléséhez hasonlóan itt is sémákat kell létrehoznunk, amiket hozzárendelhetünk az egyes árucikkekhez. Két sématípust tudunk egymástól függetlenül használni: a mennyiségi sémát és az árszorzó sémát. Az egyik a mennyiségi nagyságrendeket adja meg, a másik pedig a mennyiségi kedvezményes árakat százalékos formában.

A mennyiségi kedvezményrendszer sémáit felvinni és tömegesen árucikkekhez rendelni a főmenü „Árképzés, akciózás” gombjával feljövő ablak „Mennyiségi kedvezmény” fülén tudunk.

Mennyiségi sémák

Az egyik sématípus a mennyiségi séma. Ezzel a mennyiségi határértékeket adhatjuk meg, függetlenül a vevő-ársávoktól és az áraktól. Egy mennyiségi séma egy termékhez rendelve megadja, hogy abból a termékből mik azok a mennyiségek, amiket vásárolni kell, hogy egyre olcsóbb kategóriába essen a vevő.

A mennyiségi sémák kezelése az első fülön történhet. Egy új séma felviteléhez töltsük ki a mennyiségi nagyságrendeket jelölő szövegdobozokat, adjuk meg a sémánk nevét, majd nyomjuk meg az „ELMENT ÚJKÉNT” gombot. Ezután a mennyiségi séma bekerül a listába. Ha teljesen „nulláról” szeretnénk új sémát létrehozni, nyomjunk rá az „Ürít” gombra.

Meglévő mennyiségi séma módosításához jelöljük ki a sémát, módosítsuk meg a mennyiségeket és/vagy a séma nevét, majd nyomjunk rá a „MÓDOSÍT” gombra.

A egy adott sémát tömegesen árucikkekhez rendelni úgy tudunk, hogy kijelöljük a sémák listájában, majd rákattintunk az „ÁRUCIKKEKHEZ RENDEL” gombra. Az ezután feljövő termék-kiválasztó ablakban pedig kikeressük azokat a cikkeket, melyekhez hozzá szeretnénk rendelni.

Sémát törölni a „TÖRÖL” gombbal tudunk.

Árszorzó sémák

A másik sématípus az árszorzó séma. Ezek a sémák adják meg százalékos formában, hogy egy mennyiségi nagyságrendet elérve hány százalékra kell lecsökkenteni a termék adott ársávban beállított árát, hogy ezáltal megkapjuk a mennyiségi kedvezményes árat. Minden egyes ársávhoz külön-külön megadhatjuk a maximum 8 db. kedvezményes százalékos szorzót, melyek együtt dolgoznak majd a mennyiségi sémában megadott mennyiségi nagyságrendekkel.
Az árszorzó sémák valamelyest függetlenek a mennyiségi sémák által megadott fix, konkrét mennyiségektől, csak az árkedvezménnyel foglalkoznak. Mindegy, hogy egy terméknél pl. 24 db-ot rendeltünk a 2. mennyiségi nagyságrendhez, vagy 240-et, egy árszorzó séma csak azt adja meg, hogy ha a termékből eléri a vásárló pl. a 2. nagyságrendet, akkor 85%-ra csökkentett listaáron lehet értékesíteni. Így a mennyiségi és árszorzó sémák egymástól függetlenül hozzárendelhetőek az árucikkekhez, majd utólag még finom-hangolhatóak is anélkül, hogy újra meg kéne ismételnünk a hozzárendelési folyamatot.

Az „Árszorzó sémák” al-fülon vihetjük fel a mennyiségi kedvezményeinkhez kapcsolódó árszorzó sémákat. Ezen sémáknak is nevet adhatunk, mely segítségével később árucikkekhez rendelhetjük azokat. Látható, hogy az első 8 ársávhoz külön-külön százalék-értékeket vihetünk fel. Konkrétabban egy adott ársávhoz felvihetjük az összes mennyiségi nagyságrendhez tartozó százalékos szorzót. A képen látható példában, a listaáras vevők ha elérik az 1.-es mennyiségi nagyságrendet, a saját listaáruk 90%-át kell kifizetniük, ha a 2. nagyságrendet, akkor 85%-ot stb.. A „Nagyker ár.” ársávba tartozó vevők viszont csak 5% kedvezményt kapnak (a 95-ös érték miatt), ha elérik az első mennyiségi nagyságrendet, és csak 10% kedvezményt, ha elérik a 2.-at.

Új sémát felvinni úgy tudunk, hogy kitöltjük azon százalék-mezőket, melyeket érvényesíteni akarunk, adunk egy nevet a sémának és rákattintunk az „ELMENT ÚJKÉNT” gombra. Meglévőt módosítani úgy tudunk, hogy kijelöljük a felső séma-listában, átírjuk a cellák értékeit, majd rányomunk a „MÓDOSÍT” gombra.

Sémát törölni a „TÖRÖL” gombbal tudunk.

Séma árucikkhez rendelése árucikk-módosítás során

Egy kiválasztott árucikk módosításánál az egyedi mennyiségi kedvezmény-értékek megadása helyett választhatunk ki már meglévő mennyiségi sémát és mennyiségi ársémát is, melyeket így gyorsan hozzárendelhetünk az adott cikkhez.

A „Sémaválasztás” gombokra kattintva egy kiválasztási ablakból böngészhetjük ki a megfelelő mennyiségi sémát vagy a mennyiségi ársémát. A mennyiségi nagyságrendek értékei megjelennek bal oldalon, viszont az árséma értékei nem, hisz ahhoz 8 x 8 mezőre lenne szükség, mivel az első 8 ársávhoz egyedileg beállíthatóak az értékek. A kiválasztott sémák neveit az ENSO alul megjeleníti. Megtehetjük, hogy mennyiségi nagyságrendnek pl. egyedi értékeket adunk meg, az árazási értékeknek viszont százalékos formában sémát választunk ki, és fordítva is.

Tételenkénti árképzés ablak

A „Tételenkénti árképzés” résznél a már meglévő árképző sémáinkat rendelhetjük hozzá egyedileg árucikkekhez, az eredeti csoportokhoz hozzárendeléses módszer helyett.

Bővebb információ a témakörről a „Tételenkénti árképzés tömeges adminisztrálása” résznél fentebb.

Vevőhöz rendelt kedvezmények

Minden vevőhöz egyedi árakat rendelhetünk, százalékos kedvezményeket adhatunk termékcsoportokra, vagy akár minden egyes árucikkre is. Ha az ársávokat jól határoztuk meg, sok esetben elég az ügyfelet megfelelő ársávba sorolni. Számla vagy szállítólevél írásakor a program a kedvezményablakban meghatározott árakat fogja megjeleníteni, alapértelmezett árként adni. Ezt az ablakot egyetlen gomb megnyomásával, számlázás közben is elérhetjük. Az alábbi ablakban láthatjuk az ügyféllel szerződésben rögzített árakat.

Leltározás

Leltározás ablak - első fül

Leltározás ablak - második fül

A leltározással kapcsolatos kétfüles, főmenüből elérhető ablak első fülénél tudjuk leltáríveinket felvinni, adminisztrálni, törölni, a második fül segítségével leltárrá összevonni, továbbá kinyomtatni. Az összevonás műveletet szabhatjuk testre (tételek kiegészítése, árak frissítése stb.), továbbá egyedi nyomtatási beállításokat adhatunk meg (pl. mely részek szerepeljenek a nyomtatáson).

Leltározás működése

Leltározásnak hívjuk az ENSO Ügyvitelnél azt a folyamatot, amikor teljes árukészletünket, vagy annak egy részét a valóságban összeszámoljuk, és a kapott adatokat egy vagy több leltáríven rögzítjük. Amikor elkészültünk az összes szükséges árukészlet felvitelével, a felvitt egy vagy több leltárívet összevonjuk egy rész- vagy teljes leltárba, majd az összevont leltárunkat kinyomtathatjuk, és ezzel lezárul a leltározás.

A leltárívek leltárrá való összevonásakor a leltárívekben részt vevő árucikkek (teljes leltár esetén pedig a további árucikkek) készlete aktualizálásra kerül.

Készletkezelés

Az ENSO Ügyvitelben minden árucikk készlete (keszl adatmező), lefoglalt mennyisége (lefoglalva adatmező), kiadandó mennyisége (kiadando adatmező) és szabad készlete külön le van tárolva, ezáltal az árucikkek gyors listaszerű megjelenítése közben folyamatosan láthatjuk melyik tétel milyen készlettel rendelkezik.

A készletérték jelzi, hogy a raktárban mennyi árut kell találnunk, ha odamegyünk és megszámoljuk. A kiadandó jelzi (bekapcsolt raktárkiadás esetén), hogy mekkora az a mennyiség, ami még a raktárban van, de már szállítólevélen vagy számlán egy vevő részére eladtuk, de még a raktár nem adta ki. A lefoglalva mező jelzi (megrendeléseknél bekapcsolt készletfoglalás esetén), hogy mekkora mennyiség van bejövő vevői megrendelések által lefoglalva. A szabad készlet pedig azt a maradék mennyiséget jelzi, amit szabadon értékesíthetünk, vagyis a raktárkészlet – lefoglalva – kiadandó = szabadkészlet értéket.

Ha esetleg ezek a készlet-értékek elcsúsznak (pl. áramszünet, vagy hardverhiba miatt), az ENSO gyorsan aktualizálni tudja azokat, csak menjünk be a főmenü / szervizfunkciók ablakába és kattintsunk a raktárkészlet aktualizálás gombra.
Az ENSO Ügyvitelben letárolt kiadások és bevétek mindig relatív plusz-mínusz értékeket jelentenek az árukészlet szempontjából, míg a leltározás egy fixen rögzített készlet-értéket. A leltározás minden készletkezeléssel kapcsolatos funkció számára kiindulási pontot jelenthet, míg a többi készletmozgás nem. Az előzőekből adódóan előnyös, hogy ha készletet szeretnénk korrekciózni, akkor nem egyszerű bevételezéssel, vagy raktárkiadással módosítjuk meg a különbséget, hanem a leltározás segítségével javítjuk ki egy pontosan felvitt értékre. Így pl. ha egy a leltározás előtti bevételezést lemódosítunk, nem fog megváltozni a készletünk, hisz a leltározás miatt pontosan beállítottuk azt.

Leltártípusok

Részleges leltár

Csak a leltárívekre felvitt tételek kerülnek rá az összevont leltárra, nyomtatásban is csak ezek a termékek jelennek meg, a többi termék készlete sem változik meg. Ezen leltártípus segítségével akár pár tételt is leleltározhatunk, ha rájövünk, hogy valami miatt elcsúszott a készletük (pl. téves bevételezés vagy eladás miatt). Ehhez csak annyit kell tennünk, hogy felvisszük azt a pár tételt egy leltárívre, aminek a készletét le akarjuk leltározni, majd az egy szem leltárívet a leltárösszevonás fülnél részleges leltárrá összevonjuk.

Teljes leltár - kiegészített árucikkek üres készlettel

Teljes leltár – kiegészített árucikkek aktuális készlettel

Minden árucikktörzsben található termék rákerül az összevont leltárra. Azok, melyek a leltáríveinken is szerepelnek, a leltáríveken szereplő készlet összértékével kerülnek leltározásra. Ha többször vittük fel, a felvitelek összmennyiségével kerül leltározásra. Azon termékek, melyeket nem vittünk fel egyetlen nyitott leltárívre sem, azok készlete az aktuális ENSO rendszer által „hitt” készlettel kerül leleltározásra. Ezen meghagyott készletű termékeknél a készlet-eltérés értéke is 0 lesz.
Ez a típus akkor hasznos, ha tudjuk, hogy a készlet rendben van, mert pl. évközben az összes csoportot külön-külön leleltároztuk és nem akarunk mindent újra megszámolni.

Szüneteltetett készletmozgású és folyamatos leltározás

A szüneteltetett készletmozgású leltározás módszerét választva (ez az alapértelmezett), a rendszer azt feltételezi, hogy az összes nyitott leltárívre felrögzített készlet a leltárösszevonás készlet-dátumilag beállított, meghatározott pillanatában a raktárunkban pontosan megvolt. Ez a módszer akkor használható, ha megszakítjuk a leltározás idejére a készletmozgást, tehát máshogy kifejezve, bezár a cég. Ha a felrögzítés közben bevételezünk, vagy értékesítünk, tehát változik a készletérték, a megszakított leltározás hibás eredményt hozhat, elcsúszhat a cég készlete.

A folyamatos leltározás módszere azt feltételezi, hogy leltározás közben történni fog készletmozgás, a cég nem zár be a leltározás idejére. Ezen módszer használata mellett nyugodtan adhatunk el vagy vételezhetünk be termékeket a leltárívek felvitele közben.

Ahhoz, hogy mégis pontos legyen a leltározás, két elvárást támaszt a felhasználóval szemben:

· egy tételt csak egyszer vigyünk fel a leltárívekre, hiába több helyen van a raktárunkban, összeadott készletértéket vigyünk fel

· minden egyes tétel letárolásának pontos időpillanatában valóban annyi legyen a készlet, mint amennyit felviszünk (tehát amikor a tétel „alulra kerül” a leltározási ablakban)

Mivel az ENSO másodperc pontosan tárolja le a leltárívre kerülés pillanatát és az értékesítések / bevételezések pillanatát is, az előbbi 2 feltétel teljesülése esetén hiába mozog leltározás közben a készlet, az összevonáskor minden tétel készlete megfelelő lesz.

Múltbeli dátumra történő leltárösszevonás

Szüneteltetett készletmozgású leltározás esetén (lásd feljebb) megtehetjük, hogy pl. papír alapon felrögzítjük a cég teljes árukészletét, de mivel nincs időnk rögtön felvinni azt leltárívekre, ezért a leltárösszevonást csak később tesszük meg. Ha pl. január elején megszámoltatjuk a teljes készletünket, de a mennyiségeket nem visszük be a rendszerbe, csak februárban, akkor is összevonhatjuk utólag a leltárunkat egy pontosan megadott januári napra. Ehhez a Leltár-összevonás ablakban a Leltár-kelte dátum-beállító dobozt múltbeli időpontra kell állítani, majd így összevonni a leltáríveinket.

Ekkor a rendszer a leltárösszevonás folyamatát kibővítve készletaktualizálással újraszámoltatja a készletet, tehát a megadott effektív készletre kerülési dátum után történt készletmozgást újra összeszámolva állítja be az aktuális készlet-értékét termékeinknek. Továbbá a rendszer visszamenőleg kiszámolja, hogy mennyi volt a leltár készletre-kerülésének múltbeli időpontjában a pontos árukészletünk, hogy pontos leltár-eltérés információt tudjon adni.

Bizományba adott készlet leltározása

Lehetőségünk van arra, hogy leltáríveinkre ne a saját raktárkészletünket vigyük fel, hanem az egyik bizományos vevőnk részére bizományba adott árukészletet. Ezután leltár-összevonáskor be kell kapcsolnunk a bizományos leltározást jelölő pipát, ki kell választanunk a bizományos vevőt és így a leltározás nem a mi, hanem a vevő bizományos készletét módosítja le.

Bizományba kapott tételek leltározása

Azokat az árucikkeket, melyeket bizományos bevételezés útján készletezünk, ugyanúgy leltárívekre vihetjük, mint a többi „egyszerű” tételt. Fontos tudni, hogy a leltár nyomtatási képén sincsenek megkülönböztetve ezek, a nyomtatási beállításoknál külön kérnünk kell, ha csak a bizományos tételek nyomtatását szeretnénk. Célszerű külön leltárívekre rögzíteni a különböző bizományos beszállítóink készletét, hogy kényelmesen adminisztrálhassuk, kinyomtathassuk azt.

Leltározási terméklista nyomtatása

Amennyiben számítógépes segítség nélkül szeretnénk megszámolni készletünket, nyomtathatunk az ENSO Ügyvitel segítségével leltározási terméklistát. Ehhez nyomjuk meg a Főmenü / Leltározás ablak első fülén található „Terméklista nyomtatása” gombot, és a „Leltár” lekérdezések rész alatt válasszuk a Terméklista nyomtatása lekérdezést.

A lekérdezés-eredmények ablakban bekapcsolhatjuk a számunkra fontos oszlopokat, pl. kinyomtathatjuk a termék megnevezését, vonalkódját, eladási listaárát, aktuális készletét stb. Az „ujmenny” adat-oszlop segítségével egy üres oszlopot vihetünk fel a papírra, ahova kézzel beírhatjuk nyomtatás után a megszámolt tételeket. Ezt a listát utólag felrögzítve leltárívekre elkészíthetjük leltárunkat.

Leltárívek felvitele

Nyissuk meg a főmenü „LELTÁR” gombjával a leltározás ablakot. Ennek első fülén, ha teljesen új leltárívet szeretnénk kezdeni, kattintsunk az „ÚJ” gombra. Ha egy meglévőt szeretnénk bővíteni / módosítani, jelöljük ki a listában, majd kattintsunk a „MÓDOSÍT” gombra. Mindezen funkciókat természetesen a billentyűzet le-fel nyílbillentyűivel és az Insert vagy az F4 gombbal is elérhetjük.

Ezután a leltárív felviteli ablakba kerülünk. Itt felül megadhatunk egy leltárívre jellemző megnevezést vagy megjegyzést, és megadhatjuk a leltárív dátumát. A dátum mező a készlet megszámolásának dátumát jelöli, kivéve, ha értékesítés közbeni folyamatos leltározást választunk, mivel ilyen esetben minden egyes tétel pontos lementési ideje a mérvadó.

Ezután ugyanúgy, ahogy pl. számlázásnál vagy bevételezésnél tennénk, vigyük fel a termékeket egyesével. Használhatjuk az ENSO termék-keresőjét, szűkíthetünk egy vagy több csoportra, kereshetünk vonalkódra stb. Mennyiségnek a megszámolt készlet-mennyiséget adjuk meg. Árnak a termékek beszerzési ár 1-es mezője kerül be. Ezt az értéket leltárív-összevonáskor felülbírálhatjuk majd.

Ha minden tételt felvittünk, mentsük le a leltárívet az „ELMENT” gombbal, ezután visszakerülünk a leltárívek és összevont leltárok listájához:

A képen két felvitt leltárív látható, az Összevonva és a Leltárkód oszlop is üres, ezzel jelöli a rendszer, hogy ezek egyszerű leltárívek (nincs leltárkódjuk), továbbá nincsenek összevonva sem (nincs összevonási kódjuk). Az „lkod” oszlop tartalmazza az egyedi azonosítóját minden leltárívnek vagy leltárnak.

Leltárívek, leltárok fül

Az „ÚJ” gombbal új leltárívet vihetünk fel. A „MÓDOSÍT” gombbal meglévő leltárívet, vagy már összevont leltárat módosíthatunk meg. Összevont leltár módosításánál a raktárkészlet újra aktualizálásra kerül.
Ezen a fülön lehetőségünk van leltárívek nyomtatására, PDF formátumban való elmentésére. Az „Oszlopok – lekér” gombbal beállíthatjuk, hogy nyomtatásnál milyen oszlopok szerepeljenek.

Több diagnosztikai funkció áll rendelkezésünkre:

· A „leltárívekből kimaradtak” gombbal lehetőségünk van lekérdezni azokat a termékeket, melyeket nem rögzítettünk fel egyetlen nyitott leltárívre sem, tehát valószínűleg nem számoltunk össze. Az ENSO rákérdez arra, hogy hozza-e csak azokat, melyek a rendszer szerint készleten vannak, tovább szűkítve a listát.

· A „Cikk keresés” gomb ráugrik arra a legutolsó leltárívre, vagy összevont leltárra, amelyikben a kiválasztott termék megtalálható, és egy ablakban feldobja, hogy milyen mennyiséggel és beszerzési árral szerepel.

A leltározás megmódosítsa után a jobb egérgombbal felugró menüből kiválasztva a „tételre ugrás” opciót, alul is kikereshetjük a tételt.

· A „Cikk listázás” gomb egy kiválasztott termék összes leltározás-beli előfordulását lekérdezi, legyen az leltáríven vagy összevont leltáron.

· A „Lekérdezések” gomb megnyitja a leltározás részt a lekérdezések ablakban, így gyorsan elérhetjük a leltározással kapcsolatos lekérdezéseket:

o nyitott leltárívre többször felvitt tételek listázása, egy leltáríven belül és összes leltárívet nézve is

o nyitott leltáríven szereplő össz-készlet lekérdezése

o nyitott leltárívre nullás készlettel felvitt tételek lekérdezése

Leltárívek összevonása

Miután felvittük az összes leltározni kívánt készletet leltárívekre, össze kell vonnunk azokat. Erre a leltározás ablak második füle ad lehetőséget:

Az összevonási beállítások résznél kell az összevonás előtt beállítanunk minden leltározással kapcsolatos opciót:

· az összevonás típusa alapján lehet részleges, vagy teljes (erről pár fejezettel előrébb olvashat)

· kérhetjük, hogy a nyitott leltárívekből csak kiválasztottakat vonjon össze a rendszer, ezáltal külön leltárra kerülhetnek különböző legfőbb árucsoportjaink, vagy különböző termékpalettáink, rész-vállalkozásaink készletei stb.

· megadhatunk nyomtatási keltét, ami a leltár nyomtatásánál szereplő dátum lesz

· megadhatunk leltár keltét, ami az összevont leltár készletének érvényességi dátumát adja meg, tehát azt a napot, amikorra minden termékünk készletét be fogja állítani a rendszer a leltározásnak megfelelően.

o Ez a beállítás múltbeli dátum is lehet (bővebben lásd feljebb).

o Folyamatos leltározás esetén ezt a dátum-érték nem használja a rendszer, minden egyes tétel pontos lementési időpontját használja fel.

· bekapcsolhatjuk a folyamatos leltározás alapján történő összevonást (az erről szóló rész előrébb), továbbá megadhatjuk, hogy a rendszer hogyan kezelje le, ha többször viszünk fel ugyanolyan tételt

· kérhetjük a leltárívekre felvitt tétele árainak frissítését több szempont szerint:

o aktuális beszerzési ár szerint

o legutolsó bevételezésben szereplő ár szeint

o elszámoló ár alapján (eddigi összes bevételezés átlagos ára alapján)

o FIFO szerinti átlagos beszerzési ár alapján: tehát az aktuális raktárkészlet ténylegesen bevételezett átlagos ára alapján (First In – First Out, vagyis amit először megvettünk azt adjuk el először, ami a raktárkészleten van, az az utolsó egy vagy több bevételezésből jön)

o súlyozott csúsztatott (görgetett) átlagos beszerzési ár alapján: minden egyes eladás átlagos FIFO ár szerint csökkenti a készletértéket, a bevételezés pontos bevételezésen megadott beszerzési árral növeli a készletértéket, a kialakult készletérték egy mennyiségi egységre leosztott értéke adja a tétel leltáron szereplő árát

· kérhetünk bizományba adott készlet leltározását (bővebben visszább)

Alapbeállításként az összes nyitott leltárívet összevonja a rendszer, és részleltárként csak azokat a tételeket leltározza le, melyek fel lettek rögzítve az ívekre.

Ha megvagyunk a beállításokkal, kattintsunk a „Leltárívek összevonása” gombra! Ha befejeződött a leltármentés, az első fülön megtalálhatjuk a kész leltárívet:

A listában zöld színnel szereplő sorok összevont részleltárra utalnak, míg a piros sorok összevont teljes leltárra.

Amennyiben valamit mégis elrontottunk az összevonás előtt, kérhetjük az összevont leltár módosítását is a rendszertől, de érdemes lehet az összevont leltár törlése után a hibásan felrögzített leltáríveket megmódosítani, mivel ezután újra összevonhatunk.

Leltár- és leltárív-nyomtatás

A leltározás ablak 3. „Nyomtatás, egyebek” fülén tovább hangolhatjuk a nyomtatási képet:

· beállíthatjuk, hogy ne kerüljenek rá a teljes leltár nyomtatási képére a 0-s készletű tételek

· kérhetünk különbözeti listát, avagy csak az eltérő készlettel leltározott tételeket nyomtatja a rendszer

· kérhetjük, hogy csak azokat a tételeket mutassa, melyekkel ki kellett egészíteni a leltárat

· a nyomtatási kép végére kérhetünk különféle összesítéseket:

o készlet-eltérést

o eladási listaáras végösszeget

o bruttó árat minden bekapcsolt összegzés-típushoz

· rendezhetjük különféle sorrendek szerint a tételeket

· ki-/bekapcsolhatjuk a bizományos tételek nyomtatását

· kérhetjük csak bizonyos oldalak kinyomtatását (ha pl. egy több-száz oldalas nyomtatásnál csak pár oldal hiányzik, vagy változott, nem kell újranyomtatnunk a teljes leltárt)

· álló és fekvő nyomtatási-orientációt választhatunk

· itt is beállíthatjuk a kinyomtatott oszlopokat (az „Oszlopok - lekér” gombbal)

· menthetünk PDF formátumban

Megrendelések, árajánlatok kezelése

A rendszerben a többi típushoz hasonlóan lehet adminisztrálni a cég bejövő (vevő rendel a cégtől) és kimenő (cég rendel a beszállítótól) megrendeléseit, továbbá a vevők részére kiadott árajánlatokat. A főmenüből elérhető Megrendelések ablakban (neve a megrendelések szóból ered) mindhárom típus egy-egy fület kapott. Mindegyik fül alapbeállításként két részre van osztva, felül látható a megrendelések és árajánlatok listája, alul pedig az éppen kijelölt megrendelés vagy árajánlat tartalma (az árajánlat tételei).

Bejövő megrendelésekkel elvégezhető funkciók:

· létrehozás, törlés, módosítás, kivetítés, nyomtatás

· összevonás

· számlává, szállítólevéllé alakítás

· proforma (előszámla) nyomtatás

· állapot (pl. előkészítés alatt) módosítás

· szűkítés vevőre, keresés kódra

Kimenő megrendelésekkel elvégezhető funkciók:

· létrehozás, törlés, módosítás, kivetítés, nyomtatás

· összevonás

· bevételezéssé alakítás

· szűkítés beszállítóra, keresés kódra

Árajánlatokkal elvégezhető funkciók:

· létrehozás, törlés, módosítás, kivetítés, nyomtatás

· kimenő megrendeléssé, bejövő megrendeléssé, számlává, szállítólevéllé alakítás

· szűkítés vevőre, keresés kódra

Bejövő megrendelések

A cégünk részére vevőinktől érkező bejövő megrendeléseket rögzíthetjük a rendszerben. A főmenü megrendelések gombjával a Megrendelések ablakba érkezünk, ahol az első fülön láthatjuk a felvitt vevői megrendeléseket. Attól függően, hogy hogyan állítjuk be a rendszert, ez az ablak kétféleképp is megjelenhet, pontosabban ha bekapcsoljuk, tartalmazhat vevőkiválasztó ablakrészt. Ezt a szervizfunkciók / beállítások / megrendelések / „bejövő megrendelések ablak kiegészítve vevő kiválasztással” pipával kapcsolhatjuk be. Ez esetben így épül fel a megrendelések ablak első füle:

Bekapcsolt vevőkiválasztással felül rögtön vevőre kereshetünk az ismert vevőkereső motorral, továbbá az „összes vevő megrendelése” gombbal kilistáztathatjuk az összes vevőnk megrendelését, ahogy alapértelmezetten a kikapcsolt vevőkiválasztás esetén listáz az ENSO.

A megrendelések ablakrészben kijelölt megrendelés tartalma alul listázódik. Itt is személyre szabhatjuk az oszlopokat, ahogy a rendszer többi szabványos táblázatánál is.

Amennyiben szeretnénk, a rendszer automatikusan lefoglalja a megrendelésekkel felrögzített áru-készletet. Ezt a szervizfunkciók / beállítások / megrendelések / 1. fül / „a megrendelések foglalják le a készletet” pipával tehetjük meg. Amennyiben változtatunk ezen, szükség van a raktárkészlet aktualizálására, vagyis készletünk újraszámolására (szervizfunkciók / raktárkészlet aktualizálás résznél). Lásd a készletkezelés részt!

Bejövő vevői megrendelést hozhatunk létre egyszerűen az ENSO-ból is, de létrejöhet ENSO Ügyvitelhez kapcsolt webáruházon keresztül is. Másrészt egy letárolt megrendelést átfordíthatunk számlává, szállítólevéllé, lakossági vásárlássá, tehát nem kell újra felvinnünk a tételeket, ha pl. ki szeretnénk számlázni egy vevő részére azokat. Közvetlenül gomb nincs rá, de a tételek vágólapra helyezése funkcióval átfordíthatjuk megrendelésünk tételeit kimenő megrendeléssé is, vagyis amennyiben nincs készletünkön egy vevőnk által megrendelt áru, azt kimenő megrendeléssel egy beszállítónktól rögtön meg is rendelhetjük.

A proforma számla nyomtatása gombbal meglévő megrendelésünkhöz egy előszámlát nyomtathatunk ki, mellyel a vevőnk előre elutalhatja a megrendelés végösszegét még a tényleges számla kiállítása előtt.

Minden megrendelésünk egy megrendelés-kódot kap, mely egy folyamatosan növekvő szám. Erre a kódra rákereshetünk a megrendelések ablakban is, továbbá ez a szám rákerül a kinyomtatott megrendelésre is, továbbá ha egy megrendelésből pl. számlát készítünk, arra is rákerül (nyomtatási beállításoktól függően).

Megrendeléseinkhez saját részre megjegyzést adhatunk hozzá, továbbá számlára is rákerülő megjegyzést írhatunk, ami amennyiben számla lesz a megrendelésből, a számla nyomtatási képén is látható lesz. Emellett komolyabb formázással ellátott „megrendelés levelet” rögzíthetünk, ami egy hosszabb lélegzetvételű dokumentum is lehet, melyet a rendszer ugyancsak a nyomtatási képen is megjelenít. Ezeket a megrendelés-leveleket sablonok formájában letárolhatunk és később gombnyomásra felhasználhatunk, átírhatunk.

Az ENSO a devizás bejövő megrendeléseket is kezeli, ugyanúgy, ahogy számlázás esetén is. Amennyiben vevőnk devizás beállításokat kap, úgy a megrendelés létrehozásánál automatikusan devizás megrendelést ajánl fel a rendszer. Ezen túlmenően eseti devizás beállítást is megadhatunk, melyet a rendszer teljes-körűen kezel, amennyiben végül a megrendelést számlává fordítjuk át, az örökli a szülő-megrendelés deviza-beállításait.

A megrendelések ablakban az alapfunkciókon kívül (megrendelés létrehozása, módosítása, törlése, nyomtatása, kivetítése) rengeteg kiegészítő funkciót érhetünk el:

· gyorsgombbal dokumentumot iktathatunk a meglévő megrendeléshez

· adott megrendeléshez tartozó iktatásokat lekérhetjük

· megnyithatjuk a lekérdezések ablakot

· összevonhatunk meglévő megrendeléseket

· megrendelésünk állapotát módosíthatjuk

· áru-címkéket nyomtathatunk a megrendelésen lévő tételekhez

· átfordítás számlává, szállítóvá, lakossági vásárlássá

· stb.

Bejövő megrendelés létrehozása

Az új gombra kattintva belépünk a megrendelés létrehozása ablakba.

Ennek felépítése nagyon hasonlít az új számlázás / új bevételezés ablakhoz. Ugyanúgy használhatjuk a tételkereső-motort, ugyanúgy láthatjuk a termékhez tartozó képeket, bal oldalon a csoportfát. Középen-felül a tételeink listáját láthatjuk, alul pedig a már megrendelésre vitt tételeket.
A megrendelés berögzítése leegyszerűsítve úgy történik, hogy miután kiválasztottuk a megrendelés vevőjét, majd megadtuk a Keltét és a Teljesítés dátumát, az árucikkeket felrögzítjük és rákattintunk az „ELMENT” gombra. A megrendelés ablakban először a Keltére ugrik a rendszer, ha gyorsítva egér-használat nélkül szeretnénk kezelni a rendszert, az ENTER gomb többszöri leütésével haladhatunk, léphetünk a termék-keresőcsíkra. Ide keresőcsíkba beírva a termék nevét, vonalkódját, vagy bármilyen kereshető adatát (tehát keresve a termékre) felül ráugrik a rendszer a keresett termékre, majd újra az ENTER gomb leütése után adhatjuk meg a mennyiséget, majd az árat és végül rögzíthetjük alulra a tételt. Ezután újra visszakerülünk a keresőmezőre. Amennyiben elkészültünk a tételek rögzítésével, az F12 gomb lenyomásával gyorsan visszakerülhetünk a nyitóképernyőre.

Az ablak alsó részén található a „-> Fix árkedvezmény” gomb, mellyel a kijelölt tételek árait eltárolhatjuk a vevőhöz egyedi árkedvezmény formájában. A gyakorlatban minden egyes tétel kap egy fix árkedvezmény bejegyzést, ezáltal legközelebb amikor ugyanannál a vevőnél újra megrendelésre, vagy számlára választjuk ki a tételt, ugyanezt az árat ajánlja majd a rendszer. Tételeket kijelölni a „Pipa” nevű oszlop bekapcsolásával lehet.

A „Vevő kedvezmények” gombbal a vevő-kedvezmények ablakot nyithatjuk meg a kiválasztott vevőnkhöz. Itt új kedvezményeket állíthatunk be, meglévőket törölhetünk.

A „Vevő vásárlásai” gomb a kiválasztott vevő eddigi kiszámlázott tételeit kérdezi le.

Az Infó gombbal egy lekérdező és információs felső részt jeleníthetünk meg, mellyel további funkciókat érhetünk el:

A „Termék árak” fülön termékeink részletes árait tekinthetjük meg az első 8 ársáv alapján (összesen 16 ársáv érhető el a rendszerben).
A „Megrendelés” fülön az éppen aktuális termék kimenő megrendeléseit láthatjuk, gyakorlatban, hogy rendeltünk-e meg belőle.
Az „Egyedi vevő-termékkód” fülön a kiválasztott vevőnkhöz egyedi termékkódokat rendelhetünk, melyek nyomtatásban felülbírálják a vevő részére a mi termékkódunkat.
A „Menny.kedv.” fülön az adott termékhez tartozó mennyiségi kedvezményeket láthatjuk.
Az „Egyebek” fülön egyéb adatokat adhatunk meg, pl. egy megrendeléshez tartozó vevői megrendeléskódot, vagy a vevő kapcsolattartóját.
A „Statisztika” fülön a kiválasztott termék vevőktől független cégszintű eladási statisztikáját láthatjuk megrendelés felvitele közben.

Megrendelés adatok segédablak

Az „Egyéb adatok” gombbal egy kiegészítő ablakot nyithatunk fel.
Ennek első fülén hosszabb lélegzetű megrendelés levelet írhatunk, mely rákerül a megrendelés nyomtatási képére is, továbbá ezeket sablonként is lementhetjük, majd később újra felhasználhatjuk.

A második fülön a megrendelés devizás / export beállításait adhatjuk meg.

Itt állíthatjuk át megrendelésünket a kezdeti, kiválasztott vevőhöz tartozó, fix devizás, export beállításról, vagy itt bírálhatjuk felül a beállításoknál megadott devizaváltót. Amennyiben egy vevőnknek mindig adott típusú (pl. unión belüli devizás) bizonylatot / megrendelést állítunk ki, érdemes azokat a vevő módosítása ablakban fixen a vevőhöz rendelni, hogy a rendszer mindig azt ajánlja fel.

A harmadik fülön a kiszállítás / átvétel módját adhatjuk meg:

A leugró menüben található lehetőségek személyre szabhatóak a beállítások ablak / Számlázás / Kiszállítás részénél.

Megrendelések tételeinek továbbvitele

Kimenő megrendelések

A megrendelések ablak második fülén találhatjuk a kimenő megrendelések részt. Itt a beszállítóink részére küldött kimenő megrendeléseket rögzíthetjük fel, készíthetjük el, továbbá ha megérkezik, akkor később automatikusan vételezhetjük be. Felépítése hasonló a megrendelések ablakéhoz, csak itt nem a vevőinket láthatjuk (amennyiben bekapcsoltuk) felül, hanem a beszállítóinkat. A fenti képernyő-képen kikapcsolt módban, tehát beszállító-kiválasztó rész nélkül láthatjuk az ablakot! A felső rész a felrögzített kimenő megrendeléseket listázza, míg az alsó a kijelölt megrendeléshez tartozó tételeket.

Minden egyes megrendelés egyedi megrendelés-kódot kap, mely rákerül a nyomtatási képre is, továbbá ezekre a kódokra gyors-kereshetünk is.

Raktárkiadás ablak

Ebből az ablakból indul ki a nagyobb cégek raktárban dolgozó alkalmazottainak munkája. Ide kerülnek be a kimenő bizonylatok (számlák, szállítólevelek) és a bejövő vevői megrendelések is, melyeket a raktárosoknak össze kell készíteniük.

Elérhető további funkciók:

· számlaszámra keresés

· megrendelések, bizonylatok kivetítése

· bizonylathoz tartozó megjegyzések módosítása

Garancia visszakereső ablak

Garancia visszakereső ablak - egyszerű visszakeresés rész

Garancia visszakereső ablak - vevő és termék visszakeresés rész

A főmenüből elérhető ablakban a garanciális termékek kereshetőek vissza több oldalról megközelítve ezt a funkciót:

· egyszerű sorozatszámot beírva kilistázza a rendszer az adott gyári számot tartalmazó bevételezést és kimenő számlát beszállító és vevő-adatokkal együtt

· vevőre szűkítve (2. fül) egy adott vevő összes garanciális vásárlását tekinthetjük meg

· vevőre és termékre szűkítve (3. fül) egy adott vevő adott termék-vásárlásait listázza ki a rendszer sorozatszámokkal együtt.

Ez az ablak kezeli a szigorú számadású termékek szigorú számadású sorszámainak visszakeresését is. (4. fül, 5. fül).

Iktatás

Az ENSO Ügyvitel komoly iktató-rendszert is magába foglal, egybe integrálva a rendszer meglévő komponenseivel: vevő, beszállító, kimenő bizonylat, megrendelés, kimenő megrendelés, árajánlat, költség kezelés. Mivel az iktatás nem egy különálló alkalmazásként üzemel, hanem együtt dolgozik a rendszerrel, ezért sokkal hatékonyabban használható a mindennapokban. Példaképp nincs szükség a különálló iktatórendszerben is felvinni az összes partnert, vagy figyelni az adatbázis biztonsági mentésére ott is, vagy állandóan behozni az iktatórendszert is stb.

Az iktatás révén akármilyen típusú fájlt, akármilyen mennyiségben eltárolhatunk az ENSO-hoz tartozó MySQL adatbázisban, a lényeg, hogy kiszolgáló-szerverünk háttértár-rendszere képes legyen ezeket tárolni. A MySQL alapbeállításai mellett az egyes fájlok mérete nem lépheti túl a 24 Mbyte-os határt, azonban szükség esetén ez az érték felülbírálható. Akármilyen kiterjesztésű / tartalmú fájlokat iktathatunk, az ENSO azonban kiemelt funkcionalitással kezeli a képeket tartalmazó állományokat (Jpeg, TIFF, Gif, PNG, BMP), és a PDF formátumot. Ezek használatakor már az iktatások listázása közben az ENSO-n belül megnyílik a kiválasztott állomány, nincs szükség külső alkalmazás megnyitására. Acobat PDF fájlformátum ilyen módú használatához feltelepített Adobe Acrobat Readerre van szükség az ENSO Ügyvitelt futtató gépen.

Egy iktatási bejegyzéshez akárhány beiktatott fájl tartozhat, tehát pl. egy szerződéshez beiktathatjuk a kezdeti árajánlatot is, továbbá a kivitelezési jegyzőkönyvet stb., nincs szükség új iktatást létrehozni, a meglévőhöz is hozzá-szkennelhetjük a további dokumentumokat.

Az ENSO Ügyvitel képes közvetlenül használni számítógéphez csatlakoztatott szkennert, vagy bármilyen Twain kompatibilis eszközt, legyen az szkenner, fényképező, webkamera, mikroszkóp, helyi, vagy távoli, hálózaton keresztüli eszköz stb.

A főmenü / Iktatás gombjával jutunk az iktatási főablakba. Ez az ablak 4 részre van tagolva (csoportszűkítés, további szűkítési rész, iktatási rész és a legalsó gombsor). A legtöbb részt az egérkurzorral átméretezhetjük ízlésünknek megfelelően.

Iktatott dokumentumok rendszerezése és visszakeresése

A könnyű visszakereshetőség jegyében az iktatott dokumentumokat több féle módon rendszerezhetjük, jelölhetjük meg, tehát láthatjuk el meta-adattal:

· Csoportosíthatjuk azokat, egy teljesen új csoportfát építve. A csoportfából csoportot kiválasztva szűkíthetjük a megtalált dokumentumok körét (tehát ha tudjuk, hogy melyik csoportba tettük).

· Minden iktatás lementése előtt egy dátumot (keltét) adunk meg, ezáltal dátumra szűkítve is csökkenthetjük a találati listát (pl. ha tudjuk melyik félévben iktattuk le).

· Vevőhöz, beszállítóhoz, költségpartnerhez is hozzá-rendelhetjük az iktatásainkat, tehát később a vevő, beszállító vagy költségpartner kiválasztásával is nagy mértékben leszűkíthetjük a kört.

· Kimenő bizonylathoz (számlához, szállítólevélhez), bevételezéshez, árajánlathoz, megrendeléshez (kimenő, bejövő), költségbizonylathoz is hozzárendelhetjük az adott iktatást, így egy ilyen bizonylatra ráállva (pl. egy számlára, melyhez van iktatva dokumentum), rögtön jelzi számunkra az ENSO, hogy iktatott dokumentum tartozik hozzá.

· Minden iktatáshoz megnevezést és leírást adhatunk meg, az ENSO segítségével pedig teljes szöveges keresést is végezhetünk később. Egy keresési mezőbe gépelve kereshetünk az összes iktatáshoz tartozó megnevezésben, leírásban, az esetleg hozzárendelt vevő/beszállító/költségpartner nevében, címében és a csoportfa csoportmegnevezésében. Egy mély csoportfa esetén az összes szülőcsoport neve is bekerül a keresésbe, tehát pl. egy „Vevői” csoporton belül „Árajánlatok” csoport esetén mindkét szót beírhatjuk a keresési mezőbe.

Ezen keresési típusokat természetesen kombinálhatjuk is, ezáltal játszi könnyedséggel megtalálhatunk egy iktatást akár több évvel később is. Tegyük fel egy vevőhoz tartozó árajánlatot keresünk. Kiválaszthatjuk a csoportot, hátha rögtön megtaláljuk. Ha így még túl sok találat van, kiválaszthatjuk a vevőt. Ha még így is túl sok, leszűkíthetünk dátum alapján pl. az iktatás hónapjára. Ha még így is, kereshetünk az iktatás megnevezésében leírásában található szavakra.

Alternatív keresés lehet az, ha pl. egy kimenő számlához iktattuk be a dokumentumot, akkor rálépve a számlára rögtön kiszűkíthetünk a hozzá tartozó iktatásokra.

Ablak felépítése és működése

Csoportkezelés

Az iktatás főablakának bal oldalán egy saját csoportfát építhetünk fel az iktatott állományaink számára. Ehhez a jobb egérgombot kell használnunk (új csoport létrehozása a kijelölt csoportba, főcsoportnak, kijelölt csoport törlése, átnevezése), továbbá az egérrel történő áthúzással tudunk csoportokat áthelyezni. Csoportra szűkíteni egy meglévő csoportra kattintással tudunk, ekkor egy lakat jelenik meg a csoportfa fölött és elsötétedik a csoportfa háttere. Amennyiben rászűkítünk egy csoportra, csak azok a dokumentumok jelennek meg, melyek pontosan abban a csoportban találhatóak. Az ESCAPE gomb lenyomásával is kiléphetünk a csoportszűkítésből, vagy a lakatra kattintással. A csoportfában a „Csoportkeresés” résznél kereshetünk, csak kezdjük el beírni a keresett csoport nevét.

Dátumkorlátozás

Az ablak felső részén találhatjuk a dátumkorlátozással kapcsolatos részt. Az időintervallum megadásán túl gyorsgombok is segítségünkre állnak. Ha bekapcsoltuk a korlátozást, egy lakat jelenik meg bal oldalon, melyet megnyomva kikapcsolhatjuk azt. Ugyanígy tehetünk az ESCAPE gomb lenyomásával is.

Szöveges keresés

A dátumkorlátozó rész alatt közvetlenül egy kereső-mező található, melybe szavakat írva, majd Entert ütve, a rendszer az iktatásokhoz tartozó szöveges adatokban keres (lásd a rendszerezés és visszakeresés részt). Az Escape gombbal, vagy a mező saját kezű kitörlésével szűntethetjük meg a szűkítést.

Vevőre, beszállítóra, költségpartnerre szűkítés

A szöveges keresőmezőtől jobbra 3 gombot találunk, ezekkel szűkíthetünk vevőre, beszállítóra vagy költségpartnerre. Itt is lakat jelzi a szűkítés tényét, továbbá a lakatra való kattintás, vagy Escape gombnyomás vonja vissza a szelekciót.

Alsó gombsor

Alul található az „Új”, „Módosít”, „Töröl” gomb, melyek működése értelemszerű, ezektől jobbra található az „Aktuális fájl megnyitása a hozzárendelt alkalmazással” gomb, melyet egy kék lejátszás ikon szimbolizál, mellette az „Aktuális fájl nyomtatása” gomb. Jobb oldalon pedig az „Aktuális fájl vágólapra másolása” gomb, az „Összes fájl vágólapra másolása”. Ezektől jobbra a „Kiment máshova gomb”, mely egy megadott helyre másolja az aktuálisan kijelölt iktatáshoz tartozó összes állományt. A „Nézet váltás” gombbal kép-állományok esetén tudunk nagyítási beállítást váltani (teljes felbontás, oldalszélesség, teljes oldal). A „Teljes méret” gombbal pedig külön ablakban nyithatjuk meg a képet.

Új iktatás létrehozása, vagy meglévő módosítása

Amennyiben az iktatás főablakból új iktatást hozunk létre, vagy meglévőt módosítunk, a következő ábrán látható ablak fogad minket:

Itt megadhatjuk az iktatás alap-adatait (megnevezés, kelte, határidő, leírás), továbbá csoportot választhatunk az iktatásnak. A megnevezéseket gyorslistába menthetjük, ahonnan legközelebb gyorsan előhozhatjuk azokat, csak kezdjük el gépelni a lementett megnevezés elejét, vagy a leugró listából válasszuk ki.

Itt is menedzselhetjük az itktatások csoportfáját, csak vonszolnunk kell a meglévő csoportokat az egérrel, vagy jobb klikkel tudunk újat létrehozni, meglévőt átnevezni.

A partneradatok résznél tudunk vevőt, beszállítót, vagy költségpartnert kiválasztani az iktatásunk részére.

A következő ablakrészben láthatjuk az iktatásunkhoz csatolt dokumentumokat. Akármennyi dokumentumot csatolhatunk egy iktatási bejegyzéshez. A közvetlen szkenneléshez, képbeolvasáshoz, fényképezéshez stb. nyomjuk meg a „Szkennelés” gombot! Amennyiben szkennerünk támogatja, több oldal egyidejű, vagy egymás utáni sorozatos szkennelése is megoldott (pl. lapadagolós szkennerek). Amennyiben fájlban található az iktatni kívánt állomány, használjuk a „Betallózás” gombot! Elérhető funkció még a vágólapról történő beillesztés is.

Gyors-iktatás

A kimenő számlákhoz, bevételezésekhez, bejövő megrendelésekhez, kimenő megrendelésekhez, árajánlatokhoz, költségekhez, vevőkhöz, beszállítókhoz és költségpartnerekhez gyorsgombbal is tudunk dokumentumot iktatni, nem kell az iktatás főablakon keresztül, hosszabb „úton” végigjárva elvégeznünk az iktatást. További segítség, hogy minden egyes gyors-iktatási típushoz, az iktatási csoportfán belül is kijelölhetünk egy csoportot, amit alapértelmezetten használ a rendszer, tehát nem kell minden ugyanazt a csoportot kiválasztanunk minden egyes gyors-iktatásnál.

A gyors-iktatás használatához válasszuk ki a megfelelő elemet (pl. egy vevőt a vevők ablakban, vagy egy kimenő számlát a számlázás ablakban) és nyomjunk rá a gyors dokumentum iktatás gombra, melyet egy szkenner ikon jelképez:

A rendszer az iktatott dokumentumot automatikusan hozzárendeli a kiválasztott elemhez, pl. egy beszállítóhoz, vagy egy számla esetén a számlához tartozó vevőhöz is, és magához a számlához is! Legközelebb, ha ugyanerre a tételre ráállunk, egy másik gomb jelzi, hogy tartozik iktatott dokumentum az adott tételhez:. Ezt megnyomva, az iktatás ablakban leszűkítésre kerül a kiválasztott elemhez tartozó összes iktatott dokumentum.

Iktatás beállításai

A szervízfunkciók / beállítások / iktatás résznél találhatóak az iktatással kapcsolatos beállítási lehetőségek. Itt tudunk Twain kompatibilis beolvasó eszközt (alapvetően szkennert) választani.
Fontos beállítás a JPEG tömörítés minőségének megadása, mellyel javíthatjuk az iktatott JPEG képeink minőségét, vagy pont hogy ellenkezőleg, csökkenthetjük a képek tárolásához szükséges helyet.
A rendszer képes a szürkeskálás képeinket PNG formátumban is tárolni, mellyel bizonyos esetekben jobb tömörítési arány érhető el jobb minőség mellett.
A gyors-iktatás esetén használt alapértelmezett csoportokat is itt adhatjuk meg.

Iktatás jogosultságkezelése

A létrehozott csoportjainkhoz jogosultsági szinteket állíthatunk be minden felhasználónk részére. Alapbeállításként minden felhasználó teljes jogosultsággal elérheti az összes iktatási csoportot. A beállítási ablak a felhasználók jogkezelésénél érhető el, ezen az ablakon belül a második fülön. Pontos helye a rendszerben belül: szervizfunkciók / beállítások / felhasználó-kezelés / jogok.

Egy adott csoportra egy adott felhasználó részére kiadható jogosultsági szintek: semmi, írás, csak olvasás, tiltás. Egy csoportra adott jog kihat az alcsoportokra is, rekurzív módon. Az engedélyek (írás, olvasás) felgyűlnek egymást erősítve, míg a tiltások felülbírálják az addig érvényesülő jogokat. Az adott csoporton érvényesülő jogosultságot a csoport kijelölése után a „Kijelölt csoporton ÉRVÉNYES jog” résznél láthatjuk.

Gyártás, selejtezés ablak

Gyártás ablak

Ide belépve a már bevitt legyártások, selejtezések, termékkiadások listája látható. Legyártásnak minősül egy olyan szett létrehozása, ami több már a termékek között szereplő tételből épül fel. A gyártásfolyamatok résznél lehet a legyártható árucikkek összetevő-listáját létrehozni.

Elvégezhető funkciók:

· más termékekből összerakható árucikkek legyártása

· árucikkek selejtezése

· raktárkészlet módosítás.

Termékkiadás, selejtezés

Termékkiadásnak hívjuk azt a műveletet, amikor valamilyen indokkal csökkentjük, vagy épp hogy növeljük a készletünket, de nem készítünk se bevételezést, se kimenő bizonylatot. A selejtezés annyiban különbözik a termékkiadástól, hogy esetében termékeinkkel mindenképp minőségbeli probléma kell, hogy legyen, ezért csökkentjük selejtezési jegyzőkönyv keretében a készletünket. A termékkiadás esetén mínuszos mennyiségű tételt is vihetünk be, ezáltal a raktárkészletünket növelhetjük is. Nagy előny a szállítólevélen történő selejtezéssel, raktárkiadással szemben, hogy a selejtezések, termékkiadások nem szigorú-sorszámozottak olyan szinten, mint ahogy a kimenő szállítóleveleink, továbbá akármikor visszamenőleg is módosíthatóak, törölhetőek és ugyanúgy megjelennek termékeink anyagkartonjain, tehát termékeink készletmozgásában nyomon követhetőek. Minden egyes tételnél, mind termékkiadásnál, mind selejtezésnél, megadhatunk egy indoklás sort, mely nyomtatásban is megjelenik. A termékkiadás felhasználására rengeteg indokunk lehet, ilyen pl. a promóciós célokra kiadott áruk készletének, vagy a belső felhasználás kezelése, a saját dolgozóink részére kölcsön adott dolgok számon tartása stb.

Amennyiben egy árucikk készletét megmódosítjuk az árucikk-módosítás ablakban, a rendszer választási lehetőséget ad arra, hogy egy részleltár révén, vagy épp egy termékkiadás révén érvényesítse adatbázisunkban a készlet-mozgást. Az ilyen készletmódosító termékkiadásoknál a megnevezésben azt láthatjuk, hogy „(cikkmódosítás)”, ezzel jelöli a rendszer, hogy ez egy automatikusan, az ENSO által létrehozott termékkiadás.

Gyártás, szétbontás

Az ENSO Ügyvitel bonyolult gyártásfolyamatok automatikus kezelésében is segítségünkre lehet, a készletkezelés szintjét nagyban leegyszerűsítve.
Minden egyes árucikkünkhöz korlátlan számú gyártásfolyamatot hozhatunk létre, mely mintegy receptként szolgál a legyártáshoz. Ha egy cikkhez több gyártásfolyamatot viszünk fel, egyet közülük ki kell választanunk alapértelmezettnek. Lehetőségünk van továbbá láncolva is használni a gyártási folyamatokat, amennyiben egy adott összetevő nincs készleten, de az is legyártható, a rendszer képes automatikusan azt is legyártani, és ezt a műveletet folytatni korlátlan mélységig.

Legyártáshoz először gyártásfolyamatot kell felvinnünk az adott termékhez, tehát a gyakorlatban azt kell megadnunk, hogy miből, mennyire van szükség hozzá, majd kérnünk kell egy új legyártást, kiválasztanunk a terméket, megadnunk a szükséges mennyiséget, a szükséges alapanyagok mennyiségeit pedig a rendszer már felszorozza.

A szétbontás hasonlóan működik, mint a legyártás, csak itt egy összetett terméket tudunk szétbontani összetevőire. Itt ugyanazt a legyártható terméket kell kiválasztanunk, csak miután megadtuk a szétbontásra kerülő mennyiséget, az alapanyagok jönnek létre, a legyártott termék mennyisége csökken, nem pedig nő.

Egy gyártható / szétbontható terméknél az „árucikk módosítás” ablakban a rendszer kiszámolja és „Gyártási össz. önköltség” néven jeleníti meg a legyártási költséget, mely az alapanyagok beszerzési 1.-es árainak megfelelően kalkulálódik.

A gyártásokat, szétbontásokat visszavonhatjuk törlés helyett, viszont ez csak elnevezésbeli különbség.

Gyártásfolyamatok

A Gyártás, selejtezés, termékkiadás ablakban ha megnyomjuk a „Gyártásfolyamatok” gombot, megnyílik a gyártásfolyamatok ablak, ahol felsorolva láthatjuk a rendszerben rögzített gyártásfolyamatainkat:

Itt baloldalon láthatjuk az adott gyártásfolyamatot a hozzá rögzített névvel, jobb oldalon pedig a hozzá elhasznált alapanyagokat láthatjuk fastruktúrába rendezve. Amennyiben egy adott alapanyag gyártható további alapanyagokból, az alapértelmezett gyártásfolyamat alapján tovább bonthatjuk a fát.
Egy adott cikket kiválasztva kivetíthetjük vagy módosíthatjuk azt a „Termék módosítás” gombokkal. Létrehozhatunk új gyártásfolyamatokat, létrehozhatunk újat meglévő alapján, továbbá módosíthatunk és törölhetünk meglévőt. Egy kiválasztott folyamathoz szükséges tételek listáját mennyiséggel együtt ki is nyomtathatjuk. Itt a nyomtatott oszlopokat a „Lekérdez” gombra kattintás után állíthatjuk be.

Új gyártásfolyamat felvitele

Ebben az ablakban rögzíthetjük a kiválasztott gyártható termékekhez szükséges alapanyagok mennyiségeit. A legyártásra kerülő termék 1 alap mennyiségi egységéhez (pl. 1 db-hoz, flakonhoz, csomaghoz stb.) választjuk ki a szükséges összetevőket, ezáltal lehet, hogy tört mennyiségeket kell megadnunk (pl. 1 deci narancsléhez csak 0.05 KG narancs-sűrítmény szükséges, plusz 0.05 kg cukor stb.).

Felvihetünk egy árucikkhez több féle gyártásfolyamatot, ezek közül az alapértelmezettnek beállított folyamatot használja a rendszer legyártáshoz. Példaképp egy ugyanolyan füzetcsomag készülhet több féle beszállítótól származó kockás füzetből is, ezáltal többféle gyártásfolyamatot rögzíthetünk hozzá, továbbá ezáltal többféle bekerülési összeggel is számolhatunk. A gyártásnév adja meg az adott folyamat nevét. (Pl. „Pátria nyomdás füzetből”, vagy „Harmóniás füzetből”).

Új legyártás, új szétbontás

A főablakban az „új legyártás” vagy „új szétbontás” gombra kattintva, majd kiválasztva a legyártható terméket, a legyártás ablakba kerülünk. Itt meg kell adnunk a legyártandó vagy szétbontandó termék mennyiségét, majd a kiszámol gombbal kiszámoltathatjuk a szükséges vagy épp létrejövő alapanyagokat. A „LEGYÁRT” vagy „SZÉTBONT” gombra kattintva megtörténik készletkezelésileg a legyártás vagy szétbontás. Legyártás esetén kérhetjük a készlet mínuszba menését is, továbbá kérhetjük a mínuszba menő alapanyagok ugyancsak automatikus legyártását.

Beállítások ablak

A rendszer teljes mértékben személyre szabható a rengeteg rendelkezésre álló beállítási lehetőség segítségével. Ezért lehet ugyanúgy bevezetni egy kisebb húsüzemnél, egy elektronikai eszközöket Magyarországra importáló és itthon viszonteladóknak, multi-cégeknek értékesítő importőrnél (Genius Magyarország), egy lámpákkal, elektromos készülékekkel foglalkozó kiskereskedő cégnél (Kujbusvill), vagy pl. egy tankönyvkiadónál (Didakt).

Jelenleg ~50 oldalnyi (fülnyi) beállítással találkozhatunk, de beleszámolva az egy oldalon lévő további aloldalakat (alfüleket), a beállítás rész összesen 100 oldalas. A legfontosabb részeket tartalmazza a leírás.

A beállítások főablakot a rendszer főmenüjéből, a szervizfunkciók almenün keresztül érhetjük el.

Áfakulcsok

Áfakulcsok rész

Az „Áfakulcsok” oldalon az árucikkekhez beállítható áfakulcsokat tölthetjük fel. Segítségével egy áfakulcs-módosítás egyetlen cégnek sem okoz problémát. Megadható az is, hogy nyomtatásban mi szerepeljen az adott kulcsnál. Ilyen pl. a tárgyi adómentes, vagy alanyi adómentes áfakulcs, melynél 0%-kal kell számolni, de nyomtatásban TM és AM karaktereket kell szerepeltetni.

A földgömböt ábrázoló ikonok jelzik a felhasználóknak, hogy ezek globális beállítások, minden felhasználó minden gépen ugyanezekkel a beállított értékekkel találkozik. Ha az egérkurzort rávisszük a földgömbre, megjelenik egy segítő szöveg (tooltip), magyarázva a beállítás globális tulajdonságát.

További gombokkal az előlegbefizetésekhez tartozó előlegszámlák áfakulcsát adhatjuk meg, és az összes árucikket átállíthatjuk valamelyik kijelölt áfakulcs értékre.

Az árucikkek adattáblájában nem csak az áfakulcs százalékos értéke van letárolva (pl. 20), hanem az árucikkhez rendelt áfakulcs kódja is, ezáltal ha központilag módosítunk egy eltárolt áfakulcsot ebben az ablakban, a rendszer aktualizálni tudja az összes árucikknél. Így pl. a 20 és 25 százalékos oda-vissza áfakulcsváltoztatás pár gombnyomásába kerül a felhasználóknak.

Adatbázisműveletek

Adatbázisműveletek rész

Ezen az oldalon bizonyos átfogó adatbázis-módosításokat végezhetünk el egyszerűen, vagy olyan adatokat módosíthatunk, amikre alapvetően nincs lehetőségünk a program további részeiben. Példák:

· központilag nullázhatjuk az árucikkek készletét

· átállíthatjuk az összes vevőhöz megadott pénzügyi tartozás türelmi idejét (nap) egy adott számról másikra.

· minden árucikkhez visszamenőleg belső vonalkódot generáltathatunk

Több esetben általános felhasználói hibákat lehet így kijavítani. Erre példa, hogy az árucikkekhez tartozó figyelmeztető szövegeket (pl. „Jár hozzá egy ingyen energiaital!”) legtöbbször nem az erre szánt részbe írják a felhasználók (a belső megjegyzés dobozba), hanem az árucikk-leíráshoz. Majd amikor a webáruház használata miatt az összes ilyen leírás publikusan minden webes látogató részére elérhetővé válik, nincs idejük minden egyes cikknél vágólappal átvinni ezeket az adatokat, hanem egy erre szánt gombbal az összes árucikknél átemelhetik.

Árképzés, időszaki akció – kerekítés

Beállítások ablak - Árképzés, akció finomhangoló rész

Az árképzés rész automatikus árfelszorzó sémáival kapcsolatos kerekítési beállításokat adhatjuk itt meg. Elérhetjük, hogy pl. automatikusan (beszerzési árból haszonkulcs alapján) előállított 10000 Ft fölötti végösszeg esetén százasokra kerekítsen a program. Beállíthatjuk azt is, hogy a kerekítés a bruttó értékre történjen, amennyiben a cég a kiválasztott ársávot pl. kiskereskedőknek állítja be.

Bővebb leírást az árképzés témakörön belül talál: Az árképző motor kerekítési funkciója.

Ársávok beállítása

Beállítások ablak - Ársávok rész

Elnevezhetjük a beszerzési és eladási ársávjainkat. Ezt az elnevezést a rendszer a lehető legtöbb helyen használja is, pl. árképzésnél, árucikkeknél, számlázásnál.

Bevételezés beállításai

Beállítások ablak - Bevételezés rész

Az első fülön alapvető bevételezéssel kapcsolatos opciókat, finomhangolásokat adhatunk meg. A második fülön a különálló rendszerek közötti bizonylatok XML átadásával kapcsolatos tartalmi beállításokat érhetjük el. Ezt az adatformát használják különböző Enso-t futtató cégek egymás között, továbbá egyazon cégek különböző telephelyei is. Megadhatjuk azt is, hogy egy kimenő számla XML-ből importálása során a forrásrendszer árucikkekhez rendelt képeit be kívánjuk-e importálni, vagy a forrásrendszer eladási áraival esetleg átrendezve szeretnénk-e a saját árainkat frissíteni.

Nyomtatások személyre szabása

Beállítások ablak - Számlanyomtatás rész

Személyre szabhatjuk az összes nyomtatási műveletet, legyen szó:

· számlanyomtatásról

· bevételezés nyomtatásáról

· blokknyomtató használatáról

· címkenyomtatásról

· garancialevelek nyomtatásáról

· lekérdezések nyomtatásáról

· megrendelés nyomtatásról

· mátrix-nyomtató használatáról

Egyedi fix megjegyzéseket, plusz fix szöveg-sorokat állíthatunk be. Számlázásnál beleszólhatunk abba is, hogy a nyomtatási tételek hány sorban helyezkedjenek el, a tételekkel kapcsolatban milyen adatok kerüljenek ki a papírra, sorszámozva legyenek-e, vagy épp minden második sor szürke háttérrel legyen kiemelve stb.

Egyedi nyomtatót adhatunk meg, egyedi tálca-beállítással, ezáltal megoldható, hogy többtálcás nyomtatók esetén egy számla eredeti és a másodpéldányának nyomtatása különböző színű papírra történjen.

Egyedi, árucikkhez tartozó polc-címkéket hozhatunk létre, melyeket címkenyomtatóval is kinyomtathatunk. Használhatunk levonós fóliát, vagy A4-es formátumban vásárolható etikett lapokat is. Az árucikkhez tartozó összes attribútumot, beolvasható vonalkódot, képet, fix szövegeket kitehetünk az általunk beállított méretű címkére.

Központosított képkezelés

Beállítások ablak - Központosított képkezelés rész

A MySQL adatbázisban minden telephely eltárolhatja saját, nyomtatással kapcsolatos képeit, továbbá a nyitóablak háttérképét. Így ezeket minden kliens automatikusan frissít, a helyi gépre áttölt, ezáltal egyszerűsödik a képek adminisztrációja. A rendszer minden használt képformátum között automatikusan tud konvertálni a szükséges formátumra, így nem kell vigyáznunk erre sem. Jelenleg támogatott formátumok: JPEG, BMP, GIF, PNG.

Emailküldés beállításai

Beállítások ablak - Emailküldés rész

Itt állíthatjuk be SMTP protokoll szempontjából a levélküldést. Láthatóak a felhasználó szintű beállítások (emailcím, emailküldő neve), a gép szintű beállítások (smtp szerver hálózati címe, smtp port, felhasználónevek stb), és látható a globális beállítás, a HTML alapú emailbe beágyazott fejléc-kép URL-je.

Pénztárgépkezelés

Beállítások ablak - Pénztárgépkezelés rész

A rendszerhez pénztárgépet is lehet csatlakoztatni, ezáltal pl. a lakossági vásárolásokat nem kell beütnünk a pénztárgépbe. A pénztárgép-blokkra kinyomtatásra kerülnek a vásárolt tételek megnevezései is. Ehhez egy fix, az ENSO Kliens által támogatott külső segédprogramot kell megvásárolniuk a felhasználóknak. Mivel a jelenlegi jogszabályok miatt ezen illesztő-programokat be kell vizsgáltatni, egyszerűbbnek láttam így kikerülni a problémakört.

A külső csatoló programmal képes a rendszer szöveges fájlokon keresztül, továbbá egy kis segéd-alkalmazás felparaméterezett futtatásával is kommunikálni. A kommunikáció egyoldalú a pénztárgép-program irányába.

Sorszámok

Az összes ENSO által automatikusan adott sorszámot ezeken a füleken adhatjuk meg. Megadhatjuk az előtagot, a sorszámhosszt és az aktuális sorszám-állást. Ebből rakja össze a rendszer a teljes sorszámot, pl. ENSO-0003. Itt az előtag az „ENSO-”, a sorszámhossz 4, a sorszám-állás 3. A következő sorszám-igényléskor a 3-ast adja a rendszer, a sorszám pedig átáll 4-re.

Számlázás

A jövőben kiállításra kerülő kimenő számláink, szállítóleveleink stb. sorszámait itt állíthatjuk be: megadhatjuk a fix szöveges előtagot és a sorszámrész hosszát, értékét.

Fontos, hogy minden egyes sorszámtípus beállítása után kattintsunk az ELMENT gombra, mivel ilyenkor az ENSO biztonsági okokból frissíti az aktuális értékeket. Fontos, hogy miközben a kimenő bizonylatokhoz tartozó sorszámokat állítgatjuk, az adatbázisban senki se hozzon létre új kimenő bizonylatot!

A nem megfelelő bevitt értékeknek köszönhetően számlaszám-lyukak és ismétlődő számlaszámok jöhetnek létre, legyünk óvatosak! A Fejlesztőcég nem vállal felelősséget a helytelen használatból adódó károkért!

Lakossági szállítólevelek

Ezen a fülön a lakossági szállítólevelek sorszámbeállításait adhatjuk meg.

Termék

Ezen a fülön felül az új termékek létrehozásánál automatikus generált termékkód beállításait adhatjuk meg, alul pedig az automatikusan termékhez generált és hozzárendelt belső, másodlagos vonalkód beállításait.

Vevő

Ezen a fülön az automatikusan vevőkhöz rendelt vevőazonosító beállításait adhatjuk meg.

ENSO Mobile

Ezen a fülön az ENSO Mobile által használt megrendelés-azonosító sorszámát bírálhatjuk felül.

További beállítások

· Akció, jövőbeli árazás, kupon: egyszerű alapbeállítások az akciózásokkal, árazásokkal, kupon-nyomtatással kapcsolatban

· Eseménynaplózás: ki-be kapcsolható a központi eseménynaplózás, továbbá az eseménynaplózás szintje beállítható

· Felhasználó-kezelés: felhasználók hozhatók létre, módosíthatóak, jelszavuk beállítható, jogosultságaik testre szabható

· Képkezelés: automatikus átméretezést és képfeliratozást állíthatunk be minden árucikkhez, beállíthatjuk a JPEG tömörítési rátát

· Környezeti beállítások: kinézettel kapcsolatos beállításokat adhatunk meg, pl. széthúzza-e a rendszer nagyobb felbontás esetén az ablakokat, vagy hagyja az eredeti méretükben, láthatóak legyenek-e bizonyos részek, pl. az óra a kezdőablakban

· Lekérdezések: lekérdezési időben korlátozhatunk bizonyos több helyről elérhető gyors-lekérdezéseket a hatékonyabb működés érdekében

· Nyelvkezelés: a felhasználói felület kiírásait, címkéit, gombjainak szövegrészeit lecserélhetjük, és az egyedi szöveg-beállításainkat nyelvekbe összefogva rögzíthetjük a rendszerben. Ezáltal új felhasználói-interfész nyelv-csomagot hozhatunk létre. Ezen túlmenően a számlaképhez is további nyelveket állíthatunk be, hozhatunk létre a kinyomtatott szövegrészek lecserélésével. Ehhez a rendszer támogatja a belföldi pénznem átállítását is (Ft-ról másra), továbbá jelenleg képes angolul és csehül is kiírni a számlára a számokat szöveges formában. Ezáltal magyar nyelvű vezetőséggel rendelkező cseh vállalkozások is tudják használni a rendszert.

· Pénztár és bankszámla: hozzáadhatjuk a rendszerhez a pénztárainkat, bankszámláinkat devizanemekkel együtt, ezután automatikusan kezeli a rendszer azokat, tehát pl. a készpénzes számlák bruttó összegei automatikusan bekerülnek az aktuális felhasználóhoz rendelt pénztárhoz is

· Raktár: bekapcsolhatjuk a raktárkiadás módot, vagyis minden kimenő bizonylatot egy raktárosnak ki is kell adnia. Ezen felül egyéb raktárkiadással kapcsolatos beállításokat tehetünk meg.

· Statisztika: a rendszer működésével kapcsolatos statisztikát tekinthetjük meg, pl. hány sorosak az adattáblák, mekkora helyet foglalnak stb.

· Számlázás: 9 oldalnyi beállítás a számlázás minden területével kapcsolatosan: apró működésbeli finomhangolások, exportszámlák kezelése, devizanemek felrögzítése, fizetési sémák létrehozása stb.

· Alapbeállítások: az új vevőkhöz és az új árucikkekhez tartozó attribútumukhoz alapbeállításokat rendelhetünk, melyeket így nem kell mindig kitöltenünk

· További csoportosítás: többféle szempont alapján csoportosíthatjuk a vevőket, beszállítókat, árucikkeket, ezen szempontokat és a hozzájuk tartozó csoportokat hozhatjuk itt létre.

· Webes árlista: képes a rendszer automatikusan, bizonyos időközönként, FTP-n keresztül, Internetre feltölteni Excel formátumban kiexportált árlistát

· Webkamera: csatlakoztathatunk webkamerát a klienshez, aminek képét gombnyomásra le tudjuk menteni pl. egy árucikkhez, vagy vevőhöz.

· Webshop: a webáruházhoz kapcsolódó, hálózaton keresztül automatikusan szinkronizálódó webshopos-beállításokat állíthatjuk itt be.

Gyakran ismétlődő kérdések

Milyen műveleteket kell elvégezni egy új könyvelési év megnyitásához (újév beköszöntével)?

Az ENSO Ügyvitel a könyvelési éveket együtt tudja kezelni, nincs szükség újév nyitásra, előző év zárásra, a kimenő és bejövő bizonylataink akár 10 évre visszamenőleg is felhalmozódhatnak köszönhetően a fejlett adatbáziskezelési technikáknak.

Mindazonáltal a számlázási sorszámokat át kell állítani az újévnek megfelelően! A sorszám értékét újra kell indítani, továbbá ha a számlaszámok előtagjaiban valamilyen formában jeleztük az aktuális évet, azt is aktualizálnunk kell.

Példaképp a CÉG2010-123123 számlaszám helyett a rendszernek Január 1.-étől CÉG2011-000001-et kell hoznia!

Ugrás a Sorszámok beállítása részre.

További eszközök használata az ENSO Ügyvitel mellett

Metrisoft mérlegekkel kommunikál a rendszer soros porton keresztül. Képes lekérdezni a rögzített súlyokat, azokat számlázáskor, címkenyomtatáskor felhasználni.

Metrisoft digitális mérleg

Kommunikál többféle vonalkód-olvasóval (melyek nem transzparens módon használhatóak, tehát nem úgy működnek, mintha a felhasználó megnyomta volna a vonalkódok billentyűit).

Datalogic Quickscan vonalkódolvasó

Teljesen egyedi címke-képeket készíthetünk, és azokat bármilyen Windows alá feltelepíthető címke-nyomtatóval, kinyomtathatjuk.

Intermec PC4 címkenyomtató

Képes bizonyos tárolós vonalkód-olvasókkal kommunikálni, lekérni az ezekhez gyárilag adott alapvető olvasó-szoftverek által betárazott tételeket, mint pl. Intermec M90 vagy Datalogic Formula 734.

Intermec M90, Datalogic Formula 734 vonalkódolvasó

Twain kompatibilis fényképezőről, webkameráról, szkennerről olvashatunk be képeket árucikkeinkhez, vevőinkhez.

Genius webkamera

Kérhetjük, hogy soros portra csatlakoztatott voice modemünk segítségével a rendszer tárcsázzon egy adott vevőt vagy beszállítót.

Acorp külső faxmodem

Bizonyos műveleteket elvégezhetünk „gombnyomásra”, mint pl. a címkenyomtatást. Egy húsüzemben arra is használják a rendszert, hogy amikor a mérleg megméri a termék pontos tömegét, egy külső soros-portra csatlakoztatható gomb megnyomásával címkét nyomtassanak, a pontos eladási árral.

A gomb elkészítésénél a legegyszerűbb megoldást alkalmaztam: az ENSO kliens-program által folyamatosan soros-portra kiküldött karakterek visszaérkezését figyelem (a gomb megnyomása a hurokba kapcsolt soros kábel „áramkörét” zárja).

Nyomógomb

A legtöbb ilyen külső eszközt a kommunikációs beállítások ablakban állíthatjuk be:

Beállítások ablak - Kommunikáció rész

Itt lehetőségünk van minden egyes csatlakoztatott eszköz figyelését be-ki kapcsolni, megadhatjuk az eszközhöz tartozó soros port számát és sok esetben tovább hangolhatjuk az eszköz kezelését.

Lekérdezések

Az ENSO Ügyvitel igen sokrétű lekérdezések, kimutatások, grafikonok területén is. A főmenü „LEKÉRDEZÉSEK” gombjával léphetünk be a lekérdezések közé. Amennyiben jogosultsági körünk engedi, a bal szélről automatikusan előcsúszó menü segítségével több, mint 22 lekérdezési lapot érhetünk el. A menü előcsúszásához csak oldalra kell húznunk az egérkurzort.

Több lekérdezés teljes méretű grafikonnal szemlélteti az eredményeket. Ilyen pl. az oszlopdiagramban ábrázolt árucsoport forgalma lekérdezés, vagy a fenti képernyőképen látható árucsoportok összehasonlító forgalma, mely torta-diagramon jelenik meg.

Sok lekérdezés gyorsgombbal is elérhető a program más részeinél, ezáltal nem mindenképp kell elmennünk a lekérdezések ablakhoz és ott kiválasztanunk a sok-sok lehetőség közül.

Közel 200 lekérdezés-típus közül választhatunk. A legtöbbet személyre is szabhatjuk, mellyel sok esetben a rendszer akár alapjaiban is más lekérdező kifejezést futtat le, de mindenképp változtat bizonyos szűkítő feltételeken, ezáltal a gyakorlatban még több lekérdezés áll rendelkezésünkre.

A lekérdezések időbeli korlátozása az újabb kliens-változatban egy külön alsó ablak-részben állítható be a legtöbb lekérdezéshez.

Egyszerű lekérdezések eredményeinek testre-szabása, további funkciók

Minden egyszerű, táblázatos eredményt nyújtó lekérdezés eredménylistájánál további funkciókkal áll rendelkezésünkre a rendszer:

· Kereshetünk a találatlistában

· Átrendezhetjük az eredményeket elsődleges és másodlagos rendezési szempont szerint is

· Eredménysorokat törölhetünk, megszerkesztve az eredménylistát

· Kinyomtathatjuk az eredményeket, nyomtatási képet kérhetünk

· Oszlopokat adhatunk hozzá, formázhatjuk azokat, továbbá ezek a nyomtatásban is úgy jelennek meg, ahogy a képernyőn látjuk őket, szélesség-arányosan felosztva a lapot

· Nyomtathatunk álló és fekvő orientációban, nyomtathatunk csak bizonyos oldalszám-intervallumot

· Kérhetünk nyomtatást PDF, Excel, HTML, CSV formátumba

· Vágólapra tehetjük az eredménylistát

Minden a lekérdezés ablakban beállított opciót a rendszer eltárol, tehát pl. amit bepipálunk, az a felhasználónkhoz lementésre kerül, amikor legközelebb akár egy másik gépen belépünk és visszatérünk a lekérdezésekhez, ugyanazokat a beállításokat fogjuk viszontlátni.

A lekérdezés címét megváltoztathatjuk, továbbá eredmény-sorokat ki is törölhetünk. Nyomtatásnál kérhetjük csak bizonyos oldaltartomány nyomtatását, beállíthatjuk az oldalelrendezést fekvőre, exportálhatjuk az adatainkat Excel, weblap (HTML), PDF stb. formátumban.

A „Küldés eredeti ablakba” gomb megnyomására a rendszer az adott lekérdezés eredménylistájában adat-kulcsokat keres, és azokat felhasználva megpróbál nekünk az ENSO további részeiben szűkítést végezni. Például a képen látható lekérdezett kimenő bizonylatok eredménylistában megtalálja a vevőket is, ezáltal szűkíthetünk a vevőkre a vevőablakban, továbbá megtalálja a bizonylatok kódját, ezáltal kiszűkíthetünk a számlázás ablakban a lekérdezés által találatként hozott bizonylatokra is. A rendszer meg tud még találni beszállítókat, bevételezéseket, árucikkeket.

A frissít gombbal (az egyszerű lekérdezéseknél) újra lekérhetjük az eredménylistát az adatbázisszervertől.

Ahogy a rendszerben mindenhol, itt is egyedileg ki-/bekapcsolhatjuk a megjelenített oszlopokat, minden oszlop szélességét, betűtípusát, betű-elrendezését stb. külön-külön beállíthatjuk. Lásd az „OSZLOPOK FORMÁZÁSA” részt.

Lekérdezések nyomtatása, exportálása

Az oszlopok beállításait a rendszer az adatok exportálása és nyomtatása során is felhasználja. Nyomtatásnál arányosan osztja fel a papírszélességet a megadott oszlopszélességeknek megfelelően, ezáltal ha szélesebbre veszünk egy kiválasztott oszlopot, arányaiban az nagyobb részt fog kapni a felhasználható papírszélességből. Az arányosság miatt, ha minden oszlopunk szélességét pl. kétszeresére növeljük, az arányok nem változnak, egyik oszlop szélessége sem változik (a rendszer mindig felhasználja a teljes papírszélességet). Ahogy egyre több oszlopot teszünk be, vagy egyre jobban növeljük az oszlopaink szélességét, a rendszer azt érzékeli, hogy „túl sok” adatot szeretnénk papírra küldeni, ezáltal csökkenti a kinyomtatott adatok betűméretét. Ezzel a módszerrel ugyanazokkal az oszlop-arányokkal elérhetjük, hogy kisebb vagy nagyobb betűméretet kapjunk a papíron.

Pénzügyi mozgás és készletmozgás

Fontos tudnunk a rendszerben használt két fogalom közötti különbséget: „pénzügyi mozgás” és „készletmozgás”. Előbbi a pénzügyi teljesítéshez közelebb álló bizonylatokkal foglalkozik, tehát a számlákkal, összevont számlákkal, pénztárblokkhoz / lakossági vásárláshoz tartozó szállítólevelekkel (amikből elvileg sosem lesz számla), az egyszerű szállítólevelekkel nem. Utóbbi a készletmozgás oldaláról követi a kimenő bizonylatokat, tehát tartalmazza az összes szállítólevelet, az összes egyszerű számlát, a blokkos / lakossági szállítóleveleket igen, az összevont számlákat nem.

Amennyiben minket az érdekel, hogy „mennyi áru fogyott” válasszuk a készletmozgást, amennyiben az, hogy „mennyi pénz várható, mennyit számláztunk ki”, válasszuk a pénzügyi mozgást. A beállításoknál a pénzügyi mozgás logika személyre is szabható, be- és kikapcsolhatjuk a belső szállítólevelek forgalmának figyelembe vételét. Ezt a szervizfunkciók / beállítások / lekérdezések résznél tehetjük meg.

Gyakran használt lekérdezések

Ezen a lapon a napi zárás műveletéhez tartozó lekérdezéseket találjuk, továbbá gyors készletmozgást, pénzügyi készletmozgást kérhetünk. A jobb oldali lekérdezésekhez tartozó dátum-intervallumot az alul található dátum-korlátozó résznél adhatjuk meg.

A Készpénzes számlák, Lakossági szállítólevelek, Előleges számlák rendre nevüknek megfelelően kérik le az adott típusú kimenő (eladásos) bizonylatokat, méghozzá arra a napra, amit felül megadunk a dátum-kiválasztó komponensben.

A „Napi bizonylatlista” és a „Napi pénztári bizonylatlista” gombokkal beállítható típusú bizonylatokat kérdezhetünk le, utóbbival csak azok lesznek találatok, melyek egyben pénzügyileg ki is lettek egyenlítve. A típusok beállítását a főmenü / szervízfunkciók / beállítások ablakában tehetjük meg, azon belül bal oldalon a lekérdezések menüpontnál.

A „Pénztári bejegyzések” gomb a kimenő számlák pénztári bejegyzéseit kérdezi le, a „Napi terméklista” gomb az aznap eladott termékek listáját hozza le.

Eladás lap lekérdezései

Az összes itt felsorolt lekérdezést a megjelenő „Dátumkorlátozás” ablakrésszel tudjuk időintervallumban megszorítani. Amennyiben nem akarunk időbeli megszorítást, kikapcsolhatjuk azt a „KI” gombbal.

A „Számlák, szállítók időszakos lekérdezése” ahogy a neve is mutatja, kimenő bizonylatokat listáz ki, a beállításoknak megfelelően. Ezeket a megszorításokat a 3 fül segítségével adhatjuk meg.

A „Termékek eladásának összmennyisége” lekérdezés az értékesítésre került termékeket kéri le, akár egy adott vevőre, de lehet vevőktől függetlenül is, pl. egy adott időszakra.

Webáruház

A webáruház modul megjelenése (2009)

A rendszerhez webes áruház is vásárolható, melynek adminisztrációs felülete maga az ENSO Kliens, nincs szükség új felület betanulására. Ezáltal a felhasználók a meglévő árukészletüket, vevőtörzsüket felhasználva szinte minimális adminisztrációs költséggel tudnak webshopot nyitni. A meglévő képállománnyal együtt automatikusan kikerülnek az árucikkek, ahogy azt az ENSO Kliensbe felviszik, majd bejelölik „Internetes árucikknek”. A webáruházba beregisztráló vevők pedig automatikusan bekerülnek az ENSO Kliensbe is, és fordítva. A webes megrendelések ahogy várható, rögtön átöltődnek a céges ENSO adatbázisba is. A legbonyolultabb megoldást véve, pár másodperes munkával árajánlatot kérhetünk a beszállítóinktól, majd kimenő megrendelést küldhetünk a győztes beszállítónknak. Ezután ha megérkezett az áru és a számla, a kimenő megrendelést tovább fordítva, be is vételezhetjük, majd a vevő megrendelését tovább fordítva, szállítólevelet vagy számlát állíthatunk ki vásárlónknak, és kipostázhatjuk az árut.

ENSO adatbázis (MySQL) technikai dokumentáció

Nem idegenkedünk más cégek adatbázis-illesztési igényeitől sem, sőt, támogatást nyújtunk meglévő ügyfeleinknek ahhoz, hogy külső alkalmazásokat illesszenek az ENSO Ügyvitelhez.

Adattáblák általános áttekintése

akcio	Árucikkek időszaki akcióinak kezelése, jövőbeli automatikus átárazás
arajanlatfej	Vevőpartnerek részére kiajánlott árajánlatok fej és láb része
arajanlatlab
arsema	Árucikkek árazási, automatikus árképzési sémái
bank	Bankbejegyzések tárolása
beall	Beállítások megnevezés – érték párosítások formájában
bevet	Bevételezések fej és láb részei
bevetlab	Bevételezések fej és láb részei
cikk	Árucikkek
cikklomtar	Törölt árucikkek
cikkkapcs	Árucikkek egymáshoz kapcsolása, helyettesítő termékek felvitele
cikkkep	Árucikkekhez letárolt képek adatbázisban elhelyezése, BLOB-ban
cikkkepkapcs	Árucikkekhez eltárolt képek és az árucikkek összekapcsolása (egy kép több cikkhez is kapcsolható, így spórolva a teljesítménnyel)
cikkrakt	Többraktárkezelés esetén a további raktárakban elhelyezett cikkek termékkódja a raktár kódjával és a raktárban lévő mennyiséggel
crm	Vevőkhöz tartozó megjegyzések, további vevőinformációk
csoport	Árucikkekhez tartozó csoportok
csoportkedv	Vevőpartnerek részére csoportokra beállított százalékos kedvezmények
dinamik	Kevés ideig szereplő dinamikus adatok tárolására, pl. egy adott vásárló 10 percig a beállításaitól függetlenül, korlátozások nélkül vásárolhat
felhasznalo	Felhasználók belépési információit, beállításait tároló tábla
file	Fájok letárolására szánt tábla
filefrissites	A külön alkalmazásban futó frissítő rendszer által frissített fájlok
frissit	Frissítésekről, adatmódosításokról ezen keresztül értesítik egymást a kliensek, szinkronizáló alkalmazások
garancia	Garanciális adatok tárolása – bevételezett termékek sorozatszámai
garanciaelad	Garanciális adatok tárolása – eladott termékek sorozatszámai
gyartasmod	Gyártásmódszerekre általánosan jellemző dolgok letárolása
gyartaslab	Gyártásmódszerhez tartozó tételek letárolása
legyartas	Tényleges legyártások fejrésze
legyartaslab	Tényleges legyártások lába
jutalek	Alkalmazottak jutaléktáblája
koltsegfej	Felrögzíthető költségek fejrésze
koltseglab	Költségek tételei
koltsegnem	Költségnemek, pl. Üzemanyag
koltsegpartner	Költségpartnerek, pl. MOL
leltarfej	Leltárhoz tartozó leltár-fejrész
leltarlab	Leltárhoz tartozó leltár-lábrész
log	Eseménynaplózás, minden esemény ide kerül
megrendfej	Vevők irányából érkező megrendelések fejrésze
megrendlab	Tartalma
megrendfejk	Beszállítók felé kiküldött megrendelések fejrésze
megrendlabk	Tartalma
megye	Magyarország irányítószámai és hozzájuk tartozó megyék
mennyarsema	Mennyiségi vásárlási kedvezményekhez kapcsolódó árazási sémák
mennysema	Mennyiségi vásárlási kedvezményekhez kapcsolódó mennyiségi sémák
nyelv	A programban kint lévő komponensek (gombok, címkék, checkbox-ok) szövegtartalma átírható, felülbírálható, nyelvek szerint csoportosítható
nyelv2	A program által a futás során használt stringek felülbírálhatóak elsősorban a számlakép megalkotása során, így a rendszer idegen-nyelvű, teljesen egyedi számlaképeket is tud készíteni
penztar	Pénztárbejegyzések (kiadási, bevételi pénztárbizonylatok) tárolása
reszlet	Bizonylatokhoz tartozó befizetési bejegyzések tárolása
szallito	Beszállító-partnerek
szamlafej	Kimenő bizonylatok fejrésze
szamlalab	Kimenő bizonylatok tételei
szigoruszam	Szigorú számadású (pl. számlatömb) termékek sorszámtartományai – beszerzés irányból
szigoruszamelad	Szigorú számadású termékek sorszámtartományai - eladás irányba
telepules	Irányítószám, település, megye
termekkedv	Vevőkhöz és termékekhez rendelt kedvezményes árak
termekszkkedv	Vevők és termékekhez rendelt kedvezmények százalékos kedvezmény formában
vegyes	Vegyes beállítások, adatok, melyek nem érdemelték meg, hogy külön táblát kapjanak
vevo	Vevőpartnerek
vevokep	Vevőkhöz rendelt képek
vevokodok	Vevőkhöz tartozó egyedi termékkódok
vevougynok	Vevők egymáshoz rendelése ügynök – vevő kapcsolatban
vonalkod	Árucikkekhez tartozó további vonalkódok